行政書士事務所の電話番号やFAX、複合機の準備は早めにしないと損するよ

行政書士事務所を独立開業する前にすぐに準備しなければならないものが電話とFAX（出来ればURLとメールも）だ。（電話と事務所はとにかく早めに決める必要がある）

また、早めに決断しないとマイナスになる要因もあるので注意が必要だ。

では早速書いていく。

事務所専用の固定電話を準備する

電話については自宅開業だろうが賃貸事務所だろうが確実に用意する必要がある。行政書士会に登録するにあたっては固定電話がなくても進めることは出来るが「じゃーいらなくない？」というわけにはいかないのである。

自宅に固定電話があるから、自宅の番号でいいやなどと考えたあなたはビジネスで成功しない。そもそも自宅の電話番号だと公私混同になりお客様の信頼も得られない。お客様は行政書士に連絡を取ろうとしてるのに奥さんが「はい、山田です」のように電話に出てしまうとお客様は「大丈夫だろうか」と思ってしまう。

電話に出る時は「行政書士コスモス事務所、山田です」といったように出る必要がある。

また、お客様との通話中に家族の声（特に子供の声）やテレビの音などは、絶対に聞こえないようする必要がある。お客様の個人情報を扱う重要な仕事が行政書士業務だ。事務所の登録申請も居住部分と執務スペースはきっちりと分ける必要がある。心に刻んでおこう。

電話番号はどうするか

正直電話番号はなんでもいいが、できるだけお客様が覚えやすい方がいい。同じ数字が並んでいるものや1234など連番のものは覚えやすいが電話番号の空きがあまり無いことが多い。そんなときは5が入った番号がおすすめだ。5は比較的覚えやすいからだ。

FAX番号も別で取得する

FAXについても固定電話番号とは別で取得する必要がある。家庭用ではFAX自体使わないことが多いと思う。しかし、事業用としてはFAXは今でも現役である。メールやLINEが流行ってるからFAXいらないのでは？と思うかもしれないがそうでもない。メールなどはウイルスや不正プログラムによって個人情報が漏れたりする恐れもありなかなか安心して使うことが出来ない。特に初めてのお客様の場合は注意が必要だ。アナログだが文章のやり取りはFAXの方がしやすいことも多々ある。

FAXは取引先と電話しながらやり取りすることが多い

法人と取引する場合は電話をしながらFAXを送ることが多い。そんなとき、FAX番号を別で取得しておかなければ「当事務所は電話番号とFAX番号が同じなので一度電話を切ってからFAXを送ります。」といった恥ずかしい思いをするでしょう。また、お客様からしても「大丈夫かこの事務所」と思うのが普通だ。建設業界や不動産業界は手続きが遅い・段取りが悪いとすぐにイライラする人がいるので次からは利用してくれないかもしれない。

自分が相手の立場になったら分かると思いますが、間違いなく呆れるでしょう。お客様に不便を感じさせてはいけない。ですので電話番号とFAX番号は最低各１つずつ取得する必要がある。

※電話番号とFAX番号は下一桁を連番にするようにしよう

電話番号：03-0000-0004

FAX番号：03-0000-0005

※2回線引かなくても両方の番号を取得できるサービスがある。次のページで詳しく紹介する。

複合機について

※複合機（FAX、コピー、プリンター、スキャナ機能のあるもの）は昔に比べれば低価格で取得することが出来る。開業当初はそれで充分である。

複合機に関しては本当はレーザーがいいのだがコストが高すぎるのが難点である。よって開業当初の複合機はインクジェットでよい。

業務で必ず使う用紙は「A4」「A3」

役所に提出する書類や協議書などで必ずA4用紙は使うことになる。また、図面の作成や議事録、A4用紙を1枚にするためにA3用紙を利用することがよくある。

ちなみに私はこの複合機をおすすめする。FAX、スキャナ、コピー等の基本機能はもちろんある。また、1枚当たりのランニングコストはモノクロ1.3円と安く大容量インクカートリッジでモノクロ約3000枚印刷することができる。

