「机の上の書類整理が苦手ですぐに紙が溜まってしまう。」
「デスクが書類の山で作業をするスペースがない！」
「欲しい書類がなかなか見つからない。」
あなたは、このようなデスクの周りの書類整理に関することで困っていませんか？
デスクがすぐに書類の山になってしまうのは、いらない書類を捨てられないから。
書類が溜まってしまうと、書類を探すだけで1日約20分のタイムロスをしてしまうのです。
書類の紛失や情報漏えいにもつながるので、デスク周りの書類を整理することはとても大切です。
まずはいらない書類の見極め方を覚えて、どんどん捨てていきましょう。
キレイに書類を保存するポイントは、ファイルに必ず名前を書く、書類は立てて保管すること。
「不要な書類を捨てる」「書類に見出しをつける」「書類は立てて保存する」の3つを実行すれば、あっという間に書類の山は片付きます。
またキレイな状態をキープするには、なんでもかんでもプリントアウトしない、電子データで仕事をすることに慣れるなど、紙を増やさない工夫をすることも大事です。
今回は、デスク周りの書類整理の方法や便利グッズなどを紹介します。
書類の山はミスを誘発し仕事の効率を下げる！書類整理が必要なわけ
まずはあなたのデスク周りをチェックしてみてください。
- 机上に横積みされた書類がある
- ファイルに収録していない紙が机上や引き出しにたくさんある
- 机上や引き出しだけではスペースが足りず床に直接書類を置いている
- どこにどの書類があるのかわからない
上記の事項にひとつでも当てはまる人は、すぐにでも書類整理をしましょう。
なぜ書類は溜まるの？デスクに書類の山ができる理由5つ
デスクに書類の山ができる理由は、以下の5つが考えられます。
- 仕事の優先順位がつけられず書類が整理できない
- いる・いらないの判断を先延ばしにして、とりあえず机に置いてしまう
- いつか必要になるかもと思って捨てられない
- 使ったものを元の場所に戻さない
- 大きさを揃えて保存していないなど、保存の仕方が悪い
以上の項目に心当たりがある人は、書類をデスク周りに溜め込んでしまいがち。
普段の行動を見直して、書類をこまめに片付けるように意識しましょう。
書類の山が仕事に及ぼす悪影響4つ
「デスクがある程度散らかっていないと落ち着かない」
「自分はどこに何があるか大体わかっているからこのままでいい」
デスク周りが汚い人はよくこのように言います。
デスクが汚くても、本当に仕事への影響はないのでしょうか？
実はデスク周りが汚いと美観を損なうだけでなく、仕事の質にも悪影響を及ぼしてしまうのです。
以下に、書類で散らかっているデスクが仕事に及ぼす悪影響4つを紹介しましょう。
- 仕事のモチベーションが上がらない
机が書類に占領されていて、作業スペースがないためやる気が起きません。
仕事に取り掛かったとしても、見た目がごちゃごちゃしていて集中できないでしょう。
- 書類の紛失や情報漏えいの危険性がある
書類をなくしてしまうほかに、情報漏えいの危険性があります。
たとえば無造作に置いている書類を来客が見て、その書類を来客が持ち出したら？
書類が整理されていない状態だと、どの書類が持ち出されたのか気づかないのではないでしょうか。
わざとではないとはいえ、これはれっきとした情報漏えいです。
書類を管理できていないため、どの資料が持ち出されたか気づかないうちに情報漏えいしてしまうことになるのです。
- 書類を探すのにムダな時間が費やされる
あなたは仕事で資料を探すのに、1日どれくらい時間を使っているかご存知ですか？。
デスクが書類で埋もれている人の書類を探す時間は、1日平均20分といわれています。
1日20分とすると、1週間で1.7時間、1カ月で7時間、1年ではなんと10日のロスになるのです！
なんとも非効率的だとは思いませんか？
- 仕事上のミスが発生しやすい
書類をきちんと管理できていないため、他の人と情報共有がうまくできず、そのことが原因でミスを起こしがちです。
書類を探す時間が必要ですから、情報共有にも時間がかかり非効率的です。
いかがでしたか？
仕事の成果がいまひとつ上がらない、仕事のやる気が起きるまでに時間がかかるという人は、書類整理をしてデスク周りの環境を整えるとリフレッシュできていいかもしれませんよ。
書類を捨てる！捨てていい書類の見極め方7つ
書類を片付けるにはまず、いらない書類を捨てることから始めましょう。
どの書類を捨てて、どの書類を保管するかの見極めは確かに難しいですよね。
ですが捨てていい書類の定義を自分なりに作ることで、案外簡単に書類は捨てられます。
- 1年以上見ていない書類
「いつか必要になるかもしれないから」という理由で書類を捨てられない人も多いのでは？
「いつか見るかも」と置いている書類をもう一度見る確率は半年で10％、1年で1％というデータがあります。
1年前の書類は二度と見ないと考え、思い切って捨てましょう。
- 最新版以外の書類
