グリー株式会社 様

課題

• 「Box」を活用する必然性をさらに高めたい
• 電子化した契約書の活用度をもっと上げたい
• 契約書管理・保管のための手間を軽減したい

解決

• 「Box」と連携した「Dispatcher Phoenix」の導入
• OCR機能で、契約書の全文検索を実現
• 電子化から格納までにかかる工数を1/3 に削減

契約書の保存場所と検索問題を解決

導入後、情報システム部がまず活用を考えたのが、法務部門の文書管理への活用でした。「弊社は、業務上、大量に契約書が発生します。その管理業務の効率化に活用できるのではないかと着目しました」と岡田様。
契約書は、紙文書であるため保管場所が必要です。また、画像データとして保存され、テキスト化されていないため、検索性に難がありました。
「『Dispatcher Phoenix』と『Box』が連携することで、すべて電子化され、ロッカーなど保存場所が不要になります。また高精度OCRにより、全文検索が実現し、『Box』の検索機能を使うことで目的の文書をすぐに見つけられます。これまでのように、タイトルやタグによる検索だけでなく、フリーワードで検索が可能になり、自由度が格段にアップしました」（岡田様）。

スキャンから格納までの工数が1/3に削減

もう一つ「Dispatcher Phoenix」導入の大きな効果は、法務部スタッフの作業負荷の軽減を実現したことです。タスクオートメーションソリューションの名前通り、スキャンから「Box」への格納までの工程を自動化できることが大きな特長。これまで契約書のデータ管理は、専任のスタッフがスキャンして、データベースソフトと紐付け、タグ付けをして、ファイルをリネーム、それを所定の場所に格納……といくつもの手作業と時間が必要でした。
「これからはスキャンして、あとは『Dispatcher Phoenix』が自動的に処理。手作業の部分がまるごとカットできました。工数にしておよそ、1/3 になったのではないでしょうか」と村上様。

さらに契約書の電子化・管理のためだけに専任のスタッフをつける必要がなくなったとのこと。大幅な作業効率化と、業務軽減が図られました。

グリー様における紙文書電子化の自動化

コニカミノルタの「Dispatcher Phoenix」主な満足ポイント！

• 複雑なタスクをボタン一つで自動化できる処理能力
• 「Box」やbizhub など、多彩な機器と連携できる発展性
• スピーディーで丁寧なコニカミノルタのサポート体制

「Dispatcher Phoenix」活用の全社的な展開を

契約書以外にも活用を考えていらっしゃるのか、「Dispatcher Phoenix」の今後の展開についてお伺いしました。
「紙文書の電子化によるペーパーレス化、ファイルサーバーの『Box』への置き換えは、これからも推進します。『Dispatcher Phoenix』の活用も、経理、人事、総務、広報など、より多くの部門へ推し進めていきたいと考えています」と村上様。
「たとえば、立替経費精算の処理に使えないかと模索しています」とは岡田様。
これは個々人のスタッフのスマートフォンで撮った立替伝票を、電子化、OCR化して処理することになります。「Dispatcher Phoenix」のオープンな仕様ならば、モバイルデバイスと連携して、こんな可能性も広がります。

複合機との連携も視野に

複合機との連携についても、「bizhub のパネルから、タスクフローを 実行できると聞いています。複合機の上で領収書をスキャンして、そのまま経費精算が完了できたら、便利だろうなと思いますね」と村上様。
クラウド化への取り組みで、業務負担の軽減、作業効率のアップ、ビジネスのスピード化を図るグリー様｡「DispatcherPhoenix」は、その重要な一翼を担っています。