「○○をする」
「○○に問題あり」
「○○の打ち合わせ」

仕事をしていると、こういう表現のメモやリストを多く用います。プロジェクトを構成する項目を書き出して、リストにして、作業が済んだときと確認したときにチェックし、漏れのないように進めるのはよくあるやり方です。

このような業務上の情報をどのような方法で管理していますか。
担当者の個人的な方法で管理したために、情報が散らかったり、共有できず失われるなど、以前は私たちもたいへん困っていました。

課題管理ツールには、いくつも効能があります。

• 課題の情報を整理できます。
• チームで情報を共有できます。
• 課題の進捗を可視化できます。
• 情報の整理に費やす時間を短縮できます。
• チームで協力して解決できます。

思考の過程を表現して記録することによって、コラボレーションが生まれ、ときには担当者の能力を超える結果を創ります。この記事も課題管理ツールを用いて、内容についてやり取りしながら作成しました。具体的な方法は、チャットワーク（ChatWork）のすすめで詳しく解説します。
そして、課題をどのように解決し、どのように実施したのか、のちに素早く記録を確認できます。これは将来生じるロスを未然に防ぎます。
もちろん、解決策の有無にかかわらず課題を作成します。そうすれば忘れることなく処理できます。

Trelloは「タスク管理ツール」と呼ばれます。
では、タスクとはなんでしょう。英語のtaskにはいくつかの意味があります。
仕事 努め 課題 処理 割当作業 ……

一般に仕事は「課題」から始まり、解決する方法を検討して「処理」を決め、「割当作業」を実施する、というステップで進めます。は、これら各ステップを記録して、チームで共有することにより、効率を上げ、漏れなく、遅滞なく進行させる補助ツールです。

■課題はどんなところで発生するか

課題の発生は特別なものではありません。仕事でいつも起きていることすべてです。

• 対面（口頭）で伝えられる
• 電話で伝えられる
• 打ち合わせで伝えられる
• メールで伝えられる

■課題はどうやって記録されるか

課題が発生したあと、忘れないように記録します。

• 手帳
• 手書きメモ（付箋）
• メモ（付箋）アプリ
• メールの受信ボックス
• 記憶

■課題はどうやって共有されるか

いわゆる報・連・相と告知は情報共有の典型例です。

• 打ち合わせ
• 掲示板
• メーリングリスト

■課題の記録が散在して困ったこと

手帳や手書きメモ、付箋、メモアプリ、メールなどさまざまな媒体に記録し、ときには記憶に頼り、業務の情報を運用するのは日常だと思います。

たとえば、顧客からの要望メールを関係者にメールで知らせるシーンを考えます。メーリングリストでも構いません。返信を重ねながら検討メッセージが送られ、関係者それぞれのメールボックスに届けられます。メールボックスは人によって状態が異なりますから、大量のメールに埋もれるかもしれません。メーラーのスレッディング処理によっては、検討した履歴を確認しづらいかもしれません。先月あった話題ともなると、スレッドを探すにも時間がかかります。

PCに貼られた手書きの付箋は何かの拍子に失われるかもしれず、危ういです。情報をチームで共有するのも難しいです。

個人の手帳に書かれた記録は、存在を忘れてしまい確認しないかもしれません。そのまま埋もれてはたいへん困ります。

このように、情報が散らかったり、共有できず失われるなど、お困りのことはありませんか。

■会員制ウェブアプリケーションである

会員制のクラウドサービスです。まず会員になるには、クラウドサービスへサインアップしてアカウントを作成します。つぎに複数のアカウントでチームを作ります。このチームで情報を共有します。

■チームで共有するのは「タスクボード」

チームで共有するのは「タスクボード」と呼ぶボードです。

たとえば、ボード上に「やること（To-do）」「進行中（Doing）」「完了（Done）」と３つのリストを作ります。タスクを書き込んだカードを「すること」に貼り、開始したら「進行中」に貼り直し、終えたら「完了」に貼ります。この例はプロジェクトを進行する場合に便利です。

■「タスクボード」は自由なリストを作れる

顧客への提案に基づく営業を例にします。リストは「問い合わせ」「提案準備」「提案」「引き合い」「受注済み」「実施」「クロージング」と分けました。カードは「○○社の△△案件」という単位で用います。

▶大きな画像を見る

上の例はいずれもカードを左から右のリストへ貼り替える使い方ですが、工夫次第で色々なボードが作れます。

• 担当者や部署などをリストにして、そのリストに紐づくカードを並べる。
• 月をリストにして、スタッフの誕生日を管理する。
• 食材リストにレシピカードを並べる。
• 科目リストに学習内容カードを並べて、学習管理する。

■Trelloのシンプルな構成

• アカウントはチームにメンバーとして参加します。チーム内の情報はメンバー全員で共有されます。またアカウントは複数のチームメンバーになれます。
• チームはボード（前述の「タスクボード」）をいくつも保持します。ボードはメンバーだけが閲覧できます（公開ボードを除く）。
• ボードは複数のリストを保持します。
• リストはカードを保持します。
• カードには「課題」「作業」「手順」などが記録できます。
• カードには、詳細説明、コメント、期限、ラベル、チェックリストなどの内訳があります。

Trelloは、工夫次第で共有を促進し、作業効率を向上させます。従来の「報・連・相」に限界を感じているなら、新しい手法にチャレンジしませんか。明るい未来のために。

テクステップは、ITツールを用いて、業務の はかどる化 をお手伝いします。
お問い合わせは sales@textep.zendesk.com へお送りください。