インクジェットプリンタで印刷したものは耐水性が気になるがこの機種で使われているのは顔料性インクなので耐水性もある程度カバーすることができる。書類を濡らさなければいいのだが、雨や汗で濡れてしまったりすることはあるので耐水性がある方がいいだろう。

どうしてもレーザープリンタがいいのであれば、やはりリースで契約した方がよい。一通りほしい機能が詰まっている複合機でも最近では6年リースで50～60万円程のものもある。自分の業務スタイルや予算に合わせて決定するといいだろう。

電話機について

開業後少人数で運営する場合は家庭用の一般電話で十分である。電話機を選ぶ際は、コードレスの子機があるものがいい。

電話をしながら移動したり顧客の資料をさがすため棚に移動したりとすることがある。また、お客様の問い合わせに対して調べ物をしたりする必要がある場合に書庫に移動して回答することもある。現代人は携帯電話で話しなれているのでコードが無い電話を用意しておいた方がいいだろう。

そういえばコールセンターのトークでは、その場で回答するために、聞かれたことに対してぱっと調べてぱっと回答するように訓練しているところもある。

同じように、お客様に聞かれた事をぱっと調べてぱっと回答すると専門家としての知識があるように感じるだろう。

通話をSDカードに録音出来る機能

お客様と電話で連絡を取る場合、聞き逃してはならない会話をすることがある。聞き取りミスはトラブルにつながる可能性がとても高い。下手をすると損害賠償責任を負うほどの失敗をすることもある。また、基本的には裁判にならないようにお客様対応するのが普通だがもしも裁判に巻き込まれた場合は電話が証拠になる。

よって、重要な内容を電話で話すときはその内容を録音出来るようにしておく必要がある。また、パソコンとの連携を考えるとUSBやSDカードに保存できる方が便利だ。

通話中に、ボタン一つで録音を開始する機能が付いた電話機がいい。やはり使い勝手がよくないと、結局よい機能があっても使わなくなるからだ。私のおすすめはこの電話機だ。

アマゾンのレビューだが載せておく

• かかってきた電話を自動でフル録音できるのは便利でよい。(設定が必要)
• しかも長時間録音できる。設定により一件120分まで録音可能。
• SDHCcard 32Gを入れた場合、1101時間録音できる。(音声データトータル)
• これがVE-GP55DL-Sや子機二台のVE-GP55DW-Sの最大の特徴であるといえる。
• 発信時自動録音にして受信時は手動にすることも可能で、前から録音は１分と１０分から選択できる。

この電話機のいいところは、会話の途中から「この電話録音しておかなければ」と思ったときに10分前に遡って会話の録音をする機能が付いているところだ。聞き逃したり、もう一度聞きたいと思った会話を後から遡って録音できるというわけだ。もちろん親機でも子機でも録音可能である。

パナソニック系の電話で2万円程する機種であれば遡って録音する機能は殆どついている。電話機もそうだがお金をかけると欲しい機能が増えていくので予算に応じて購入する機種を選んだらいいだろう。

なお、録音するためのSDカードに関しては保存容量の多いこれで十分だ。

電話番号はフリーダイヤルを取るべきか

開業当初では要らないとだけ言っておく。実のところ顧問先のホームページでフリーダイヤルと固定電話の実験をしたことがある。正直なところほとんど変わらなかったのである。最近では、携帯電話がかけ放題になり携帯電話からかけてくる人が意外と多いのである。

それでも一般電話でかけてくる人が0人かというとそうでもない。お客様にとっては電話代がタダの方がいいのは確実だが、光電話でかけてくる場合殆ど（8円/3分）なのでそこまで料金を気にしていないのであろう。

開業したての行政書士はスムーズにお客様を誘導する会話スキルが無い人が多い。仮に長電話になって長時間の電話代が気になり話に集中できないのなら、いっそのこと電話代はお客様負担で設定しておいた方がいいだろう。その代わりと言っては何だが、分からなかった事や疑問点を電話を切った後きちんと調べて解答する。そして面談のアポイントを取ってきちんと受任してお客様の役に立とう。

