行政書士事務所開業時に最適の電話・FAXサービス

世の中には様々なサービスがあるが自分に合ったサービスというものを理解する必要がある。いかに良いサービスでも自分に合ってなければ効果は減るだろう。行政書士事務所を開業するときに最適な電話サービスを紹介する。なお、このサービスは一人で開業する個人事業主や他士業にもおすすめできるサービスである。

まずは電話番号を取得する必要がある。

電話番号を取得するには、事務所に電話回線が通っている必要がある。すでに電話回線とFAX回線が通っている場合は電話番号とFAX番号を取得すればよい。よくわからない場合は申し込み後NTTの人に要望を伝えると工事や処理をしてくれる。

事務所に電話回線が来てない場合は電話回線をつなげる工事をする必要がある。

使用する電話サービスは何にするか

これは一択だ。私も利用している「NTTひかり電話Ａ（エース）フレッツ光」をおすすめする。

選ぶ理由は2つある。

1. 一人運営の行政書士事務所に必要な通信方法がすべて揃っている
2. 通信方法を揃えるための経費が必要最小限に設定できる

この2点がひかり電話Ａ（エース）を選ぶべき理由だ。

ほとんどいないと思うが行政書士事務所を開業するときに複数人で運営する予定であれば（例えば数人集まって行政書士法人にするなど）ほかの電話サービスを検討するのもいいだろう。しかし、一人行政書士事務所であればこれ以上のサービスはない。また、似たようなサービスもあるがいろいろ検討しても料金はほとんど同じだしサービスの質が大きく変わるわけではない。

私の周りでは、みんな信頼のブランドNTTを利用しているの事が多い。

一人運営の行政書士事務所に必要な通信方法がすべて揃っているについて

別の記事でも書いたが行政書士事務所を開業してすぐに事務員を雇うのは難しい。事務員がいない場合次の方法をすべて満たせる必要がある。

1. 電話番号とFAX番号を別々に用意する
2. 外出中に事務所にかかってきた電話を転送する
3. 外出中に事務所に送られてきたFAXをスマホで確認する
4. 外出中に事務所にかかってきた電話をメールでスマホに知らせる

これらの条件を満たせる必要がある。この４つの条件を満たせるのが「フレッツ光」「ひかり電話エース」である。

必要な条件を満たせるについてもう少し詳しく説明する。

１．電話番号とFAX番号を別々に用意する

通常の電話回線は2つの番号を利用するためには2回線引く必要がある。工事料や電話回線の料金も2回線分必要になる。

そこで登場するのが「ひかり電話エース」である。ひかり電話エースは1回線引くだけで電話番号とFAX番号を取得することができる。電話とFAXは別々に利用することが可能だ。

具体的には「複数チャネル（ダブルチャネル）」と「追加番号（マイナンバー）」というオプションサービスを利用するのである。このチャネルというのが同時接続できる数であり、番号を追加することによって同時に2回線分接続できるようになる。

少しややこしいが2チャネル3番号だと、番号が三つあって同時接続は2回線のみということだ。

ちなみに、自宅を事務所にする場合で自宅用として電話番号を1つ利用している場合は3番号必要になる。その場合は、次の記事で3番号取得して利用する方法を紹介するので参考にしてほしい。

２．外出中に事務所にかかってきた電話を転送する

これは「ボイスワープ」というサービスを利用することになる。これは転送電話設定である。ほかの電話回線でも同じサービスはあるが、ひかり電話エースを利用すると安く利用できる。

３．外出中に事務所に送られてきたFAXをスマホで確認する

これは「FAXお知らせメール」というサービスを利用する。FAXお知らせメールは、自宅や会社にFAXがあったことを、あらかじめ指定したパソコンや携帯電話のメールへお知らせし、パソコンからFAX内容を確認することができるサービスだ。

外出中にお客様からFAXを確認してほしいと言われることがある。前の記事でも書いたが「事務所に戻って確認します」では正直遅いのである。一昔前なら外で見る方法がなかったが今はあるのだ。あるのに自分の都合だけで見ないのは自己満足というかわがままだ。お客様はとにかく早く確認してほしいのだ。「後でもいいよ～」って言ってくれても実は早く見てほしいものだ。レスポンスの速さで他の行政書士を圧倒しよう。

