アイレット株式会社 様
”クラウドのフロントランナー”が選んだ
唯一無二の「文書デジタル化」ソリューション
クラウドのトータルサポートサービス『cloudpack』をはじめ、Webシステム開発から保守・運用、サーバーホスティングなど、多岐に渡って事業を展開するアイレット株式会社様。
このほど、ドキュメントのデジタル化と保管・活用に、コニカミノルタの『Dispatcher Phoenix（ディスパッチャーフェニックス）』を導入されました。ファイル収集から処理・配信まで、一連の作業をボタンひとつで実行できる画期的なソリューションの活用で、データの検索性能の向上とともに、安全な管理を実現しました。
導入前の課題
cloudpack事業部
情報セキュリティ管理責任者
齊藤愼仁 様
課題
- スキャン後のリネーム、フォルダ分けなどすべて手作業で煩雑
- 属人的な管理体制
- 「ファイル名」以外からの検索が不可能
解決
- ドキュメントを種類・内容ごとに自動選別して格納
- 社内で統一された管理体制
- 全文OCR化による検索性の圧倒的な向上
背景
「紙の資料のIT化」という新たな発想
「よくペーパーレスと言われますが、オフィスから紙がなくなることはありえません」と話すのは、cloudpack事業部情報セキュリティ管理責任者の齊藤愼仁様。
「契約書などはもちろん紙ですし、紙自体の“温かみ”も大事だと思います。反面で、膨大に溜まっていくオフィスの紙をどう効率よく管理していくか、という課題もあります」。紙の資料をクリアファイルに入れ、ラベリングし、棚に整理する。それは“当たり前”のことでした。「今回のDispatcher Phoenixの導入では、それがIT化できることを知って興奮しました」。紙を溜め込まない工夫として知られる、ドキュメントのデジタル化。
「これまでも紙の資料を複合機でPDF化するのは当たり前にやってきました。ただ、そのデータを管理する段階で、作業が非常に煩雑になります」。例えばPDF化されたドキュメントをグループで共有する際にはメールで送るのが一般的です。「ユーザーは送られてきた状態でデータを管理するのでなく、ファイリング、リネーム、特定のフォルダに置くといった作業を行わなければなりません。しかし、こうした管理スキルを全社員に平準化教育するのは実質的に不可能です」。
「低コストで充実した機能」が導入の決め手
「Dispatcher Phoenix導入は、お付き合いのあるクライアント様から評判を聞いたことがきっかけでした。そのときは“とにかくコストパフォーマンスが高い”と聞いていましたが、実際に私たちが導入に動き出した際に、その抑えられたコストを知ってびっくりでした。
もちろん、Dispatcher Phoenixのパフォーマンスが想像を超えて高かったことも導入に至った理由です。非常に強力なワークフローであったり、各種SaaS（サース）＊との連携であったり、とても充実した機能を備えています。また、複合機との連携を考えてもDispatcher Phoenixが唯一無二のソリューションだと考えました」。
- ※
- 通信ネットワークなどを通じて、利用者が必要なソフトウェアを必要なときに呼び出して使う形態。オンラインストレージを中心としたBox、Google Driveなどの各種SaaSを指します。
導入の効果
個人情報の墨消しまで全てが自動
使い方はシンプル。Dispatcher Phoenixはあらかじめ設定したワークフローに従って、ファイル収集から処理・配信まで、一連の電子化作業のプロセスをボタンひとつで実行します。ワークフローの作成は、アイコンを利用して簡単に行えます。
「私が担当した当初は英語版のみでしたが、今は日本語版で、ずっとわかりやすく簡単に行えると思います」と話すのは、導入に向けた社内検証を行い、ワークフロー設定を担当したcloudpack事業部サポートエンジニア中畝地達也様。
「実際に試してみて、その使いやすさに驚きました。ワークフローさえ設定すれば、あとはドキュメントをスキャンするだけで、自動で適切なフォルダに振り分けてくれます。またOCR(光学式文字読み取り)化してファイル名を適切に変更してくれます。また、ワードを入力するだけで、OCR化された全テキストから検索ができるのが大変便利です」。
ほかにも、プリント時に個人情報や機密情報を自動で墨消ししてくれる機能など、ユーザーが、安全・手軽にドキュメントを活用するための様々な機能が備えられています。
cloudpack事業部 サポートエンジニア
中畝地達也 様
「墨消しの機能など、神経を使わなければならないコンプライアンス対応にもたいへん便利なツールです。こうした機能が当たり前に備わっているのは嬉しいです（齊藤様）」。