独立開業したての行政書士は営業の電話が半端ないよ

行政書士事務所を開業して「電話が鳴った！」と思って出てみたら営業の電話。ホームページ作りませんか～～～～～。保険に入りませんか～～～～～。複合機いりませんか～～～～～。法律書いりませんか～～～～～。本当に良く営業の電話がかかってくる。

この手の営業がなんと！フリーダイヤルにしていても電話してくるこちらの気持ちを苛立たせる輩がいるのは本当だ。

本当に本当に電話が多い。この人達の営業のための電話代をこちらが負担するとなると「それ違うだろう」って思いますよ。しかし営業担当の人はお構いなしにかけてくるので覚悟しなければなりません。

開業当初にこの電話代を気にするのが嫌なのでとりあえずは固定電話の番号だけでいいよ。

ちなみにだが、私はいくつかホームページを運用しているので都合上フリーダイヤルは導入している。開業当初は導入していなかったが半年ほどして導入した。経費は増えるが受任できるチャンスも気持ち増えるだろうから導入したい人は導入してもいいだろう。

フリーダイヤルを導入しないと一部の人には電話の部分で負けてしまうがその他の部分で勝てばいい。

結局のところフリーダイヤルじゃなくても、多くの人に会って、名刺配って「自分という行政書士」を売っていけば固定電話でも負けないよ。要は同じ地域のお客様として、ホームページを見る前に電話をかけようとしている本人に会えれば先に営業することができ電話番号の問題ではなくなるんだ。ライバルとは違う形で戦うことをおすすめする。

携帯電話をどうするか。スマホ？ガラケー？仕事用二台もち？

現代社会携帯電話はみんな一台は持っていると思う。総務省が発表した調査によると、日本ではスマホ利用者が6割強とのこと。（平成28年）

ということは4割程の人がガラケーを利用していると思う。が行政書士として独立開業するのならばスマホは持っておいた方がいいだろう。

外出先でも次のようなことをする必要があるからだ。

• 所在地を調べる（MAP）
• インターネットで調べ物
• FAX・メールの確認
• 銀行への入金確認や振込み

主なもの記載。

スマートフォンをもっていなければ用意した方がいいだろう。もしも現在ガラケーの場合は格安SIMを契約して2台持ちにするか持ち運び可能なパソコン（タブレット）を用意しよう。通信が発達した現代では事務所に戻ってから確認しますといった話ではなくスマホ（PC）で確認します位言えた方がいいだろう。大企業でも紙の削減（エコ）をして書類はデータ化しようという流れになっている。時代に合わせた働き方をするべきだと思う。

ガラケーでも確認は出来なくはないが効率が悪い。お金に余裕がない人以外はスマホ（PCかタブレット）を準備しよう。

スマートフォンは持っているがプライベートと仕事用の電話番号を分ける方がいいのか

私の意見では電話番号は分けた方がいい。自分の携帯電話に電話がかかってきたときに仕事用の電話なのか、プライベートの電話なのか分からないのは非常に困る。電話に出る時、

「はい。行政書士の〇〇です。」

「はい。△△行政書士事務所の〇〇です。」

と応答する必要があるからだ。

電話したとき、「はい。〇〇です～。」だけだとやはりお客様に与える印象は良くないと思う。

正直私は電話番号については色々試してみた。アプリで050の番号を取って運用してみたり、携帯電話を複数持ってみたりしたが最終的に落ち着いたのが次のスタイルである。

1. プライベート用兼仕事用スマートフォン（格安SIM運用）
2. 仕事専用ガラケー

やはりこのスタイルが一番しっくりきた。

まず、スマートフォン1台で050番号と携帯の番号で運用してみたが、私が使っていた時期では050番号がやはり通話品質が悪いのが一番のデメリットであった。また、着信されているはずだが着信がならなかった事があり使用するのをやめた。

外出時の電話もしっかり依頼につなげよう

お客様からの相談は、やはり一番多いのが電話である。メールで依頼が来ることもあるがやはり電話がメインである。

電話が鳴ったらすぐにとる。取れなきゃ凄まじく早く折り返す必要がある。

思わず凄まじくと入れたが、それほどスピードは大切である。必死に営業をして名刺配って、ホームページを作って集客した結果。お客様が電話をしてくれるというということだ。今までの集大成でもある。