４．外出中に事務所にかかってきた電話をメールでスマホに知らせる

これは「着信お知らせメール」というサービスを利用することになる。外出中に自宅に着信があったら、あらかじめ登録したメールアドレスに着信があったことをお知らせするメールが届くサービスだ。

留守番電話サービスとは違い着信があったことを知らせてくれる。留守電に伝言を残さない人が多いのが現状だ。その場合このサービスで対応するのである。

ひかり電話はもちろん、ナンバーディスプレイや迷惑電話お断りサービス等、一般的に利用されているサービスも利用することができる。

ひかり電話はフレッツ光を利用するためインターネットの速度が速い

やはり、光回線はADSLに比べて圧倒的に速い。行政書士業務でインターネットを利用することは多い。光回線の速さは作業効率を高めてくれる。塵も積もればだが、毎日回線速度の待ち時間が5分あった場合、1年で1825分の損失になる。

なお、ひかり電話エースを利用するならフレッツ光を契約することになる。ひかり電話単体での利用はできないということだ。実際インターネットを使わないと仕事にならないので固定回線のインターネットを契約する必要はあるので問題はないだろう。

通信方法を揃えるための経費が必要最小限に設定できる

ひかり電話は昔の電話違い電話加入権を購入する必要がない。回線として光ファイバーを利用するからだ。通常の電話回線が引かれていない場所でも利用することができるのだ。

他にも通話料については通常の電話回線に比べてかなり安くなる。通常の固定電話に電話した場合、ひかり電話エースだと全国どこにかけても一律3分8円。NTT加入電話の場合、市内の場合は3分8.5円（深夜の場合は4分8.5円でお得）になる。なお市外通話の場合は安くて3分20円かかることになる。

この差はかなり大きい。

単純計算で市外通話3000分話したとすると

ひかり電話エース　→　8000円

NTT加入電話　→　20000円

先程も書いたが塵も積もれば山となる。1年間を通してはもっと多くの時間、電話することになるのでもっと大きな金額になるだろう。

行政書士のお客様との通信手段では電話が一番多い。毎日かなりの時間（回数）電話することになるので仕事をすればするほど比例して電話料金も増えていく。とにかく通話料が安い方がいいに決まっている。

安いということは通話品質が悪いのではと考える人もいると思う。が通話品質については全く問題はない。安心して利用できる。

個人の行政書士事務所としては、全てのサービスを揃えており、通話品質に問題がなく料金も安くコストカットできる。ひかり電話エースは最高のサービスだと思う。しかし、良いサービスで「いいことばかり」だと思うかもしれないが、きちんとひかり電話エースにもデメリットはある。

ひかり電話のデメリット、停電中には電話が使えない

ひかり電話は宅内の電気を使うためこのようなデメリットがある。私はこのデメリットが気になった。事務所が停電になり固定電話やFAXが利用できなくなったらどうしようと。仮に停電はなくてもブレーカーが落ちて電気が来なくなったらどうしようと。実際私の事務所ではよくブレーカーが落ちることがあった（現在は電気工事して電気が落ちない）。

たまにあるかなの停電とブレーカー落ち（工事してからは落ちなくなった）とコストが安くほしいサービスが全てあるひかり電話エース。

メリット、デメリットを比べると圧倒的にメリットが上回っていると思えたので私はひかり電話エースにした。

実際停電なんてそうそうあるものでもないし、ブレーカー落ちも電気工事したら直ったし。もしも停電になっても仕事用の携帯があればそこから通話することも可能だし。もしもひかり電話エースを利用しなかった場合は通信量と使い勝手が悪くなることを考えるとひかり電話エースにするのが賢い選択だ。