確認のためにプリントアウトした途中経過のものや、会議資料などは最新版以外を処分します。
最新版以外は仕事で使うことはありませんし、途中経過等のデータがあればデータで見返せばよいこと。
最新版以外は捨てましょう。
- 作者が不明の書類
作者が不明のものは責任の所在がわからないため、信憑性がありません。
よって仕事で使うことはないでしょうから、廃棄します。
- 同じ書類が何枚かある
手元に置く書類は1種類1部と決め、そのルールを守るようにします。
最初のうちは難しいかもしれませんが、書類整理できるようになると「以前にプリントアウトしたことを忘れて再びプリントアウトする」ことはなくなります。
- 電子データがあるもの
電子データがあるものは、必要に応じていつでもプリントアウトすることができるので捨てましょう。
電子データがあるものは必要な時以外プリントアウトしない癖をつけると、整理する書類の量を減らすことができます。
- 情報が古い書類
古い情報をもとに仕事を行うと、それが原因でミスにつながるかもしれません。
情報が古いものは捨てて、常に新しいものをストックしておくようにします。
パンフレットやマニュアルも、最新版のみ保管します。
- 再入手が可能な書類
原本があり再入手可能なもので、日常的に見ないものは捨ててもよい書類です。
原本がインターネット上にある場合、Webブラウザのお気に入機能でブックマークすればいつでも見ることができます。
不要な書類を溜めない3つのコツ
1. 手元に置いていい書類と保管する書類だけ置いておく
手元に置いていい書類は、「今使う資料」です。
「今」とは今日・明日のこと。
それ以外の書類は、ファイルに収めてデスクや引き出しに収納します。
個人で使用する以外の書類は、文書管理規定など会社の文書管理に関するきまりがあればそれに従います。
会社の社史や登記に関わるもの、商法や税法に関係する書類など一定期間の保存が定められたものなど捨てていいかどうかの判断がつかない場合は、上司や総務へ問い合わせをするとよいでしょう。
2. 郵便物はその日のうちにチェックする
書類の他にも、「忙しいから後で確認しよう」と後回しにした未開封の郵便物も溜まりがち。
不要な郵便物はデスクの場所をとりますし、本当に大事な郵便物が埋もれてしまう原因にもなります。
郵便物はその日のうちに開封して、捨てるか保管する作業を行う癖をつけましょう。
3. すぐに判断できないものは保管ボックスへ
捨てるか捨てないかで迷うのも、それはそれで時間のムダになってしまいます。
そんなときは一時保管ボックスを作り、すぐに捨てるかどうかの判断がつかない書類を保存しましょう。
一時保管ボックスを作ったら、今度はそこが書類で溢れてしまいそう！
もちろんそうならないように、定期的に選別する時間を作る必要があります。
まずは1週間、1カ月など保管する期間の期限を決めます。
付箋等に「◯月◯日まで保存」と書き、書類を見たら印をつけるようにしましょう。
期限までに一度も見なければ処分、見た回数が多ければ保管というようにすると、一時保管ボックスの書類がスムーズに選別され、書類が溜まることを防げます。
書いて立てる！書類収納のコツ
書類をキレイに収納するコツは「見出しを書いて」「立てて保存する」こと。
その前に、まずは書類を保存する量や場所を決めましょう。
保管する書類は全スペースの7割を目安に
書類を保存する場所を決めれば、一度見たものを元に戻すことができるので書類は散らかりませんし、量を決めればそれ以上増やさないように心がけることができます。
これからの仕事で出てくるであろう書類の保管場所を3割残し、保管する書類の量は全スペースの7割を目安にします。
7割の保管スペースの内訳として、引き出しにはファイルボックス4つ、机上のファイルボック2つなど、収納グッズの数を決めるとストックできる書類の量をイメージしやすくてオススメです。
収納スペースに収納できなかった書類は、共有スペースで保存する、電子化するなどで対応しましょう。
無名のファイルを作らない！書類に見出しを書く
「今日明日中で片付けてしまうものだから、クリアファイルに放り込んでおくだけでいいや」と書類を適当に入れてそのままにしていませんか？
無名のファイルは、中に何が入っているかわからずいちいち確認しなければいけません。
その結果、確認するのがめんどくさくなって放置してしまいがち。
そうならないために、保存期間の長さに関わらず、書類を入れたファイルにはすべて名前を書きましょう。
要は、無名のファイルを作らないこと。
見出しがあればいちいち確認しなくても内容がわかるので、資料を見つかりやすくなります。
ファイルの名前のつけかた
自分が見ても他人が見ても理解できる、シンプルで適切な名前をつけましょう。
◯◯類、◯◯系などあいまいな名前をつけてしまうと、中身がわからず結局確認の作業が必要になってしまうので注意。
