市民皆様へのご説明 ver.5.23

＜ご説明内容変更のお知らせとお詫び＞ 2018.5.23 記

以下のご説明は、5/18に初掲載をした後、説明内容に当法人側の事実誤認がある事が判明したため、5/21にご説明内容の変更を行っております。

所轄庁ご担当者が当法人事務所にお越しの際にご提示した資料が何であったかに対する認識に誤りがありましたので、これを修正して、新たに把握された状況の下でのご説明に更新をさせていただいております。

内容をご確認いただく皆様には大変お手数となりまして恐縮でございますが、改めて、以下の内容をご査収たいだけますようお願い申し上げますと共に、事実の誤認がありましたままご説明を差し上げていたことをお詫び申し上げます。

＜はじめに＞

　わたくしたちNPO法人石巻・田代島しまおこし隊は、田代島を起点とした東北の「海からの復興」をテーマに掲げて、2016年にNPO法人として発足いたしました。

　2017年は田代島の施設の準備にほとんどを費やしましたが、拠点となる古民家の再生を完了し、また、島に２名が住民票を移して、島住民としてプロジェクトに従事する生活をスタートすることができました。

　2018年も引き続き島における環境造成を継続しつつ、新たに１名が島に移住しプロジェクト要員として加わりました。

　５月の連休中には、再生した古民家”福猫”で、観光客皆様への食事の提供を開始し140人以上のご利用をいただきました。

　予定されていた"福猫"目の前の大泊港へのフェリー停泊が延期になっている状況ですが、夏シーズンの本格稼動に備えて準備を続けています。　

　また、再生した古民家を拠点としながら、林に飲み込まれていた島の道路周辺を通行可能な状態に整備して、島の観光ルートを復活させる活動を継続しています。

　日々の活動にご協力をいただいている全国の皆様に、厚く御礼を申し上げます。

　ありがとうございます。

＜＜本件の案件説明＞＞

わたくしたちNPO法人 石巻・田代島しまおこし隊の所轄庁である宮城県の環境生活部長殿より＜共社第55号 平成30年5月1日＞「市民への説明要請について（通知）」を頂きましたことから、その通知内容を皆様にお知らせすると共に、その通知において説明要請いただいている内容につきまして、以下、ご説明をさせていただきます。

＜所轄庁からの通知内容＞

下記に、所轄庁からいただいた通知書面の画像を掲載いたします。

なお、書面の画像において、所轄庁の電話番号、ファックス番号、Eメールアドレスを判読できないように加工しております。これは、当法人の連絡先と間違えて所轄庁にご連絡が入りご迷惑をかけることが無いようにとの配慮です。あらかじめご了承ください。

＜本件の概要説明＞　

　この度、わたくしたちNPO法人の事務所について、所轄庁である宮城県の環境生活部長殿より、市民皆様への説明要請をいただきました。

　以下、まず本件の概要を大まかにご説明いたします。

　わたくしたちがNPO法人の事務所として設置している施設や人員等が、所轄庁の指標とする事務所としての機能・体裁を満たすことができていない為に、わたくしたちの事務所の場所、及び内容等について、市民皆様への説明を要請いただいているのが本件であるというのが、わたくしたちの認識です。

　わたくしたちの事務所は現在、このホームページにも記載しているとおり田代島の古民家に置いています。

　その住所は、宮城県石巻市田代浜大泊61です。

　また、その事務所とは別途石巻市内に、NPO法人としての事務機能を果たすことを専門とする施設を鋭意準備中。現在、水道と電気の工事を終了して、事務所内の装備を整えている段階であり、本夏中に稼働開始の予定です。

　実際わたくしたちは、石巻市の田代島に、今後の活動の拠点を築く事を最優先して資金や労力を投入してきてしまったので、NPO法人の事務所としての施設各種機能の充実がおろそかであった事を反省しております。

　我々の活動は田代島という離島・・・石巻港からの公共輸送は１日３便のフェリーしかない場所に、海と共に生きる、学習や観光の拠点を築けるかどうかが、存在意義を決定する鍵になっていたので、そこへの注力が主となっておりました。

　今春、田代島の施設には一定のメドがついたことで、遅きに失しましたが、事務所の設備拡充へも組織の各種資源を振り分け始めることができるようになって参りました。

　これまでは、デジタル通信時代の恩恵を活用して、ノマドワーク的な考え方も取り入れながら必要経費を抑える形でNPO法人の事務的な作業を行ってまいりましたが、今年度は石巻のリアルな事務所に関しても充実させていく予定です。

