とある投資家のαライフハック

 

書くべきこと/書く必要のないこと

 

会議の場では、声の大きい人の意見が通りがちです。特に日本では、意見の否定＝人格の否定のように思われ、間違った方向の議論になっても修正が効きにくいといった問題がよく起こります。

 

その点、議事録には声の大きさは反映されませんから、大きな声の誤った意見を封殺しつつ、小声でちょっとだけ言ったことを残すことも可能で、これがテクニックの根幹となります。

 

議事録は、大きく３つのパートで構成すると外しません。最初が会議の目的の共有。次が出た意見。最後に結論（次のアクション）です。そして、通し家にとっては、会議の目的と結論は会議の前からほとんど決まっています。

 

目的のところで、各パーティーの思惑を忖度しつつ前提に関するコンセンサスを取り、出た意見は一通り列記しつつ、結論は次のアクションという形で衆人監視の下、必要な人に必要なタスクをコミットさせるのが基本形です。

 

例えば、売上の下がっている創業1号店を閉めなければならないが、保守派はレピュテーションや社員の士気などフワッとした理由を盾に反対している（実は、社長の顔色を窺っていて、上にトスアップしたくない）ケースを想定しましょう。

 

この時ファシリテーターが必ず行わなければならないのは、ファクトの共有です。事実として、「1号店の業績は下がっており、様子見は現状を悪化させるだけ」ということは、冒頭で全員のコンセンサスを取る必要があります。つまり、何をするかは別として、何かはしなければならない、という憲法を制定します。

 

会議自体は、それぞれの立場から、活発な意見が出るでしょう。時には怒号も交じるかもしれません。それらは全て、意見として承るものの、それだけです。次のアクション（対案）のない意見は全て残しただけで封殺することを狙います。

 

最後のアクションで、次回までにそれぞれにタスクを与えます。これは、通し家サイドが多くのタスクを引き受けることで、結果的に通し家の意見が前進するという効果を与えます。多くの場合反対派は、口は出すものの自分の手を動かすことはありません。従って、会議では「意見」欄をにぎやかにするだけで、次のアクションには関わらせないことで、次第に力を削いでいくことが可能です。逆に、傍観者の巻き込みが必要な場合は、積極的に作業を押し込む手も非常に有効です。

 

以上を踏まえ、簡単なサンプル議事録を作るとすると次のような感じです。

 

------------------------------------------------------------------------
【冒頭の確認事項】
・1号店の業績低迷は今後も継続する見込み
・早急に対策を講じる必要があることを確認
 
【議事事項】
・1号店は象徴的存在、数字だけでないマイナスの効果も推し量るべき
・従業員の士気にも関わる
・中期経営計画の売上目標は必達。1号店撤退の影響は少なくない
 
【次回までのアクション】
・競合の事例などを踏まえて、旗艦店閉鎖のインパクトを測定（By 通し家）
・従業員の処遇については人事部の意見をヒアリング（By 通し家）
・中計のリカバリー案は経営企画に相談。場合によっては予想修正も視野
（⇒次回会議で議論させて頂きたい）
・次回は来週水曜日で設定
------------------------------------------------------------------------

 

会議での会話ポゼッションはほとんど反対派にあったような場合でも、こんな風にまとめると、反対派の主張をアドバイスであるかのように見せ、着実に前進している雰囲気に仕上げることができます。こういう積み重ねと、できれば根回しも活用して、徐々に外堀を埋めていくのが、デキるビジネスマンの仕事術と言えます。

 

 

ムダなことを書かない

 

通し家の議事録に欠かせないのは、ムダなことを書かないというセンスです。議事録を長くするのは簡単ですが、削るとなると、会議全体の機微を漏れなく把握していないとできません。そういう意味で、部下のセンスを見極めるため、議事録を取らせるというのは有効で、彼がその会議にどういう視点で臨んでいたか、何が理解できていないのか、といったことが瞭然となります。

 

ムダな議事とは、例えばこういうものです。

-----------------------------------------------------------------------
1号店店長「～でありますから、苦渋の選択を行う他ないと（ｵﾄﾞｵﾄﾞ」
社長「で、（１号店は）いつ（営業を）辞めるんだ？」
店長「え！？い、いや、私まだ子供が高校生ですから、責任は感じておりますが、その・・」
社長「お前の話じゃないよ、店の営業の話だよ」
一同「ドッ（笑）」
-----------------------------------------------------------------------

 

言うまでもなく、何のアクションにもつながらない会話ですが、「社長の発言なので残さなきゃ（使命感）」みたいな意識で議事録に入れちゃう人は結構いるものです。

 

 

フレーミング

 

議事録では、認知バイアスを活用した印象操作も非常に有効です。

 

・80%の確率で成功するが、失敗する可能性も2割はある

・20%程度失敗のリスクがあるが、8割方成功は固い

 

という２つの文はほぼ同じ内容を伝えているのですが、自分が推進派・反対派のいずれかで、議事録で採用する表現は変わってきます。この辺は朝日新聞の報道姿勢などが非常に勉強になると思います（笑）。

 

 

事実誤認や不規則発言への対処

 

よく問題になるのが、ポジションの高い人の間違った事実認識です。電車の吊り革広告で目にした誤った知識で会議をかき乱してくれる人なんかは非常に迷惑です。同様に、「本件について自分は専門外なのだが」と断りながらも、しっかり「指示」を出してくる不規則発言の手合いも厄介極まりありません。（専門外なら黙ってろ、と言いたい）

 

こういう時は、会議の場で議論しても結論が出ませんので、現場ではサラッとスルーして、議事録の中で事実だけを指摘するのが実務で求められる対応力と言えます。

 

本部長「同業の幸〇苑は不採算店をいきなりス〇ーキにして伸びてるだろ、あれやってみろよ」
通し家「（もうサチって来てるのを知っているけど）それはあるかもしれませんね。検討してみます」

 

⇒議事録では欄外に※印で、「いきなりス〇ーキは昨対マイナスに転落の模様」みたいなノートを残しておく

 

 

 

★★★

 

議事録を制する者は組織を制す。共産圏の書記長が偉い理由は、ここにあるんです。実際にはいかなる議論が行われていようと、結論を総括する権限は書記長にあり、結果的に皆で話し合って決めたかのような独裁が完成するんでしょう。

 

これだけ見ても、議事録作成権を握ることが如何に重要か分かります。ファシリテーションと議事録コントロールのセンスはなかなか言語化して伝えることが難しいのですが、知らないと知っているとでは、取り組み姿勢の面で大きな差が出ることは間違いありません。

 

さあ目指せ、カリスマ通し家。

そんじゃねー。

【関連記事】