セミナーや勉強会を企画・主催のやり方・ノウハウを晒します！

先日、とあるコミュニティーで40人程の規模のセミナーを開催しました。

クローズドな会なので詳細は書きませんが、同じくらいの規模で過去にも講師の方をお招きしてのセミナーや勉強会、広告代理店等の企業を招いてのセミナーなどを何回か開催しています。

今回は自分で勉強会やセミナーを主催してみたい！という方に向けて、そのノウハウを全部晒してみたいと思います。

勉強会やセミナーなどの企画

まずはどれくらいの規模でやりたいのかを考えてみましょう。

その上で、規模や内容に合った形式を選びます。

勉強会？ワークショップ？セミナー？

少人数の場合

少人数とか内輪だけの会でやる場合。

内輪だけの少人数やるなら勉強会やワークショップといった方法がベターだと思います。

内輪だけの少人数だとしても、必ず実力や実績がある人を巻き込んだ方がいいでしょう。（初心者だけとかで集まらない）

初心者だけで集まると誰も教えられる人がいないので、ワークショップ形式で何かテーマを決めてやるか、勉強会ではなくただの作業会になってしまうかもしれません。

誰に何を発表してもらうのか？というのをまずは考えてみましょう。

ワークショップをやる場合は、「モデレーター」または「ファシリテーター」として司会進行が必要です。（その他、具体的なやり方などはここでは割愛します。）

大人数の場合

大人数の場合はセミナー形式が向いています。

登壇者が話すことがメインなので、登壇してくれる人だったり企業を探すことから始まります。

また、ある程度の人数が集まる見込みがないとそもそも講師が来てくれませんので、セミナー講師を呼べるほどの集客力があるという前提で話を進めていきます。

開催までの流れ

登壇してくれるゲストや企業を探してみる

セミナーや勉強会に登壇してくれる方を探しましょう。

例えばブロガーやフリーランスが集まる会なら、先輩ブロガーやフリーランスの方を講師としてお呼びしたり、企業の方に来てもらうという方法があります。

ゲスト講師を呼ぶ場合

自分が講師をやってもいいですし、ゲスト講師などを含めて複数いた方が盛り上がったり面白いと思います。

ゲスト講師に登壇してもらうとなれば講師料などかかる可能性も。

また、写真や動画の撮影、録音など禁止事項を協議しておきます。

トラブル回避のためにも、事前確認が重要です。

講師選びについては、実力や実績も大切ですが、自分が信頼できる人を選ぶのも一つの方法。

どんな内容を話して欲しいか？などの目的が一致している人なら、なおいいと思います。

共催してくれる企業を呼ぶ場合

ぶっちゃけて言いますと、影響力や実績のある人には「セミナー依頼」だったり「人集め」の依頼が向こうからきます。

意外と皆さんの知らない所でクローズドなセミナーは結構行われてたりするんですよね。

なので、知り合いが多そうな方や企業との人脈がありそうな方に呼ぶのをお願いしてみましょう。

何の影響力も実績もない個人と共催してくれる企業を探すのは簡単ではないと思いますが、とにかくセミナーをしてくれそうな企業や人にコンタクトをとってみることも大切です。

