交通費として計上したSuicaのチャージをコンビニで使ったら、経理処理はどうすればいい？
公共交通機関を利用する際の、定番となってきたSuica（スイカ）やICOCA（イコカ）などの交通系電子マネー。毎日の通勤には、これが欠かせないという方も多いのではないでしょうか？
しかし、この電子マネー、コンビニや自動販売機をはじめ、最近は飲食店などでも使えるため、その使い方が問題になってきています。特にフリーランスとして独立したばかりの方などは、間違った経理処理をしている方も多いのでは？そこで今回は、電子マネーの正しい経理処理を解説します。
目次
交通系の電子マネーへのチャージは、経費として認められる？
税務上、交通系電子マネーへのチャージは、経費として認められるでしょうか。単にチャージしただけの場合、原則的な答えは「ノー」です。
帳簿への費用計上は、費用を使ったあかつきに計上されるべきであり、交通系の電子マネーへのチャージ時点ではなく、チャージした交通系の電子マネーを使った時点で、経費として認められることになります。
しかし、交通系電子マネーの場合、交通機関を利用するために使われてきたことから、実務上においては、チャージした時点で、その金額を交通費として処理されることが蔓延しているのも事実。税務調査でも「結果的に」容認されているケースが多いようです。
とはいえ、交通機関以外でも使われることが増えてきたため、税務署だって黙ってはいられません。例えば、事業に関係の無い私的な買い物などに使われていないか、税務調査の際に、残高履歴の提出を求められたり、履歴をさかのぼって調べたりということも増えてきているのです。
コンビニで使うと、延滞税や過少申告加算税の可能性も!?
税務署員の目に止まった場合も、「次回の調査では、残高履歴をご用意ください」の一言で終わり、逃れられるケースもあります。しかし、これを追求され、チャージの際に交通費として処理していた電子マネーを、コンビニなどで使っていたとなれば大変です。
まず、コンビニでの利用が、個人の私的な利用と見なされると、役職員に対する給与等と認定され、源泉所得税の徴収漏れが指摘される恐れがあります。
また、チャージ金額を会社の経費としていたにもかかわらず、私的な利用だと認定されれば、経費が否認され、結果として法人の所得が増加します。
そうなると、追加で法人税が課される可能性があり、消費税額の算定においては、課税仕入れに含めていた額が否認される可能性もあります。そしてこれらが発覚した場合には、延滞税や過少申告加算税を徴収されることも否めません。
コンビニといっても、ちりも積もれば山。このほか、飲食費、交際費などがあれば、税務署からの目はさらに厳しくなることでしょう。
税務署も怖くない！Suicaを使ったときの経理処理
では、どのように帳簿につけるのがよいのでしょう？
仕分けの原則を元に考えると、本来個人事業主が電子マネーに、10,000円チャージし、その後、これを使って電車代300円、消耗品1,000円、個人のものを1,000円使った場合、下記のように仕分けを行うことになります。
チャージ時
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 仮払金 10,000 | 現金 10,000 |
使用時
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 交通費 300 | 仮払金 300 |
| 消耗品費 1,000 | 仮払金 1,000 |
| 事業主貸 2,000 | 仮払金 2,000 |
とはいえ、1回1回入力するのは面倒です。もちろん原則は原則なのですが、電子マネーを交通費としてしか使わないようにするのであれば、下記のような仕分けも容認されます。
原則とは異なりますが、利用履歴を印字して保存し、常識の範囲内で使うのであれば、こういった記帳でも問題にはならないでしょう。
ただし、高額なチャージには注意が必要です。あくまでも交通費として使う金額に合わせて、チャージを行いましょう。
チャージ時
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 旅費交通費 10,000 | 現金 10,000 |
使用時
処理の必要なし
ただし忘れてはならないのが、期末の処理です。チャージ済みの旅費交通費にあまりが出た場合には、翌年の費用と別けるために、下記のような処理を行ってください。
期末
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 貯蔵品 2,300 | 旅費交通費 2,300 |
チャージ履歴と利用履歴は印字して保存しておきましょう
Suica（スイカ）ICOCA（イコカ）などの、カードタイプの電子マネーを使うのであれば、駅の券売機で、ICカード利用履歴の印字が可能です。チャージだけを記帳する場合には、必ず利用履歴も保管しておきましょう。
携帯内蔵型の電子マネーを場合は、オンラインで確認することが可能です。プリンタに接続して出力する必要がありますが、チャージ履歴と利用履歴、この2点を用意しておけば、税務調査の際も安心して臨めることでしょう。
印字できる期間は、各電子マネーによって異なります。たとえば、モバイルSuicaの場合は、26週間以内かつ指定日からさかのぼって最高100件。鉄道利用時は駅名が表示され、バスの利用時には、バス会社が表示される仕組みとなっています。
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おわりに
役職員の、私的な利用が比較的容易な電子マネー。なかには、社長が、数十万円電子マネーを私的に使い込んでいたなんて話もあるそうです。とはいえ、これが発覚した場合には、しかるべき措置がとられることとなります。気軽な私的利用が思わぬ落とし穴になることもあるので、電子マネーを使う際にはこれを肝に銘じ、正しい使い方と記帳を心得ておきましょう。会社で使う場合には、私的流用を防止するための規定を策定するのもひとつの方法です。
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