パソコンに関しては、出来れば事務所用のデスクトップと、外出先でも使えるように、ノートパソコンを用意するのがベストです。
しかし、最初は資金にも余裕はないでしょうから、どちらかを準備すれば良いでしょう。
では、どちらを選んだ方がいいかというと、私個人としてはデスクトップの方が良いのではないかと思います。
ノートパソコンはデスクトップより画面も小さく処理速度も劣ります。
ノートパソコンであれば、事務所でも外出先でも使えますが、開業間もないころは持ち歩く機会もそれほどないと思います。
それより、事務所で使う時間のほうが多いでしょうから、まずは使いやすいデスクトップパソコンを事務所に設置し、状況に応じてノートパソコンも買いそろえれば良いと思います。
WordやExcelといったソフトも必要ですので、インストールしましょう。
もとからソフトが入っているパソコンもありますが、最近では入っていないものもあります。
ソフトが入っていないパソコンは価格が安いので、すぐにわかると思いますが、ソフトが入っていると思って買ったら入ってなかった、なんてこともありますので、よく確認してください。
それと必ず、セキュリティソフトをインストールするなど、セキュリティ対策は必ず行ってください。
特に、お客様の情報やパスワードは厳重に管理しましょう。
中古パソコンはＮＧ
中古のパソコンは避けた方が良いです。
パソコンの寿命は１０年ほどです。
ハードディスクに関しては使用頻度にもよりますが５年くらいと言われています。
購入してすぐに故障することは稀でしょうが、寿命が短いことに変わりはありません。
パソコンの調子が悪くなれば、業務にも支障が出ますし、新しいパソコンを購入し、切り替え作業などもしなければなりません。
また、ウィルスなどのリスクもあります。
その手間暇やリスクを考慮すると、中古パソコンはやめた方が良いでしょう。
おすすめのパソコン
特にこだわりや好みがなければ、ＤＥＬＬのパソコンをおすすめします。
価格も安く、スペックも高いので、コストパフォーマンスに優れています。
私は１０年ほど、ＤＥＬＬのパソコンを使っていますが、特に問題もありません。
今、おすすめなのはこちらです。
おすすめセキュリティソフト
パソコン用のセキュリティソフトは数多く出回っており、どれを選んだら良いのかわからないという方も多いと思います。
セキュリティソフトは様々な機能がついていますが、中には必要性が低い機能もあります。
あまりに多くの機能があると、パソコンの処理速度が低下してしまう可能性があります。
色々なセキュリティソフトを試してみましたが、「ESET パーソナル セキュリティ」に落ち着きました。
私は値段と機能で「ESET パーソナル セキュリティ」を選びました。
「ESET パーソナル セキュリティ」を選んだ理由
必要なセキュリティ機能が揃っていること
無駄な機能がないこと
低価格なこと
パソコンの処理速度に影響がないこと
ＦＡＸの記事でもお伝えしましたが、プリンターはＦＡＸ機能がついた複合機が良いでしょう。
ＦＡＸやコピー、スキャンなど業務に必要な複合機プリンターがあれば、１台で十分です。
複合機に必要な機能
ＦＡＸ
複合機をＦＡＸ機の代用としますので、必ずＦＡＸ機能がついたものを選んでください。
また受信したＦＡＸを印刷せずに画面で確認できる「見るだけ受信」という機能がついているものがあります。
この機能がついていれば、受信したＦＡＸが印刷不要なものであれば、印刷することなく確認だけできますので紙やインクの節約になります。
他にもＰＣ－ＦＡＸ機能というものがついている複合機があります。
これにより、パソコンからＦＡＸを送受信することができるので便利です。
Ａ３対応
行政書士は様々な書類を作ることになりますが議事録や図面などはＡ３で作成することになります。
使用頻度は高くないので、Ａ３非対応のプリンターを購入して、必要に迫られたらコンビニなどで印刷してしまう人もいます。
しかし、どの業務が主力になるかはわかりませんので、念のためＡ３対応のプリンターを用意しておいた方が良いです。
Ａ３非対応のプリンターを用意したけど、使用機会が多くなり結局すぐに買い直した人や追加で購入したという人もいますので、初めからＡ３対応プリンターを用意しておいた方が無難でしょう。
カラープリント
申請によっては写真を添付するものがありますので、写真プリントができるものが良いです。
使用頻度は高くありませんが、行政書士事務所開業の挨拶状や年賀状、チラシ、資料など、活躍する場面は多いです。
両面プリント
作成する書類によっては両面印刷でも問題がないものがあります。
その場合は両面印刷した方が書類もスリムになりますし、コストもかかりません。
また、資料なども両面印刷で済むものはコスト削減のためにも積極的に利用したいものです。
スキャン
書類の保管などに活躍してくれます。
以前は紙ベースで書類を保管している事務所が多かったですが、現在ではＰＤＦなどでデータ化しハードディスクに保存する方法が主流です。
複合機に必要な機能一覧
ＦＡＸ
ＦＡＸ見るだけ受信
ＰＣ－ＦＡＸ機能
Ａ３対応
カラープリント
両面プリント
スキャン
レーザープリンターについて
インクジェットプリンターは写真などのカラーを印刷する場合は綺麗に印刷されます。
