ビジネスメールの基本的なマナー・してはいけないこと

オフィスで働いていたり営業担当になると、当然、ビジネスメールは避けては通れません。

こちらの記事では、ビジネスメールの基本的なマナー・してはいけないことを紹介していきます。

１つのメールには１つの用件

ビジネスメールの基本的なルールに「１通１件の原則」というものがあります。

１つの用件ごとに１通のメールを作成して送信しましょう。

読む側のことを考え、内容をシンプルにまとめ、読みやすくして送信するというのがマナーとして大切になります。

件名はわかりやすくする

どんな案件のメールであるのかわかるように、的確な件名を付けましょう。

利用しやすいものとして、【】や（）といった記号があります。

「【株式会社○○　名前】□□の件」といった件名にしておけば、読む側も受信ボックスの一覧を見ただけで要件が把握できますし、何の件についての返信なのか、自分でもわかりやすくなります。

HTMLメールではなく、テキストメールで送る

そもそも、電子メールの形式には、HTMLメールとテキストメールの２つの形式があります。

• HTMLメール
  ウェブサイトのように文字を装飾したり、画像を埋め込むことができる。
• テキストメール
  普段使っている文字のみのメール

一見HTMLメールの方が便利そうですが、メーラーによっては見れないことがあるほか、容量オーバーや書式崩れといったトラブルが懸念されます。

ビジネスメールでは、特別な理由がない限り、テキストメールを使いましょう。

返信は翌日までにする

ビジネスメールは基本的に毎日確認します。急ぎの案件があったりするので当然です。

どんなメールでも、遅くても翌日までには返信をしましょう。

すぐに返事ができないような内容の場合、「いつ頃返事ができるのか」を返しましょう。

もし、休暇や体調不良などで、長期間メールが返せないという場合になったら、そのことをメールをもらうかもしれない相手に連絡しておくと良いでしょう。

読み返してから送信する

ビジネスメールは特に、信用問題になりますので、誤字・脱字はないか、失礼な表現はないか、文面をしっかり確認してから送信しましょう。

宛先(TO)、CC、BCCの違い

TO、CC、BCCには、それぞれ次のような特徴があります。

• TO
  「あなたに送っています」の意思表示。処理や作業をして欲しい人をTOに入れます。
• CC
  「TO（宛先）の人に送ったので念のため見てくださいね」という意味で、参考・情報共有に使います。TOの人が主たる処理者のため、CCの人は原則、返信をおこないません。
• BCC
  他の受信者にアドレスが見えないように連絡する場合に利用します。BCCの受信者は、他の受信者に表示されません。一斉送信の際に用いられることもあります。

一斉送信メールであれば、文中の宛名は「各位」などにして、文の中に「同時に多数の人に知らせたいので、BCCを利用した」という旨を記載しておくと親切です。

返信引用のマナー

相手のメールに一問一答形式で返信したいときは、引用返信が便利です。

読む側にとっても内容が確認しやすいです。

メーラーによっては、返信符（>）がなくなってしまい、わけがわからなくなってしまうことがあります。
そのような場合は、手動で返信符をつけるか、メーラーの返信符の設定を見直しておく必要があるでしょう。

また、やりとりの途中でCCやBCCを使用する場合、許諾なく返信引用をしたままでメールを送ってしまうのはマナー違反になります。
必ず許可を得るようにし、差し障りがあるようなら、新しくメールを起こすようにしましょう。

最後に

色々書きましたので、難しく感じるかもしれませんが、「読む側のことを考える」ことを忘れなければ、ほとんど問題ありません。

正しい敬語や専門的なことは、仕事を続けていくうちに、都度勉強し覚えていくものです。

最初からあまり心配ばかりせずに、取引先とビジネスメールのやり取りをしましょう。