デキル大学生の雑用
WORK2018/04/23
こんにちは。親指です。
新人がよく任される仕事に、会議や商談の際の議事録作成があります。
僕も、新人の頃、毎回会議の議事録を作成していました。
ただ、いきなり議事録を作成しろと言われても、できるものではありません。
議事録作成に四苦八苦して、週初めの会議の議事録を作るに、週末までかかってしまって大目玉をくらうということもありました。
「議事録共有は24時間以内に。」なんて、よく言われますが、会議の発言をメモしたものを文字起こししているうちに、どんどん記憶が薄れていき、「あれっ、こんなこと言っていたっけ？」なんてこともしばしば。
気づけば、議事録作成が、はじめて感じた、仕事の壁になっていました。
僕と同じで、議事録作成の壁にぶち当たっている人って多いんじゃないでしょうか。
そもそも議事録って、何のためにとるのでしょう。
会議の参加者なら、当然自身でメモを取っていることだし、わざわざ議事録にとっておく必要はないのでは？と思うところです。
ただ時間が経てば、人の記憶も薄れてくるし、メモを取っていても、人それぞれ認識のずれがあるので、会議での決定事項があいまいなものになる可能性があります。
議事録は、あとで、「あの時、こう言った」「いや言っていない」などの食い違いが生じないために、会議でのやりとりを残しておくために必要なものです。
また会議の欠席者や、参加権限のない関係者にも、決定事項を知らせるための役割もあります。
一般的に、議事録に記載しなければいけない項目を書き出しておきます。
会社によっては、定型のフォーマットがあるかもしれませんが、基本的に記載する項目は以下になります。
●会議の議題
●実施日時
●実施場所
●出席者
●会議の目的
●決定事項
●会議の内容
●懸案事項、課題など
●補足（次回打合せの日時など）
予め、議事録役になった場合は、上記項目を入れ込んだフォーマットを作成して会議に臨みましょう。必要最低限の議事録は完成すると思います。
議事録を作成するうえで、一番大事なのは、その会議で出た決定事項を伝えることです。
議事録もビジネス文書の一つです。結論を先に書き、その後に決定事項に至った経緯などを記載します。
「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」の5W1Hは文章を書く上での基本です。誰が見てもわかるように心がけましょう。会議中の発言について、誰が、何を言ったかは、後でトラブルを避ける上で重要です。
会議では、結論を出せなかった事項も出てきます。次回会議時の議題として持ち越されるものや、会議で出た問題点を、最後に記載しておくと、次回の会議がしやすくなります。
タイピングや、メモをとることに自信がない方は、ボイスレコーダーを併用して、重要な箇所を再度確認し、文字起こしをすることをおススメします。
会議内容について、すべての発言を文字化する必要はありません。
読む人が「要点をつかめる」文章であればよいのです。
一人一人の発言も、一言一句そのまま文章にするのではなく、要点が簡潔にまとまるように整形して記載するようにしましょう。
会議の重要度が高ければ、議事録も重要度を増します。議事録を作成していて、万が一、正確性に自信がなければ、上司や他の参加者に確認出しを行ってください。
議事録の作成ほど、新人が業務や会社の全体像をつかむうえで適した仕事はありません。
社会人になると、議事録作成はおそらく経験すると思うので、大学生のうちに議事録を作るコツをつかんでおくとイイと思います。サークルのミーティングなどを議事録に残し、練習するのも一つの手ですね。