せっかくのお問い合わせを軽く考えていては行政書士事務所経営で成功することはまずない。一つ言えることはお客様はイラッチだ。とにかくスピードを上げてリアクションをする必要がある。

正直なところ、開業当初は事務員を雇うと余裕がある事務所は少ない。ほとんどは一人事務所である。あなたが外出するときには電話は無防備になるのである。行政書士は書士というぐらいだから書類作ってるのかなと思うかもしれないが意外と外出することが多いのだ。

行政書士として開業したら「留守番電話」「電話転送サービス」は必ず利用する必要がある。外出先で電話に出れる場合、出れない場合で対応が変わってくる。

電話に出れる場合

外出先にいるときに電話に出れる場合は事務所電話は転送に設定しておく必要がある。

お客様からお問い合わせをもらったとしても留守番電話にしておいた場合、何も伝言残さないでさってしまう事が多い。

電話に出れる状態の場合は転送設定にしておき優先して電話に出る必要がある。

電話に出れない場合

お客様との打ち合わせ中や新規依頼の面談中に電話がかかってきても出ることは出来ない。この場合は転送設定にしておいても出れないので数コールで留守番電話になる設定をしておく必要がある。

よく留守番電話設定をしていない事務所があるが、お客様からしたらいくら電話を鳴らしても出てくれない。この状態だと本当に営業しているのかと思われても仕方がない。もしかしたら二回目のコールをしてくれないかもしれない。きっちり留守番電話設定はしておかなければならない。

なお、留守番電話設定をして留守番電話に気付いたら「とにかく早く連絡する」必要がある。よくあるケースが、電話かけたら「ほかの事務所に決めてしまった」という回答である。対応が少し遅くなるだけでもこのケースが発生してしまうので本当に注意が必要だ。

留守電が録音されたら自動で音声をスマホに転送できる電話機を使おう

先程紹介した電話は設定可能だ。最近の機種で2万～3万の電話機であれば留守電転送の機能があるはずだ。きちんと設定しておこう。

追加で設定しておかなければならないのが、着信があって留守電を登録してくれなかったお客様の対応だ。意外と多いのが留守電のメッセージを登録してくれないお客様。このお問い合わせを取りこぼさないために設定しなければならないが、詳しい詳細については次のページで紹介する。

月額基本料金が100円かかるが事務員や電話代行を頼むより安いものだ。

また、併せて外出中に送られてきたFAXデータをスマートフォンに転送するサービスも設定する。基本的には外出先で何でも確認できるようにしておかなければならない。何故かというとスピードが大切だからだ。

ちなみにだが、電話は光電話に入ってＦＡＸはインターネットＦＡＸを利用している事務所もある。スマートフォンやパソコンで外出先からFAXを送信することもできる。もちろん受信するとメールで知らせてくれるので問題ない。

一人の行政書士事務所はこれらのサービスを利用して迅速に事務処理やお客様対応をする必要がある。お客様に迷惑が掛からないように早く正確にを心がけよう。

電話代行（秘書）を利用するか

独立開業したての行政書士は自分一人で何でもしなければならない。いかに稼働を減らすかを考える必要がある。そこで、開業当初に電話代行（秘書）を利用するか検討することがある。

電話代行（秘書）は事務所に電話がかかってきた場合、転送で電話代行会社の人があなたの行政書士事務所の事務員として電話対応してくれるサービスだ。

外出先で電話を気にしなくてもよくなるし、留守番電話に比べると印象はいいだろう。なんといっても事務員を雇っているという勘違いが起きる。人を雇えるぐらいしっかりした事務所という印象は多少なりともあるだろう。

電話代行会社の人が事務員として電話対応してくれるので、仕事の依頼を取りやすくなるかもしれない。いいことしかないと思うが、やはりデメリットは月額料金が高いことだ。

電話応対に月額1万円をかけるなら、ネット広告に月1万円をかけた方が仕事が取れるだろう。資金に余裕があり電話の稼働も減らしつつ広告も打つというのであれば初めから電話代行（秘書）を利用してもいいと思う。