会議室やセミナールームの手配

セミナーを開催するためには貸し会議室やセミナールームなどの場所を借りなければなりません。

予め開催したい大まなかな場所を決めてしまって、会議室の空き状況等を調べましょう。

貸し会議室やセミナールームは前金制の所が多いです。

内輪だけでやる勉強会などで、「割り勘」にしたい場合もあると思いますが、誰かが代表して一括で前払いする必要があります。

セミナー参加者の集客

SNSやブログ、ホームページなどの媒体で告知をします。

あるいはコミュニティなどがある場合はコミュニティ内で告知して参加者を募りましょう。

懇親会がある場合はその参加についても同時に答えてもらうようにします。

その際は、参加者に必要な情報を入力してもらう「フォーム」があればスムーズです。

※有料の場合は、決済方法の案内も必要になってきます。

集客に関しては、会議室などの大きさは想定参加人数で決めているので、想定した参加人数が集まらないと会議室代がもったいないです。

自分の周りや媒体で集客できない場合は「こくちーず」などのイベント告知サービスも検討してみましょう。

イベントにおいて集客が一番の悩みだと思いますし、ここさえスムーズにいけば後は楽です。

集客するにはセミナーなどの内容次第な所もあるので、多くの人が参加したいと思えるような企画を考えることも重要だと思います。

この記事では集客力があるという前提で書いていますので、この辺で省略します。

懇親会の会場手配と選定

セミナーの懇親会がある場合

懇親会はある程度人数が確定してきてから予約した方がリスクが少なく済みます。

しかし、人数が多いとなかなか探すのが難しくなる可能性もあるので、一ヶ月前くらいを目安にその前後で探しましょう。

懇親会の会場の手配方法は以前の記事も参考にしてください。

前回の記事では交流会などのイベントのみを行う場合だったので、「ホットペッパー」や「ぐるなび」、「食べログ」などのサービスで駅名から（駅近などの条件に合った）お店を探すのには適していました。

今回の場合はセミナーがあるので、懇親会をやるのなら移動距離は短い方がスムーズです。

そこで、なるべく会場から近いところでお店を探すために「Googleマップ」を活用した方法を紹介します。

Googleマップを活用して会場を探す方法

名古屋にある「ウインクあいち」を例にして説明していきます。（下の画像で赤いピンが立っている場所）

Googleマップで会議室の場所を検索すると出てくる「付近を検索」をクリックします。

付近を検索をすると、検索バーに入っていた文字が消え、「ウインクあいち周辺を検索」と薄く文字が出ます。（ちなみに、この薄い文字のことってなんて呼ばれてるんだろう？ってググったら「プレースホルダ(placeholder)」って言うらしいですね）

次に、この検索バーに「居酒屋」と入力してみましょう。

左に周辺の居酒屋がリストアップされ、マップ上にナイフとフォークのアイコンの赤いピンが増えました。

ただ、このままでは範囲が広いので、Googleマップで拡大して下の画像のようにウインクあいちの周辺まで範囲を狭めます。

Googleマップで拡大して範囲を狭めると、真ん中上部辺りに「このエリアを検索」というボタンが現れますので、ここをクリックします。

こうしてリストアップされたのが、指定した範囲内の「ウインクあいち」周辺の居酒屋です。

あとは、ここでリストアップしたお店を調べて予約するという流れになります。

当日のお手伝いを募集する

あとはセミナーや勉強会当日の受付とかもろもろをお手伝いしてくれる人を募集しましょう。

運営側の人間が何人かいればスムーズに進みます。

受付、料金精算係、司会進行などがいれば十分です。

開催当日

以上でセミナーの開催までの企画から準備にまでが終わりました。

あとは本番当日に滞りなく運営がスムーズになるように動ければOK。

セミナーでは写真や動画の撮影、録音など禁止事項があれば最初に案内しておきましょう。

その他についても、準備さえしっかりできていれば問題ないはずです。

どれだけ万全に準備をしたとしても、当日は急なキャンセルなどのイレギュラーが必ず発生します。

キャンセルについてはこちらでコントロールできる問題ではないですし、体調など仕方ない面もあるので、どういう対応をとるようにするかだけ事前に決めておきましょう。

簡単なキャンセル規定のようなものを予め用意しておくのがベストでしょうね。

（余談ですが、風邪の多い季節は特に急なキャンセル多いです。主催者が体調不良ってのもシャレにならないので体調管理にお気をつけて。）

セミナーや勉強会を主催してみよう

セミナーや勉強会って特に首都圏エリアでは数多く開催されていて、地方の人間からすると正直言って羨ましいんですよね。

地方でもそのセミナー開催してくれないかな？って時々思います。

でも、そう言ってても仕方ないですし、それならいっそ自分で主催してみては？というのが今回の趣旨でした。

なので、この記事を参考にしてもらって、素晴らしいセミナーや勉強会をぜひ主催してみて欲しいです。

色々な出会いや経験があり、それだけでも勉強になったりしますし、自分が呼びたい講師を呼んで必ず参加できるメリットもありますよ。

【追記】

この記事がレバテックフリーランスお役立ち記事の中で紹介されました。

勉強会・セミナー開催の参考になる記事まとめ

勉強会・セミナー関係の記事が色々とまとめられているので、主催してみたい人はこちらも参考にしてみてください。