　それでは、下記にて、説明要請事項に関して、一問一答の形で具体的にご説明をさせていただきます。

＜説明していただきたい事項　１−①−１項＞

Q：法第６条に基づく貴法人の現在の住所（主たる事務所の所在地）

A：〒986-0023　宮城県石巻市田代浜大泊61

これが、当法人の現在の主たる事務所の所在地です。

田代島において再生した古民家がこの住所です。

＜説明していただきたい事項　１−①−２項＞

Q：平成29年説明要請に対する貴法人の説明以降、現在の貴法人の住所に至るまでの変更経過（変更年月日、変更地等）及びその事実が確認できる書類（法人登記事項証明書等）

A：当法人の主たる事務所の所在地変遷に関して、前後の関連状況と合わせて以下にてご説明いたします。

（１）2016年（H28年）4月26日登記時の事務所の住所

　　　宮城県石巻市住吉町一丁目6番20号

　＜解説＞

上記住所は、当法人会員宅の住所でもありました。

その会員は石巻と田代島の事情に通じ、また幅広い人脈もお持ちの方で、石巻・田代島で当法人が活動する際のキーマンであり、また、全面的な協力を申し出て下さっていたことから、この会員宅を事務所として使わせていただく事になったものです。

（２）2017年（H29年）8月1日より、現在に至るまでの住所

　　　宮城県石巻市田代浜大泊61

　＜解説＞

2017年（H29年）6月から7月にかけて所轄庁とやりとりする中で、所轄庁ご担当者が当法人の事務所（住吉町、上記（１）の場所）に訪問され、その際「個人宅が事務所というのはよろしく無い」とのご指導を受けました。

当時、わたくしたち法人の管理もしくは影響下で、石巻における個人宅ではない施設は田代島にある改修を終えた古民家だけでしたので、取り急ぎ田代島の古民家を事務所とする事にいたしました。

当法人の主たる事務所は、当法人の定款第２条において「石巻市内に置く」と定めておりました。故に、当法人の事務所を（１）の住吉町から（２）の田代浜に移転するにあたっては定款の変更は必要がなく、事務所の移転を所轄庁にご連絡するだけで良い・・・それが当法人内での住所移転に必要な手続きに関する認識でありましたが、それが誤りだということを先日認識致しました。

しかし、当時は上記の事務所の移転を所轄庁にご報告するだけで良いと考えておりましたので、事務所に備えるべき必要書類を準備し新事務所施設に発送して、その書類が到着した後、2017年8月1日を持って、事務所の移転として引き続きプロジェクトを進行しておりました。

並行して、当初設置を計画していながら事情により停滞していた、石巻市の門脇町への当法人の事務所施設設置の計画を再び進める算段を進めました。

＜所轄庁への事務所移転届けの不備があった＞

上記8月1日からの事務所の移転に関しては、所轄庁に届け出する必要があるとの認識がありましたが、それを曖昧にしたまま運営を進めておりました。NPO法人の運営に不慣れな事からこのような不備がありましたことを、この場でお詫び申し上げます。

＜法人登記内容の変更の不備があった＞

また、上記に先立ちまして、事務所移転に際しては、そもそも社員総会による決議と法務局における事務所変更届が必要である事を認識しておらず、この手続きが行われていない状態でありますことを、お詫び申し上げます。

従いまして、今回、2018年5月17日に取得し下記にて提示しております法人登記事項証明書には、古い住所が記載されたままになっております。

この法人登記に関しては、現在、社員総会を含む住所変更作業の途中であり７月内には変更手続きが完了する見通しです。

こちらの件に関しましても、NPO法人運営に不慣れなことから作業に大幅な手違いが生じておりますことをご報告し、この場でお詫びさせていただきます。

申し訳ございませんでした。

（３）今後に関して

当法人としては主たる事務所を、最終的に石巻市門脇町に移転する意向であり、現在その門脇の事務所施設の準備を進めております。

それにより、現在、島施設の運営要員とNPO法人の事務作業要員が兼務をしている状態から、NPO法人事務所作業に専従する要員を配置できるようになり、効率や正確性を改善することができます。