※基本的に電話代行はサービスを利用すればするほど料金が上がるので月3万円程いく可能性もある。

私の知るところ行政書士事務所を開業する人でお金にすごく余裕がある人はほんの一握りしか知らない。特に電話代行などの「直接利益を生まない毎月かかる固定費」には極力お金を使わない方がいい。軌道に乗ってきたらいいのだが、最初はとにかく営業費と集客費（広告）にお金を使うのが成功するための早道だ。

とりあえず初めは次の3種の神器で対応すればいい。

1. 転送電話
2. 留守番電話
3. 着信メール通知

電話番号・FAX番号はとにかく早く取得する。できればメールアドレスも。

行政書士事務所を開業するときはとにかく早く電話番号・FAX番号を取得する必要がある。（可能であればホームページのURLとメールアドレスも）

各都道府県の行政書士会にもよってスケジュールが異なるが行政書士の登録申請をしてから登録完了まで1～3カ月程かかる。よくあるケースが「登録完了までに電話番号用意したらいいや～～」と思い電話番号やFAX番号の取得を後回しにすることだ。

正直なところ行政書士登録申請は電話番号準備中ということで携帯電話の番号でも申請は可能だ。しかし、携帯番号で申請可能だから取得は後でいいという考えが間違っている。何度も言っているが新人行政書士の意識するポイントとして「スピード」を取り上げている。

そんな登録申請が完了するときに電話番号・FAX番号取得しようとする考えは後手になっている。エンド（納期）に合わせて行動すると全てが納期に引っ張られて、期限かつかつにしごとするようになる。

ではなく、とにかく前倒しで早く段取りをつけて処理をする必要がある。開業までに電話番号取得ではとにかく遅いのだ。

よく考えてほしい。行政書士登録申請してから登録完了まで1～3カ月あるのだが、その間営業活動をしないのか。営業活動をしてから仕事が入ってくるまで数カ月かかることは普通にある。

例えば仕事取得まで2カ月かかるとすると、登録まで早くて1カ月＋2ヶ月で3カ月は無収入ということになる。はっきり言うと勝負は登録前から始まっているということである。

無収入期間をとにかく短くすることで廃業するリスクも減らせるし軌道に乗るまでの期間も短くできる可能性が高まるのだ。登録完了前から開業準備中の名刺をもって多くの人に会う必要があるのだ。そのとき事務所の電話番号・FAX番号を記載しておく必要がある。（何度も言うがホームページのURLとメールアドレスも可能であれば入れるべきだ）

「お金にゆとりあるしゆっくり準備しよう」なんて考えてると本当に廃業への道を歩むことになるよ。

行政書士になったら本当に大切なこと「期限」を守るには段取り力

行政書士になったら本当に期限に気をつけなければならない。期限に気を付けないで許認可をふっ飛ばしたら（期限切れ）本当に損害賠償請求されるよ。だから期限かつかつで仕事をしたらダメなんだ。

開業前に沢山の人に挨拶するとき名刺がないと困るだろう。では、名刺に書かなければならない事項は早めに準備しなければならないだろう。

それなら、名刺渡さないで挨拶しようと考えるのなら成功はないだろう。一般のビジネスマンはそんな非常識な挨拶をしないよ。行政書士だからって特別優遇されるわけじゃないよ。第一印象で悪いイメージが付いたら仕事来ないよ。

とにかく悪いことは言わない。行政書士事務所開業前でも電話番号・FAX番号（URL・メールアドレス）は早めに準備し名刺を準備して営業を早く始めよう。電話番号の取得や各種設定は次の記事で詳しく説明する。

まとめ

• 開業準備中の名刺に電話番号・FAX番号（URL・メールアドレス）決断は早く済ませて準備はすぐに。
• 事務所の固定電話番号は必須
• 事務所の電話番号とは別でFAX番号必須
• 外出時対策転送サービス
• 留守番電話の転送サービス
• 事務所の着信をメールで通知サービス
• 電話機はコードレスで便利な録音機能付
• 複合機はプリント・コピー・スキャナ・FAX付のインクジェット
• スマートフォンとガラケーの2台持ちおすすめ