ワンストップ特例申請受付書の誤送付について（お詫びと対応）

ふるさと納税ワンストップ特例申請書受付書の誤送付について（平成２９年１２月５日）

当町が平成２９年11月30日に送付した書類について、誤送付がありましたこと報告させていただきます。

当町の誤りにより、多くの方々へ御迷惑をお掛けしましたこと心よりお詫び申し上げます。

 1件数、内容等について

当町ふるさと納税へワンストップ特例申請いただいた方へ平成２９年１１月３０日に「受付書」を送付した際、複数の方の受付書を同封し送付していたことが判明しました。

2発覚までの経緯

１１月２９日及び３０日に当町に届いたワンストップ特例申請書分の受付完了を通知する「受付書」を申請された方へ送付しました。

１２月２日に送付者１名の方から「届いた受付書に別の方２名分の書類が同封されていた。」との報告があり、誤送付が発覚しました。

3原因について

当町が使用していますふるさと納税管理システムでは、受付書作成時にバーコードを印字するよう設定しています。バーコードは書類を自動封入封函機で封入する際にセンサーで読み取り、名寄せ（同一人物の書類を同封する）を行うため印字しておりました。

１１月３０日にシステム委託先企業がシステム改修を行った際、このバーコードが誤って「３枚１組」で同封する旨のコードになってしまい、当町がそれに気付くことなく自動封入封函機で封入し、１番上の書類に次の２枚を同封し発送していました。

4当町の対応について

事案発生確認後、次のとおり対応しております。

（１）他の方の書類を含めた形で受付書を送付した方（９２名）

誤送付発覚後すぐに全件電話にて連絡を行い、書類返却の要請を行っております。

（２）別の方へ同封し誤送付した方（１７１名）

今週、謝罪と経緯説明の文書を発送させていただきました。

原因となったシステムエラーを改修することは元より、処理件数と発送数の確認をするようチェック体制の見直しを行いました。

平成２９年１２月５日