Dropboxを今よりもっと使いやすくしませんか？
Dropboxは、いつでもどこでもデータにアクセスできる身近な存在です。
業務で毎日利用しているといった人も多いかと思います。そんな身近な存在であるからこそ、できる限り使いやすいものであったほうがいいですよね。
この記事では、Dropboxと連携する便利なGoogle Chromeの拡張機能を紹介します。
Chromeウェブストアで提供されているChrome拡張機能全22の中から、操作が簡単で作業を効率化できる拡張機能５つに絞り込みました。
例えば、「Save emails to Dropbox」という拡張機能は、ワンクリックでメールをPDFに変換しDropboxに保存するというもので、メールを保管する機会が多い方はかなり手間が省けるようになります。
是非参考にしてみてください。
＜目次＞
1.画像やウェブページなどのデータをすぐDropboxに保存できる「Download to Dropbox」
2.メールでのデータのやり取りを効率化したいなら「Gmail版Dropbox」
3.ワンクリックでDropboxを起動したいなら「Easy Drop」
4.ワンクリック！新規タブでDropboxを起動したいなら「Dropbox Shortcut」
5.メールをDropboxに保存したい場合は「Save emails to Dropbox」
まとめ
1.画像やウェブページなどのデータをすぐDropboxに保存できる「Download to Dropbox」
あらゆるデータをDropboxで一元管理すれば、データをあちこち探す手間がなくなります。
「Download to Dropbox」という拡張機能があれば、Web上のあらゆるデータをワンクリックでDropboxに保存が可能になります。
保存しておきたい画像や動画ファイルがある場合、ファイルを右クリックして「Upload to Dropbox」を押せば、全てあなたのDropboxに保存されます。
また、画像や動画ファイルだけでなく、ウェブページを保存することもできます。気になったウェブページを保管しておきたい・後で見返したいという場合、ウェブページ上で右クリックすれば後の手順は同じです。
例えばこれまで画像ファイルの保存は、まずデータをローカルにインストールして、そこからDropboxに移して…というような流れでやっていたという方は、かなり手間が短縮するかと思います。
実際に所要時間を測ってみると、15秒の短縮になりました。
| Download to Dropboxでデータ保存 | 10秒 |
| データをローカルに保存してからDropboxに移動 | 25秒 |
保存するファイルによって所要時間は変わってきますが、できる限り作業効率を上げたいという方にはオススメです。データ保存が10回あれば2分半の差となり、それが20日間となれば50分の差にもなります。
Download to Dropboxのインストール手順は下記の通りです。
①Chromeウェブストア（https://chrome.google.com/webstore/category/extensions）にログインし、「Download to Dropbox」を探す。
右上の「Chromeに追加」を押し、追加する。（下図）
②「拡張機能を追加」をクリックする。
③アドレスバーの横にアドオンアイコンが追加されました。
④アドオンアイコンをクリックすると、設定（歯車）マークが出てきます。
下記は、設定（歯車）マークを押すと出てくる画面です。
こちらでは、サイトや日付によってフォルダを作成し分けるかを設定することができます。
見つけたサイトごとに保存したい場合は「Group downloads by site」に、日付ごとに保存したい場合は「Group downloads by site」のチェックボックスにチェックを入れてください。
2.メールでのデータのやり取りを効率化したいなら「Gmail版Dropbox」
Gmailでのデータのやり取りが多い方は、「Gmail版Dropbox」というChrome拡張機能を追加しましょう。メールへのデータ添付やデータ保存が簡単になります。
この拡張機能を追加すると、新規メッセージを送る際には、「送信」ボタンの隣に「Dropboxでファイルを追加」というボタンが現れます。
メールにファイルを添付したい時、Dropboxボタンをクリックすると、あなたのDropbox内のデータにアクセスできます。添付するファイルを直接見つけ出せるので、別窓でDropboxを開いておく必要はありません。
ファイルの検索方法も、「最近使ったファイル」から見つけたり、キーワード検索で探したりと充実していますので、すぐにお目当てのファイルを見つけることができます。
この機能の良いところは、実データを送っているわけではなくDropbox上にあるデータのリンクを共有しているため、Gmailの容量を圧迫しないというところです。ファイルの種類に制限もありませんし、メールの送信に時間がかかることもありません。
相手もDropbox利用者で同じ拡張機能を追加していれば、Dropboxの共有リンクがついたメールを受信した場合、すぐに自分のDropboxにデータを保存することができます。
Gmail版Dropboxのインストール手順は下記の通りです。
①Chromeウェブストア（https://chrome.google.com/webstore/category/extensions）にログインし、「Gmail版Dropbox」を探す。