ドキュメントの管理体制を強化
「一番大きな特長は、なんと言ってもユーザーが意識せず使える点です。IT部門や情報セキュリティーの担当者がワークフローを設定するだけで、適切なフォルダに適切なファイル名をつけて、適切に保管してくれます。ユーザーは、意識する作業はまったくなく、保管されたドキュメントを手早く活用できます（齊藤様）」。
さらに、ドキュメント管理面でも大きな効果が生まれました。
「管理者がドキュメントをきちんと管理できるようになりました。これまで秘匿性が高い特定のドキュメントについては、“特定の管理者のみが管理できる”という体制をとって来ました。ただ“どこに、どのような状態で保管したか”については、管理者の記憶に頼らざるをえませんでした。やはり人間が行うことですから、全てを完璧に把握しておくことは不可能です。これが、Dispatcher Phoenixの導入によってIT管理できるようになり、これまで以上の内部統制が可能になりました（齊藤様）」。
ワークフローを設定するだけで、一連の電子化作業のプロセスをボタンひとつで実行
体験版で知るDispatcher Phoenixの魅力
「コニカミノルタさんとお付き合いするのは今回が初めてですが、導入後サポートも含め、大変良くしていただいています。製品の質に留まらず、コニカミノルタという会社自体に対する満足度が非常に高いです。Dispatcher Phoenixの導入を検討するなら、まずは体験版＊でその魅力を体験すべきだと思います」（齊藤様）。
- ＊
- Dispatcher Phoenix体験版は、コニカミノルタのホームページでダウンロードいただけます。
コニカミノルタ製の複合機との併用でより直感的な操作が
可能
お客様が書類に合わせたワークフローを登録可能
コニカミノルタのタスクオートメーション
主な満足ポイント！
- 充実した機能と高いコストパフォーマンス
- 丁寧で迅速なアフターサービス
今後の展開
クラウドの時代にこそ大切にしたい“つながり”
Dispatcher Phoenixの導入で、さらなる仕事の効率化を叶えたアイレット株式会社様。
最後に“クラウドのフロントランナー”としての今後についてお伺いしました。
「（齊藤様）現在、私たちは『cloudpack』という事業を展開し、AWS（Amazon Web Services）をメインとしたクラウドサービスの運用・構築・保守を24時間365日体制で行なっています。
クラウドは国内でもずいぶん浸透し、AWS上では常時、数千台以上のサーバーを運用・保守しています。こうしたAWSを利用したサーバーの構築・運用・保守に関しては、今後も他社に負けないスピードとノウハウで、サービスを提供し続けていきます。
時代はもはや“クラウドを使うか使わないか”ではなく“クラウドを使って何をするか”です。しかし、その礎は、アナログ的な人と人のつながりです。今後もチャレンジ精神をもってお客さまにサービスを提供し続けていきますが、こうした“つながり”の部分はこれからも大事にしていきたいと思います。」
「AWSパートナーネットワーク（APN）」の最上位であるプレミアコンサルティングパートナーに認定。
これは世界10,000社でたったの46社、日本では5社のみの狭き門
新たなチャレンジに躊躇しないマインド”を掲げ躍進するアイレット株式会社。2015年には事業拡大にともない、都内3拠点あった事務所を虎ノ門ヒルズ内本社に集約
（写真左から中畝地達也様、齊藤愼仁様、酒井洋子様）
導入サービス
プロフィール
| 名称 | アイレット株式会社 |
|---|---|
| 住所 | 東京都港区虎ノ門1-23-1 虎ノ門ヒルズ森タワー7F |
| 設立 | 2003年10月 |
| 従業員数 | 118名（2016年2月時点） |
| 事業内容 |
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| ホームページ | |
| 概要 | インフラ構築からシステム開発まで、一貫したワンストップサービスを2003年設立のアイレット株式会社は、得意とするWebシステム開発をはじめ、保守・運用、サーバーホスティングなど多岐に渡って事業を展開しています。 血のかよったチームとして革新的な仕事をすることで、先進性のある高品質なITソリューションを継続的に提供し、ITソリューションのワンストップショップ「No.1」を目指すことをビジョンとして掲げています。 |
| 取材 | 2016年2月 |
記載されている情報は取材時のものであり、閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。
