｢なぜかいつも残業している｣｢仕事がいつまでたっても終わらない｣。もしあなたがこのような悩みを抱えているとしたら、もしかすると原因は普段のメールチェックにあるかもしれません。

RescueTimeがユーザー約5万人を対象にした調査で、なんと平均して1日に40.1%もの就業中の時間がメールなどのコミュニケーションツールとのマルチタスク状態にある、とのこと。

さらに驚きなのは、なんと私たちがメールなどのコミュニケーションツールに一切邪魔をされずに集中して仕事に取り組むことができている時間、というのは1日にたった1時間12分しかない、というのです。

これはかなり衝撃的な数字…。これでは仕事がいつまでも終わらないわけです。

メールの即レス、本当に必要？

メールが届くと恐らく多くの人は｢すぐに確認、返信しなくちゃ｣という意識が働くのではないでしょうか？RescueTimeの調査によれば、平均で受信から6秒もの間に約70%ものメールが開封されており、一度メールを確認すると、元の仕事に戻るのには平均約9分もの時間がかかっているというデータを発表しています。

たしかに直接顧客と対峙しているような仕事や、即レスポンスが求められるような状況であれば受信箱をマメにチャックし、都度対応することも必要かもしれません。

しかし、全てのメールは本当にすぐに返信が必要なものでしょうか？

受信したメール全てに瞬時に対応しようとすると、集中力が途切れてしまうだけではなく、本来進めるべき仕事の優先順位や重要度があやふやになってしまっていませんか？

そうなると結果的に仕事の生産性が下がってしまい、本来必要とされる以上の時間と労力がかかってしまうのです。

メールチェック＝“仕事をやってる感”

メールチェックや返信をしていると、多くの方が無意識のうちに陥りやすいのがこの “仕事をやってる感”ではないでしょうか？

初めて教育を任された新入社員がまさにこのタイプで、業務量はさほど多く任せていないはずなのに、連日残業続きで｢とにかく忙しい｣が口癖になっていました。

そこで1日にどのような作業にどのくらい時間をかけているかを一度可視化してもらったところ、なんと社内にいる半分以上をメールチェックや作成に費やしていたのです。

メールでのやり取りはあくまでの仕事の目的を達成するためのコミュニケーション手段。メールを書くことが目的になってしまってはいけない、ということを再認識してもらうと、少しずつ時間の使い方が改善していったのです。

メールにかける時間やチェックする回数を決める

私が過去に営業職として働いていたとき、急ぎを要するような件で顧客からメールが届くことも多くあり、メールチェックは頻繁に行なっていました。

まさに常にメールに常に追われているような状態でしたが、あるとき仕事の仕方を見直し、急ぎでないものは1日の決まったタイミングでまとめて返信をしたり、1通のメールにかける時間を決めるようにしてからは劇的に仕事の生産性が上がったように思います。

このようにメールに対応する時間帯や頻度、また1通にかける時間を決めてしまうことでまとまって集中する時間を生み出すことは効果的な方法と言えるかもしれません。

その他にも私が普段から取り入れている方法をいくつかご紹介します。

受信箱は開きっぱなしにしない

パソコンであればタブ、アプリであればアプリ画面を開きっぱなしにしておくと、つい他の作業中でもふとした瞬間にクリックしてしまい、受信箱の中で無駄な時間を消耗してしまいます。メールチェックタイムが終わればいさぎよく画面は閉じてしまいましょう。

通知をオフにする

人は通知マークを見るとどうしても気になってしまうものです。受信箱を確認する回数や時間を決めてしまえば通知は必要ないはず。思い切ってオフにしてしまいましょう。

必要のないダイレクトメールは配信停止にする

これは重要なメールを見逃す原因にもなります。不要なメールは届かないようにしましょう。そもそも何かサービス登録時にこのメール配信設定をしっかり確認する癖をつけると良いでしょう。（多くは画面最下部、もしくはページの分かりづらいところに設定タブがあるので分かりづらいのですが…）

定型文を活用する

これは使っている人も多いでしょう。よく使う定型文などは単語登録しておくだけでメール作成の時短になります。たった数秒の差ですがちりも積もれば山となりますよ。

メールは、便利なツールかつ毎日使うものだからこそ、改めて付き合い方を見直したいものです。いくらやっても時間が足りないと感じている方、まずは自分が毎日どのようにメールを利用しているか、じっくり向き合ってみるところからはじめてみましょう。

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Image: Shutterstock.com

Source: RescueTime