右上の「Chromeに追加」を押し、追加する。（下図）
②新規メッセージの送信ボタンの隣にDropboxアイコンが追加されました。
3.ワンクリックでDropboxを起動したいなら「Easy Drop」
いつでもすぐにワンクリックでDropboxを開ける状態にしたい方は、「Easy Drop」がオススメです。
この拡張機能を追加すると、アドレスバーの横に常にアイコンが表示され、ワンクリックで新規ウィンドウにてDropboxが起動できます。
下図、アドレスバーの横にある水色のアイコンが「Easy Drop」です。
拡大図
アイコンをクリックするとすぐにDropboxが起動されます。
新規タブを開き「Dropbox」と入力してDropboxを表示させる手間がいりません。
Dropbox上のファイルを参照したい、共有したいといった時にすぐにワンクリックでDropboxにアクセスし、ファイルの参照やリンク取得なども可能です。
Easy Dropのインストール手順は下記の通りです。
①Chromeウェブストア（https://chrome.google.com/webstore/category/extensions）にログインし、「Easy Drop」を探す。
右上の「Chromeに追加」を押し、追加する。（下図）
②アドレスバーの隣にアドオンアイコンが追加されました。
4.ワンクリック！新規タブでDropboxを起動したいなら「Dropbox Shortcut」
もう一つ、ワンクリックでDropboxを起動できる拡張機能があります。「Dropbox Shortcut」をダウンロードすれば、アドレスバーの隣に表示されるアドオンアイコンをクリックしてDropboxを起動させることができます。形としては、新規タブでDropboxが開かれるというものです。
Dropboxに保存してあるファイルを参照したいといった際に、ワンクリックで新規タブでDropboxにアクセスできます。
アイコンをクリックすると新規タブでDropboxが起動します。
前章で紹介したEasy Dropと似ていますが、違いはDropboxを新規タブで開くか新規ウィンドウで開くかといった点になります。どちらも無料でインストールできますので、実際に使ってみて使いやすいほうを使い続けるのがいいかと思います。
| Easy Drop | Dropboxを新規ウィンドウで開く |
| Dropbox Shortcut | Dropboxを新規タブで開く |
Dropbox Shortcutのインストール手順は下記の通りです。
①Chromeウェブストア（https://chrome.google.com/webstore/category/extensions）にログインし、「Dropbox Shortcut」を探す。
右上の「Chromeに追加」を押し、追加する。（下図）
②アドレスバーの隣にアドオンアイコンが追加されました。
拡大図
5.メールをDropboxに保存したい場合は「Save emails to Dropbox」
エビデンスとして残したいメールがある場合、どのように保存していますか？
メールをメーラーの中で保管したままだと、どこにあるかわからなかったり、紛失してしまったりすることがあります。メーラーとは別に、DropboxにPDFとして保管しておくのが便利です。
「Save emails to Dropbox」という拡張機能を追加すれば、「Save to」ボタンを押すことで簡単にDropboxにメールを保存しておくことができます。
ゴミ箱ボタンの隣にある「Save to」ボタンを押すと、下記のような保存先Dropboxフォルダを探す画面が出てきます。
この画面上で新たにフォルダを作成することはできませんので、Dropbox上であらかじめフォルダを作成しておく必要があります。
保存名は、自動的に「日付・送信者名（メールアドレス）・件名」となりますので、後からDropboxで検索もしやすいかと思います。名前変更はDropbox上でできます。
保存先を指定すると、下記のように無事に保存が完了した旨がアナウンスされます。
すぐにファイルを確認したい場合、「The file is here」を押すと、保存したメールのPDFが見られます。
受信日付やメールの文章はもちろん、添付ファイルもPDFで保存されます。
メールを保管しておくために、メールを印刷してPDF化するといった手間が、ボタンひとつでできるようになります。
実際に所要時間を測ってみると、１つのメールを保存するのに1分18秒もの短縮になりました。
| Save emails to Dropboxでメール保存 | 17秒 |
| 印刷したメールをスキャンしてPDF化してからDropboxに保管 | 1分35秒 |
メールをエビエンスとして確実に保存しておきたいという方や、メールの保存をよく行うという方は特にオススメの拡張機能です。
Chrome ウェブストア
https://chrome.google.com/webstore/category/extensions
まとめ
いかがでしたでしょうか。Dropboxをより使いやすくするためのChrome拡張機能を紹介しました。
ちょっとした手間を省けるものですが、それが積み重なれば作業効率に大きく影響します。
日頃の作業効率化に向けて、ぜひ参考にしていただけると幸いです。
