行政書士事務所開業に最低限必要なオフィス用品
・パソコン
・プリンター、ＦＡＸ、コピー機
・固定電話
・事務用デスク
・応接用テーブルや椅子・ソファ
・本棚や、レターケース
・書庫
行政書士事務所を開業するにあたっては様々なオフィス用品が必要となってきます。
作業上、必要なものはもちろんのこと、お客様をお迎えして事務所で打ち合わせをする上で必要なものなどもあります。
細かいものは、開業後、徐々に揃えていくとして、ここでは開業の際に必要な最低限のものを中心に解説します。
必要最低限のものは準備すること
行政書士事務所開業には、支部による事務所調査をクリアしなければなりません。
事務所調査では、行政書士業務を行う上で問題がないかどうかをチェックされます。
その際に、指摘を受けないよう、最低限揃えなければならないものはきちんと準備してください。
あまりにも準備不足の場合は、いい加減な人だと調査される先生に思われてしまいますし、最悪、登録を留保される可能性があります。
逆に、ちゃん準備しておけば、調査される先輩行政書士の先生からの評価も良くなるでしょう。
また、開業してから、「これがない」、「あれがない」、となるようでは業務に支障が出るばかりか、お客様にも迷惑をかける可能性があります。
細かい部分は後回しでも良いですが、最低限必要なものは揃えておきましょう。
作業効率を考えたオフィス用品を用意すること
自宅であれ、賃貸事務所であれ、そのオフィスはこれから自分が仕事をしていく大事な場所となります。
その場所で多くの時間を過ごすことになりますので、少しでも作業効率の良い事務所にした方が良いです。
作業効率を高めることによって、時間の節約にもなりますし、業務のスピードも違います。
我々行政書士は、素早く正確に業務を行う必要があります。
それが行政書士の価値のひとつです。
その為にも、少しでも、業務の効率を上げていくことが大事になってきます。
また、長時間座ってのデスクワークをすることも多くなりますので、自分の身体への負担も考慮して作業がしやすい環境を整えていくことが大事です。
特にパソコンに向かって作業することが多くなりますので、腰、肩まわりなどに大きな負担をかけます。
事務用デスクや椅子などには気を配った方が良いです。
身体を壊しては仕事も出来なくなるので、身体に負担をかけないようなオフィス環境を意識していきましょう。
お客様を意識した事務所づくり
行政書士事務所は、お客様が来所して、打ち合わせすることもあります。
その際は、お客様に不快感を与えないような事務所にする必要があります。
むしろ、お客様にまたこの事務所で打ち合わせしたいと思って頂けるような事務所にしていくべきです。
特に自宅事務所などの場合は、「ここは自宅事務所だけど、とても素敵な事務所だ」と思ってもらえる事務所にすれば、お客様の評価も一気に上がるでしょう。
また、事務所のイメージやブランディングなどを意識して内装やオフィス用品を戦略的に考えていきましょう。
例えば、男性の行政書士で許認可系を専門にやっていきたいと考えている場合は経営者の顧客が多くなると思われるので、誠実さや信頼性などを印象づける必要があります。
そこで、黒や茶色を多用して、重みのある事務所の雰囲気を作ると良いかもしれません。
他にも、女性の行政書士で、遺言・相続などの民事系を専門にやっていきたいなどという場合は、一般のお客様が多くなりますので、親しみやすさや相談しやすい印象が求められます。
白色やナチュラルな配色にして、植物なども配置して、来所される方が落ち着いて相談できるような雰囲気が良いかもしれません。
また、高齢者の相談も多いでしょうから、バリアフリー化したり体に負担をかけないよう気を配ってあげるのも良いでしょう。
このように事務所の内装やオフィス用品を決めていくときには自身の専門分野や事務所の方向性などを意識して決定していくのもおすすめです。
その際に気をつけることは「統一感」、「高級感」、「清潔感」の３つを意識することです。
統一感
事務所は自身のイメージやブランディングを反映するものです。
自身のイメージやブランドをお客様に伝えるためには「統一感」が必要です。
簡単に言うと色や材質などを統一するということです。
例えば、先ほどの男性の行政書士で許認可系を専門にやっていきたいと考えている場合を例にしてみます。
この場合、誠実さや信頼性などを印象づける為、黒や茶色を多用して、重みのある事務所の雰囲気を演出します。
黒色や茶系の色に、ピンクや黄色などの明るい色が入ってしまうと統一感は崩れてしまいます。
また、重みのある雰囲気にするには、木材や石材を使ったものを多用すると良いでしょう。
その中にガラスやスチール、プラスチックを使うと、その統一感は崩れてしまします。
高級感
業務にもよりますが、行政書士の業務への報酬額は決して安いものではありません。
それを考えると行政書士事務所にも、ある程度の高級感は必要となるでしょう。
例えは悪いかもしれませんが、外観も内観も安っぽい居酒屋と、外観も内観も高級店のような居酒屋で同じものを食べて、同じ会計だとしたら、前者の居酒屋は高いと感じると思います。
もっと印象が悪くなると、ぼったくられていると感じるかもしれません。
それを避けるためにも、ある程度の高級感が行政書士事務所にも必要だと思います。
高級感を意識すると言っても難しく考える必要はありません。
高いものを置く必要はなく、安っぽいものを置かなければ大丈夫です。
特に気をつけたいのは１００円均一で購入したものです。
１００均では、事務用品として必要なものから、インテリアとして使えるものまで様々なものが手に入ります。
しかし、安っぽいものも多く、それがあるだけで雰囲気が崩れてしまうことがありますので、注意してください。
また、お客様に使ってもらうボールペンなども、あまり安っぽいものを用意しない方が良いでしょう。
そこまで高いものは用意しなくてもいですが、１００均で何本も入っているようなものは避けましょう。
清潔感
いくら事務所にこだわっても、清潔感のない行政書士事務所は失格です。
これが最も大切だと言っても過言ではありません。
掃除は毎日行いたいものです。
毎日やった方が、日課になりますし、簡単です。
ためてしまうと、その分掃除する箇所も多くなります。
大変なのでついつい後回しにしてしまうという悪循環にもなります。
また、応接用テーブルや椅子、ソファなどはなるべく新しいものを用意しましょう。
中古の物を選ぶときは、必ずチェックして、汚れや劣化具合を確認してください。
お客様が使用するものですので、綺麗で清潔感のあるものを選びましょう。
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