議事録や顧客データなどの種類ごとや、顧客ごと、案件ごと、年度・日付ごとに分けるのがオススメです。
書類は立てて置く
山積みになった書類を引き抜こうとして書類の山が崩れた！
平積みにすると、下にどんな書類があるかわからない！などの経験はありませんか？
デスク上の書類も、引き出しの中の書類も、書類は縦置きが基本です。
縦置きにはスペースを有効活用でき、書類を探しやすいという利点があります。
デスク周りのキレイを保つ3つの心がけ
キレイに整理できても、それを維持できなければ意味がありません。
デスク周りをキレイに保つのは意外とカンタン。
- 紙が溜まりやすい環境を見直す
- 普段から書類の鮮度を意識して管理する
- 週1回、月1回のクリーニングタイムをつくる
これら3つのことで、デスクをキレイに保つことができます。
1. 紙が溜まりやすい環境を見直す
- 資料は紙で配布される
- 「経費削減のためコピーは最小限に」などの指導がなく、ついプリントアウトしてしまう
このように、紙の資料が身近な環境である場合、書類は溜まりやすくなります。
また「紙はメモを取ることができるし、持ち運びも便利だから紙の方が仕事をしやすい」と考える人もいます。
ですが、デスクをキレイに保ちたいなら紙の量を減らすことも大事。
電子データで仕事をすれば、自然と紙は減ります。
電子データでの仕事は、プリントアウトする手間や捨てる手間が省けるほか、文書の修正も早くて案外楽です。
この機会にペーパーレス化にチャレンジしませんか？
2. 普段から管理方法に気をつける
古いものか新しいものかがすぐに分かるように、書類やデータはすべて、日付やナンバリングで管理します。
また机上のファイルボックスは、使った書類を一番手前に戻すルールを作るとよいでしょう。
この方法だと、奥のものほど古くなるので、奥のものは一定の期間後廃棄すればよく、廃棄すべきかどうか考える手間も省けて一石二鳥です。
3. 週1回、月1回は書類整理の時間をつくる
毎週金曜日終業前の5分間など、週の決まった時間にクリーンタイムを作りましょう。
週1回のクリーンタイムでは、机上のファイルボックスの一番奥の書類など、使用頻度の低い書類を処分します。
さらに月に1回、毎週のクリーンタイムで処分や判断できなかった書類を整理する日を作ります。
一時保管ボックスも、この日に中身を精査するとよいでしょう。
書類整理が楽しくなる便利グッズ4つ
使うだけで楽しい気分になれる、機能的でデザイン性の高い収納グッズを使えば負担なくデスク周りをキレイに保てそうですね。
コクヨ ファイル インデックスフォルダー（katasu）（ふせんカバー付き）
見出しを作るには見出しシールが必要ですが、インデックスフォルダーは、ふせんを貼るだけで見出しになるからカンタンに見出しが作れて、見出しシールも不要です。
カバー付きで、見出しがはがれにくいのもうれしいポイント。
ふせんを貼るだけなので、忙しいときでもサッと書類を保管できます。
コクヨ ファイル クリヤーホルダーファイル（katasu）
クリヤーホルダーをまとめて収納できる、クリヤーホルダーファイル。
中身を保護するフラップが付いているので、社内の移動も可能です。
背紙の裏面にタイトル欄があり、タイトルを書けば分類ごとの整理も可能。
机上に置いて書類を管理するだけでなく、会議などで持ち出せ便利です。
コクヨ ファイルボックス（katasu）（取っ手付き）
取っ手付きのファイルボックスは、クリヤーホルダーを収納するもので縦置き・横置きが可能です。
机上で利用する場合は縦置きに、引き出しで利用する場合は横置きにと、置く場所に合わせて自由に使えます。
取っ手付きだから持ち運びができて、引き出しから取り出して整理することもカンタンです。
コクヨ リングファイル（スリムスタイル）
縦長のスリムリングを使うことにより、収容枚数はそのままで従来のリングファイルより背幅をスリムにしたリングファイル。
従来のリングファイルの場合、21冊しか収納できなかったところ、スリムスタイルは26冊収納可能に。※862ミリメートル幅の棚の場合
力の弱い女性も使いやすいように、ワンタッチで開閉できるとじ具を採用しています。
机上や引き出しのスペースを有効活用しながら書類をストックできますよ。
デスクの書類整理まとめ
デスク周りの書類整理の極意3ステップをもう一度確認しておきましょう。
- 不要な書類を捨てる
- 書類に見出しをつける
- 書類は立てて保存する
いらない書類の見極め方を知っていらない書類を捨てる、保存するファイルに名前をつける、立てて保存する、この3つを意識するだけで見違えるように書類が片付きます。
一度キレイにしてしまえば、なるべく紙をプリントアウトしないようにする、週に1回いらない紙を処分するなど、普段の行動を少し気をつけるだけで、キレイな状態をカンタンにキープできるようになります。
機能性の高い便利グッズを使えば、見た目よくデスク周りが片付くだけでなく、楽しく書類整理ができますよ。