反対にモノクロの場合はレーザープリンターの方が綺麗に印刷されますが、機器の値段が高いです。
書類のプロである行政書士たるものレーザープリンターでなくては駄目だ、と言っている人もいます。
しかし印刷の質で業務に支障が出るわけではありませんので、インクジェットプリンターで構いません。
またインクジェットプリンターで印刷したものは水濡れでにじんでしまうから駄目だという行政書士もいます。
それは一理あるのですが、私の場合そもそも水に濡らしてしまったという経験はありませんし、濡れてしまったとしても、その書類は破棄して新しく印刷し直すでしょう。
濡れてしまった書類をお客様や役所に提出するということは行政書士としては考えられないので、そういう点ではレーザープリンターでもインクジェットプリンターでも構わないと思います。
開業当初はなるべく初期費用を抑えたいと思いますので、事務所の運営が軌道に乗って、資金に余裕が出てきたらレーザープリンターの購入を検討してみると良いでしょう。
おすすめ複合機プリンター
おすすめの複合機プリンターは「brother MFC-J6973CDW」です。
行政書士業務において、必要な機能が全て揃っており、何より低価格です。
少々、大きいのが気になりますが、使い勝手は抜群です。
最近は重要性が低くなってきた固定電話ですが、事務所の信頼性のためにも固定電話は用意しておきましょう。
行政書士の業務において必要な電話機の機能やスペック、おすすめの電話機について紹介していきますので、参考にしてみてください。
留守番電話機能
行政書士は外出が多いので、必ず留守電機能が付いているものを選びましょう。
着信転送サービスを利用している場合でも、予め電話に出られない時には着信転送設定せずに留守電にしておくことになります。
また、休業日や業務時間外などは留守電に設定しておくので、この機能は必須です。
外出先で留守電を確認できる
電話機によっては、外出先でも留守電メッセージを確認できる機能が付いているものがあります。
外出の多い行政書士にとっては、これが意外と役に立ちます。
大事な打ち合わせや、行事などの場合、着信転送は設定せずに留守電にしておきますが、外出先で手が空いたら留守電を確認し折り返しの連絡をすることができるのです。
また、休業日や業務時間外などは事務所の固定電話は留守電に設定しておきますが、着信があった場合は留守電を確認し、新規のお客様や大事な顧客からの連絡の場合は休業日などで外出していても、折り返しの連絡を入れた方が良いでしょう。
録音機能付き
お客様と電話している時、ついついメモを取り忘れてしまうこともあります。
そんな時、便利なのは録音機能が付いている電話機です。
通話開始時に自動で全部録音できるものや、聞き逃した時に手動で数分前の会話から録音できるものなど、様々あります。
コードレス子機
特に必須というわけではありませんが、コードレス子機がついていれば、電話しながらＦＡＸを取りにいったり、資料を取りにいったりと移動することができます。
コードレス子機ではなく、親機の受話器がコードレスになっているものもあります。
ナンバー・ディスプレイ対応
こちらも必須というわけではありませんが、ナンバーディスプレイだと、誰からかかってきたのかわかりますので、何かと便利です。
大事なお客様との打ち合わせ中に、営業電話などがかかってきては困るという方は利用するのも良いでしょう。
ナンバーディスプレイは電話機が対応している必要もありますが、通信会社とオプション契約する必要もありますので、注意してください。
固定電話に必要な機能一覧
・留守番電話機能
・外出先で留守電メッセージを確認できる
・コードレス子機
・録音機能付き
・ナンバー・ディスプレイ対応
※ＦＡＸについて
ＦＡＸはプリンターにＦＡＸ機能がついた複合機がおすすめです。
電話機とＦＡＸは別番号にするので、ＦＡＸ機能付きの電話機を用意する必要はありません。
複合機が１台あれば、事が足りますし、そちらの方が場所もとりません。
詳しくはこちらの記事をご覧ください。
おすすめの電話機
この電話機は比較的リーズナブルで、必要な機能も全て揃っていますので、おすすめです。
録音時間は留守録と合わせて１２０分録音可能です。
ただし、生産が終了してしまったので、在庫がなくなる可能性があります。
検討されている方は早めに購入した方が良いでしょう。
VE-GD60DLが生産終了となってしまったので、次におすすめなのがこちらです。
こちらの電話機も必要な機能は全て揃っています。
また、この電話機は親機の受話器がコードレスになっています。
録音時間は留守録と合わせて１２０分録音可能です。
この電話機もおすすめです。
こちらは、操作不要で会話を全て録音できる「フル録音」という機能がついています。
録音時間は留守録と合わせて１２分と短いですが、その代わり、ＳＤカード対応です。
２GBのＳＤカードで６８時間も録音することができます。
KX-PD305DLはＦＡＸ機能がついていますが、電話機とＦＡＸ機は別番号で使用しますので、この電話機でＦＡＸを使うことはありません。
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