「ひかり電話エース」の申込手続

ひかり電話エースを選択する場合の申込方法も書いておく。

「NTTひかり電話」のホームページにアクセス

ホームページ画面右上の方にある「スピードお見積り」のバナーをクリック

「お見積り依頼（お問合せ）フォーム」に必須事項を記入して送信

メールアドレスは必須項目ではないが入力。また、質問がある場合は備考欄に入力しておこう。

担当者から電話、メールが来る

見積もり額（回線を引く環境、地域等で工事費用が異なる）を確認。他にも以下のことを決める。

• 電話回線工事の日程
• 利用するサービス
• 取得したい電話番号、FAX番号（ここで決めなくても良い）（ただし、確定するのは工事完了時）

工事完了（電話番号取得）

おおよその流れはこのような感じだ。

ワンポイントアドバイス

※なお、いきなり電話をしてもサービス内容に詳しくない受付係につながるだけで、時間が余計にかかる。誤解が生じると後で面倒なことにもなる。ですので電話回線を引く住所等の必要事項をフォームに記入して送った後、その営業エリアの担当者と話を進める方がスムーズに電話番号を取得できるのである。

注意ポイント

電話番号やFAX番号の確定は工事完了時だ。手続き途中は仮の番号にすぎない。工事完了するまでは名刺に書くのは控えておいた方がよい。

電話工事が完了するまでの期間はどれぐらいか

先程書いた「お見積もり依頼（お問い合せ）フォーム」を送信してから約1ヶ月後だ（※工事の込み具合でもう少し期間がかかることもある）。1カ月かかるので早く動かなければならないのが分かると思う。電話番号・FAX番号が確定しないと名刺を作れないから注意が必要だ。

フォームにてお見積り依頼は出来るだけ早く送るようにしよう。

※申込前に疑問点が有れば備考欄に質問事項を、無ければ申込後担当者に聞けばよい。

ひかり電話エースの詳しいサービス内容が知りたい方は次の手順

NTTひかり電話のホームページにアクセス

画面をスクロールし次のバナーをクリック

表示されたページにひかり電話エースのサービス内容が書いている。

以上が行政書士向けの電話サービスの紹介だ。電話回線、ネット回線の申し込みをしたら次はホームページの準備をする必要がある。ホームページは自分で作っても良し、ホームページ作成業者に頼んでも良し。どちらでもよい。しかし、集客に使えないホームページは作成するべきではない。ホームページについては書くことが沢山あるので別のページで考え方やテクニックを紹介する。

電話・FAX組み合わせ番外編

事務所と自宅の電話を「ひかり電話エース」にFAX回線をインターネットFAXを利用する。このパターンの場合は電話番号を2回線（チャネル）にして番号追加をして電話番号も2番号にする。

するとFAXの回線が無くなるのでFAX番号と回線を用意する必要がある。そんな時利用するといいのがインターネットFAXだ。外出中にFAXが届いた場合スマートフォンで確認もでき、またアプリやメールを利用してFAXを送信することが出来るのである。FAXの送信も受信もスマホやパソコンでやりたい人はインターネットFAX業界で有名なこちらの会社を選択しておけば間違いない。

なお、ひかり電話エース等の固定回線でFAXを利用する場合はFAXの受信はスマホやパソコンにメールで受信することになる。その場合送信することができなくなるのが分かると思う。そんな時は送信時プランだけ月額料金無料のインターネットFAXサービスがある。それがいつでもどこでもFAX送受信！ToonesインターネットFAXサービスだ。こちらの送信プランのみだが月額料金無料（もちろん送信料金はかかる）である。送受信プランは月額料金がかかるので注意が必要だ。

※FAXを固定回線にしておいた方が1枚当たりの料金は安い。FAXの利用方法は、外出先から送信する頻度や自分の業務スタイルをイメージして決めればいいだろう。

なお、FAX番号で該当地域の番号が無い場合は050の番号を選べばよい。

まとめ

• 行政書士事務所独立開業当初はNTTひかり電話がおすすめ。
• 電話番号取得できるまでに約1ヶ月かかる。早めに申込しよう。
• 申込は直接営業担当の人と話せるように申込フォームからお問い合わせする。
• 申込は「ひかり電話エース」「フレッツ光」。
• オプションサービスは次の通り。

マイナンバー（追加番号）
ダブルチャネル（複数チャネル）
ボイスワープ
ナンバー・ディスプレイ
着信お知らせメール
FAXお知らせメール

• 申込が終わったらホームページの作成準備をする。
• FAXを頻繁に利用しない場合は、事務所（自宅）を「ひかり電話エース」プランで利用。FAXはインターネットFAXを利用する。