お久しぶりです。
今日は技術的な話題では無いですが、社外・社内にメールを出す時のテンプレ的なものを紹介したいと思います。
初めに言いますが、クッッソどうでも良い話題です。面接のスーツに何を着るかぐらいどうでも良い話です。
ただ、学生だと志望会社にメールを出すときに変に文面悩んだり、エンジニアだと社外にメール出す経験があまり無くて変に文面悩んだりとか、ここで悩むのは更に無駄なので、
ニートという身軽な身分のうちに、日本の会社で大体OKっぽいメールの書き方を適当に紹介します。
アホらしいですがメールの行間から仕事慣れてない感がでるとマイナス印象になったりもするので、それっぽいメールの書き方は知っておいて良いかもしれません。
自分もコンサルの新卒の時にいきなりクライアントにメールするのは怖かった記憶があるので、自分が学生の時に知りたかった内容的なのを書いておきます
業務メール書き方チートシート
解説
1. To
基本的にメールを見て欲しい人はToにする。MTGした時の参加者とかはToに基本入れとく。
人によってはToで来たメールしか見ないので注意。
一方、情報共有レベルの人はToから外してあげるとメールチェックの手間が省けるので、送る前にToにするかccにするかを吟味してあげると喜ばれる。
2. Cc
情報共有レベルの人はccにする。
業務メールは基本「全員に返信」で運用されます。新卒時に普通の返信にして連絡がいってなくて怒られるのは誰もが通る道
ccが増えて行くと、新卒とかは『自分fromで知らない人に送らない方がよいかな・・・』と思って外したりする事がありますが、基本一度スレッドに入った人には「全員に返信」でccで送る。
「俺連絡もらってないよ？」とか後で言われたりすると面倒ですし。
3. Bcc
基本使いませんが、先方への重要な連絡の時とかに直属の上司をいれて報連相として使うとデキる後輩アピールが出来たりします。
4. 件名
基本的に働いてると、複数プロジェクトに関わるので何の話題かを【】に入れて書いておいた方がよいです。
もし先方にアクションして貰う必要があったら【要ご対応】とかを付けてもよいです。
丁寧でない表現と感じるかもしれませんが、偉い人ほど大量にメールを受信するので、むしろ書いてあると喜ばれます。
メールは埋もれるものなので、タイトルで分かるのが重要
5. 先方氏名
1行目に自分の名前があるかで読む読まないを決める人もいるので、読んで欲しい人の名前はしっかり書きましょう
社内であれ、社外であれ敬称は『さん』で基本OKです。
相当フォーマルなメールは別ですが、よそよそしさが出るので一度会って話したなら『さん』で良いでしょう。受発注関係や役職の差は身分の差ではないですし。
人数が多い場合は『各位』や『関係各位』でもokです。ただ社外向けには余り使わない
会社名に敬称はいりません。
6. 社外『お世話になっております。』社内『お疲れ様です。』
どの会社ともメールしても、このフォーマットになっているので、業務メールっぽくなるので使うと良いです。
書き出しで悩んでも仕方ないので、使っておくと無難です。
7. 適当なお礼1行
面接やMTGのお礼は忘れたり、あんまりやり過ぎると慇懃なので文頭1行に書く癖をつける。
たまに腸煮えくり返って怒りのメールをすることありますが、怒ってる相手にお礼を書くと冷静になれたりするので習慣づけると役立つ場面もある。
8. メール本文
簡潔に書く
9. 最強締めワード『よろしくお願いします。』
多少文章の繋がりが不自然でも『よろしくお願いします。』で締めておけばなんとかなる。
文章で悩むぐらいなら『よろしくお願いします。』で締めてサッサと送ってしまったほうが良い。
10. 最後に名前と署名
慣習なので入れておく。
署名あるとそれっぽい業務メール感が増すので入れておく。メーラーの設定で自動で挿入できます。
会社の場合は指定があったりするので、先輩のをパクっておくと無難です。
なんでも良いですが、1例はこんな感じ
------------- 山田 太郎 (Yamada, Taro) Tel: xxx-xxxx-xxxx Mail: xxx@xxx.co.jp
例
こんな感じに自分の業務メールフォーマットを作っておくと、脳みそ使わずにメールをさばけるので楽です。
適当に書いてみるとこんな感じになります。
aaaさん、bbbさん お世話になっております、◯◯の山田太郎です。 先日はMTG頂きありがとうございました。 MTGにてこちらの宿題となっていた、11/15～11/30のデータをご共有する件ですが、 本メールにて送付させて頂きます。 ご確認のほど、よろしくお願いします。 山田 ------------- 山田 太郎 (Yamada, Taro) Tel: xxx-xxxx-xxxx Mail: xxx@xxx.co.jp