パート開始への道② 電話の仕方のビジネスマナー
仕事
パートへ応募する際に、つきものとなるのが先方との電話です。
応募の前に、電話が必要という会社もありますし、
面接の日程について打ち合わせをすることもあるでしょう。
かけても失礼にならない時間帯は？担当者の名前が不明な時は？
専業主婦の生活ではほとんど使わない、
ビジネス電話のマナーをもう一度おさらいします。
実は慣れが最も重要、ビジネス電話のマナーとは？
パートの求人へ応募することになり、
応募先に電話をかけることになったとします。
もしくは応募後、電話がかかってくることがあるかもしれません。
いずれにしても、ビジネス電話が久しぶりの場合は、
事前のシミュレーションが必要でしょう。
実はビジネス電話は慣れが一番大事で、
どんなに優秀な人でも数をこなさないとなかなか上手く取れないものなのです。
逆に毎日何本もの電話対応をしている人は、ほかの作業をしながらでも、しっかり電話対応をすることができたりします。
メール全盛になった今も、電話のマナーだけは変わりません。
絶対に必要なものは、メモ帳です。
話しながら、大切な事は必ず書き留めましょう。
名乗るときはハキハキとするのが基本。
電話を受けるときは「はい、○○でございます」
自分でかけるときは「○○と申しますが、○○様はいらっしゃいますでしょうか？」
まずは、基本的なフレーズを実際に口にして、感覚を取り戻すと良いでしょう。
ブランクがあるほどマナーのカンを取り戻すのにちょっと時間がかかってしまいますので、できるならシナリオのように話すことをメモし、何度か口に出して読んでから電話するのが理想。パートに応募等で久しぶりにビジネス電話をするのなら、そのくらいしてもいいと思います。
絶対NG！ひんしゅくをかってしまう電話のタイミング
以前お勤めをしていた方ならわかると思いますが、
仕事には繁忙時間というものがあります。
例えば、飲食店ならお客が立て込むランチタイムやディナータイム、スーパーマーケットならお客が増える昼前と夕方。
オフィスなら朝一番は、確認事項が多く、その対応に追われていたり、月曜は朝礼をする会社もあります。
昼の休憩時間も人が減るのでこの時間帯の電話は避けるのがマナーです。
相手が忙しい時間に電話をすると、向こうは最低限の要件で切ろうとするため、こちらが聞きたかったことを聞けなかったり、早口で話されて何を言っているのかわからないのに聞き直せなかったりします。
それでなくともパート面接の電話は緊張して言葉につまったり、ハキハキ話せなかったり、肝心なことが言えなくなってしまうものですから、
繁忙時間に電話して良いことは何一つありません。
またタイミングが悪すぎると、何故忙しい時間にかけてきた、こっちは昼食中なのにと不快感を持たれたり、いたずらにマイナス印象を与えてしまうこともあります。急ぎで折り返しの電話を求められた時など、電話をかけるタイミングを図るのが難しい場合は、名乗った後「今、お時間大丈夫でしょうか？」と、一言添えて、相手の状況を確認するのがよいでしょう。
また、電車の遅延などで面接の時間に遅れそうな時など、不測の事態が生じた時は、なるべく早いタイミングで電話をするのがポイント。
その際は、遅れていることを詫びること、どのくらい遅れそうなのかを伝え、待っていてもらった方がよいのか、それとも再度、面接日程を調整した方がよいのか、相手の都合を伺うことを忘れずに。
時間を頂戴していることを念頭に配慮することを心がけましょう。
応募の際に確認したいこと
応募の電話をする前には、あらかじめ聞くことをピックアップしておきましょう。
まず最初に聞くべきことは、まだパートの応募を受け付けているか？です。
その際には何を見て応募したかも伝えるとよいでしょう。
応募時のフレーズとしては、
「○○と申します。○○を見て求人に応募したいのですが、担当者様はいらっしゃいますか」
という感じです。
もう応募が終わっているのに長々と質問をしてしまうのは、お互いに時間のロスですから、締め切ってしまっていたら、ありがとうございましたとお礼を言って速やかに電話を切るのがマナーです。
まだ募集中の場合は、下記を参考に事前に確認したいことをまとめておき、長電話にならないよう、端的に質問しましょう。
・応募に必要なもの(履歴書など)
・面接の日程、時間の確認
・面接の場所（オープン前店舗の場合や集団面接は外で行うこともあります）
よく、この時点で給与や有休、社保について聞く人がいますが、あまり良い印象を持たれません。
それは面接の場で担当者が説明する事項ですから、その際に不明であれば、質問しましょう。面接前から雇用条件を長々聞いても意味がありませんし、印象も悪くなってしまいます。
どうしても聞きたいことがある場合は、1つか2つだけ簡潔に聞きましょう。
まとめ
久しぶりで慣れないビジネス電話は誰でも緊張してしまうものです。
それはおかしなことではないのですから、最初から緊張しても大丈夫なように聞きたいことや話すことを決めておき、紙に書くなどしてシミュレーションしておきましょう。
応募の電話に対応するのはたいてい採用に関わる人ですから、その人が面接担当者になる場合は大いにあり得ます。
そのため電話の印象が、採用に影響する可能性も十分に考えられます。
パート求人に応募する際は、相手目線で気持ちの良い電話を心がけましょう。
次回の「パート開始への道③」は、9/8の更新を予定しております。
内容は、志望動機の例についてご紹介します。