以上、（１）〜（３）の内容が、現時点で当法人の事務所所在地に関してのご説明になります。

何れにしても、当法人の事務所移転に関してはその経緯において正規の手続きが取られておらず、発足時の事務所から移転が出来ていない状況であるともいえる状態が現時点であります。この状況を、6月に開催される社員総会を機に解消いたします。

事務所移転に関しては、今後も逐次皆様にご報告をさせていただきます。

＜上記説明関連資料＞

通知書面、１の①の２項にある、「（法人登記事項証明書）」の書面画像を掲示いたします。

上の２枚は、直近の2018年（H30年）5月17日発行のもの。

下の２枚は、NPO発足当時2016年（H28年）5月17日発行のもの。

なお、書面に記載されている各理事の住所に関してはその一部を判読できないように加工してあります。これは、本件説明に直接関係が無い要素であること、また、昨今の世相を鑑み、理事の中に若い女性が居ることから各個人の安全に配慮しての処置です。あらかじめご了承ください。

＜説明していただきたい事項　１−②−１項＞

Q：平成29年説明要請に対する貴法人の説明以降の法第28条第１項及び第２項に定められた事務所に備え置くべき書類の備置き状況。

A：上記質問にある第28条1項と2項にある備え置くべき書類は、法の条文を見ると

１項に指定の書類

・前事業年度の事業報告書

・計算書類及び財産目録

・年間役員名簿（氏名・住所又は居所、報酬有無）

２項に指定の書類

・役員名簿

・定款等（並びに認証及び登記に関する書類の写し）

３項に指定の書類（市民閲覧用）

・事業報告書等

・役員名簿

・定款等

であると、読み取れます。

当法人では、NPOの必要書類作成に不慣れであることから、NPOの書類作成に長けた行政書士にも依頼して、平成29年度の活動に関する上記書類を作成し、H29年（2017年）7月中に事務所に設置しておりました。

しかし、今回、その書類を、訪問された所轄庁職員の方にご提示したところ、不備があるということでご指摘を受けております。

これは、当法人の職員が、ご提示すべき書類を誤って、別の書類を用いていたことによる事態でした。

上記、しかるべき書類の備えができておりませんでしたことを、深くお詫び申し上げます。

この状況を改善すべく、改めて、当該書類を準備し、また、職員への教育も行って、2018年6月上旬を目安に事務所において書類閲覧が可能な体制を整えるように進めております。

また、今回起きた状況は、わたくしたちの活動が、田代島の拠点建設に重きを置くあまり、NPO法人事務の作業が手薄になってきたという状況にも一因があると考えて反省をしております。

従いまして、引き続き当法人の主たる事務所を石巻市門脇町に設置し、よりNPO法人事務業務に適した環境を整備することに注力いたします。

＜説明していただきたい事項　１−②−２項＞

Q：法第28条第３項に定められた書類の閲覧の請求があった場合の対応状況

A：2018年6月15日までに事務所に書類を完備の予定。

それ以前に資料閲覧のご請求があった場合は、個別のご対応にて書類閲覧のご希望にお答えいたします。

問い合わせ連絡先：0225-98-2077 

＜説明していただきたい事項　２−（１）＞

Q：１の①及び②の適正化に向けた今後の対応及び改善策

A：（①に関して）

今夏より、主たる事務所の所在地を田代島から門脇町に移し、事務所のスタッフを島施設のスタッフ兼務の状態から事務所専従スタッフとすることで事務所機能の向上を図ることで改善いたします。

A：（②に関して）

現事務所に、再度、精査した該当資料を備えると共に、上記①の説明と同様、主たる事務所を新設し専従スタッフを配置することで、事務所の機能を向上させることで改善をいたします。

＜説明していただきたい事項　２−（２）＞

Q：貴法人による市民への説明実施方法

A：本件の説明に関しては、当法人が運営するホームページにおいて、ご説明文章と資料などを掲載することで実施いたします。

ホームページURL

https://okosi.amebaownd.com/

説明文章掲載ページ

https://okosi.amebaownd.com/posts/4224369

追記

・上記説明は、5/18に掲載を開始しましたが、その後、説明内容における事実誤認がある事が分かり、5/21に内容修正を行っております。

　また、内容にわかりづらい点があるとのご指摘を受けて、5/21に一部ご説明文章の修正も行っております。