チャットで時間を無駄にしないために

チャットを漫然と導入すると、

「ずっと張り付いて見ていないといけないから時間が取られてしまう…」

「集中作業してたのにチャットで割り込まれて能率が落ちてしまう……」

「どうでもいいことばかり流れてくるけど、たまに大事なことも流れてくるから、見ないわけにもいかない……」

といった副作用が生じがちです。それぞれ「同期」「割り込み」「ノイズ」の問題なのですが、それぞれ詳しく見ていきましょう。

同期

チャットは「非同期」のコラボレーションに役立つコミュニケーションツールです。まずこの認識が大事。

「非同期型」とは「いつ返事してもいい」という意味です。

逆に「同期型」は「ある時間、相手を拘束する」という意味。電話やビデオ会議は同期型です。

チャットを活用したければ、「相手の時間を拘束しない」「相手に時間を拘束されない」という前提で利用しなければなりません。つまり、「相手からいつ返事が来てもいい」「相手にいつ返事をしてもいい」という前提をメンバー全員で共有するということです。

（※「いつでもいい」と言っても、まあ1日1回はアクセスするでしょう。そもそも「チャットで時間を無駄にしている」と悩んでいるくらいなら、「アクセスしなさすぎる」という心配は無用でしょうし、もしそうなったらむしろチャット活用「大成功」でしょう）

割り込み

チャットアプリのリアルタイム通知は「割り込み」です。割り込みは生産性の阻害要因だし、ストレスの原因にもなります。

割り込みが多いと、時間のコントロール権が奪われるので、主体的に時間を使えなくなります。時間の使い方を自分でコントロールしているという感覚が薄れると、人はストレスを感じます。

割り込みを最小化することが、チャット活用のコツです。

結論からいえば、チャットアプリのリアルタイム通知をオフにしましょう。それで割り込みは無くなります。

具体的なスマホアプリの設定としては、iOSなら「バッヂ」はオンにしつつ、「サウンド」と「バナー」をオフにする。これでチャットによる割り込みを防止できます。

（※上級者向けのスマホアプリの設定：チャットアプリの中にも、割り込み向きの機能があります。ダイレクトメッセージ(DM)機能や@メンション機能です。それらに限って通知するという機能があれば、それを活用してもいいでしょう）

スマホアプリの通知をオフにしても、別に困りません。すぐに返信が欲しい連絡なら、電話すればいいんですから。電話は最強の割り込みツールです。あるいは、チャットに書いた直後にメッセンジャーで「なる早で返信ください」と連絡してもいいわけです。いろんな使い分け方が考えられますが、いずれにせよ、「チャットに割り込み機能を持たせない」ことがメンバー全員の時間を大事にする上でのポイントです。

ノイズ

大人数で一つのチャットルームしか用意しないのはダメです。全員参加のチャットルームで発言することは、全員の認知資源を消費することです。とてもコストが高く、無駄の多いコミュニケーションスタイルです。

個々人にとって、「自分の仕事に関係ない情報」は「ノイズ」です。ノイズの総量を減らすことが、仕事の能率を上げることになります。個々人にとって「自分に関係ない情報」を減らし、「自分に関係ある情報」の比率を上げなければなりません。そのためには、チームごと／テーマごとのチャットルームを用意し、チャットルームごとのメンバーを適切に・最小限に配置することが有効です。

以上、チャット活用の原理として「同期」「割り込み」「ノイズ」の問題について論じてきました。次は、チャットを活用するために併用すべきツールを紹介します。

ツールの使い分け

「これからのコミュニケーションはチャットに一元化する」というと、一見「いい感じ」ですね。「今後はチャットだけ見てればいいんだ」と思えるから。人々は「これひとつで済む」というキャッチコピーが、なぜか好きみたい。「オール イン ワン(all in one)」「ワン サイズ フィッツ オール (one size fits all)」みたいな。しかし、そのことに実質的な意味はありません。

すべてのコミュニケーションをチャットで済ませようとすると、様々な問題が生じます。ツールは適材適所で使い分けなければ、ツールに振り回されるだけです。チャットを活用するためには、様々なツールを併用する必要があります。例えば、メール、メッセンジャー、タスク管理システム、文書共有システム、ビデオ会議システムなど。もちろん、それら全部を必ず導入しなければならないというわけではありません。現実に遭遇したチャットの問題に対して、どのようなツールを併用することが解決になるか。実質的な意味を考えながら使い分けることが、チャット活用のコツです：

メール

「要返信」のメッセージを送るなら、メールも検討しましょう。メールアプリの「受信箱」「未読・既読フラグ」はメッセージングの確実性を上げてくれます。チャットで起こりがちな「そのメッセージには気づかなかった」「読んでいたけど返信し忘れた」というミスを減らしてくれます。

メッセンジャー

「即レス希望」なら電話やメッセンジャーで連絡しましょう。メッセンジャーは基本的にリアルタイムな通知による割り込みを前提としたツールです。

例：Facebook Messenger、Skype、SMS

タスク管理システム

作業を依頼するなら、タスク共同管理システムを検討しましょう。個人用のタスク管理システムではなくて、複数人でコラボレーションするためのタスク管理システムです。タスク管理システムは「誰が誰にいつタスクを依頼したか」「そのタスクの進捗はどうか、完了したか」を記録し、共有可能にします。これをチャットだけでやろうとするのは不毛です。

例：Trello、Todoist、Backlog、Zira

文書共有システム

あとから参照されるような情報は、文書化して共有しましょう。チャットのログは流れ去ってしまいます。検索機能も万能ではありません。そもそも人は存在を忘れた文書を検索しようとはしません。チャットには「文書性」が欠けています。

例：Google Drive、Office 365、Dropbox

ビデオ会議システム

チャットは集中的な議論に向いていません。チャットに張り付いて10分以上議論するくらいなら、ビデオ会議で10分話しましょう。そのほうがはるかに良い時間の使い方です。もしチャットで「相手の返信を待っている状態」の自分に気づいたら、「いまから数分お話ししませんか？」と提案するようにしましょう。

例：Facebook Messenger (Video Calling)、ChatWork Live、Skype、Zoom

なお、チャット中の相手に「ビデオ会議に移りませんか」と提案するわけだから、普通は実現しますね。「他の参加者と日程調整しなければ」「いますぐには始められない」という話にはならないはずです。もし情報共有のためだけに会議参加者を増やし、日程調整の難易度を上げるようとするなら、その慣行が無駄なのでやめましょう。情報共有なら会議後に文書ですればいいのです。能率を上げるために、同期型コミュニケーションの人数も減らしましょう。また、いつでもビデオ会議をすぐ開始できるよう、チャット導入時にビデオ会議のセットアップも済ませておきましょう。

結論

チャットの活用には、かなり高いレベルのITリテラシーが必要ですね。

人類には早すぎたのかもしれん……