今回はExcelで作成した住所録のデータを、Wordの「差し込み印刷」という機能を使って、宛名ラベルに差し込む方法をご紹介します！
今回ご紹介する方法では、Excelで作成した住所録のデータを使用しますので、そのデータをあらかじめ準備しておいていただく以外に、もう1つ準備が！
それは「ラベルシールを用意しておく」こと。
ラベルシールは家電量販店や文房具店で売っています。
ラベルシールはメーカーや型番によって、ラベルのサイズが様々。
今回ご紹介する宛名ラベルの差し込み印刷では、ラベルのサイズを早々に指定しなければなりません。
だからこそどのラベルシールを使うのかをあらかじめ決めておかなければならないんです！
ご参考までに・・・
- ラベルシールを探せ！ （本家Be Cool Usersへ移動します）
差し込み印刷ウィザードの起動
早速、宛名ラベルの作成に入ります。
Wordを起動し、左のように新規文書が表示された状態のまま操作を始めます。
くどいようですが（笑）、起動するのはExcelではなくWordです。
［差し込み文書］タブ、［差し込み印刷の開始］グループの［差し込み印刷の開始］ボタンをクリックし、
［差し込み印刷ウィザード］をクリックすると、
画面の右側に［差し込み印刷］作業ウィンドウが表示されます。
ここで差し込み印刷に関する指定を順に行っていきます。
差し込み印刷 手順 1/6
この作業ウィンドウの下部を見ると、「手順 1/6」とあります。
全部で6つの手順があって、その1つ目ですよ～ということです。
手順の途中、今どの位まで行ってるのか、あとどれ位手順が残っているのかなど、ここを見て確認するといいと思います。
では早速操作を・・・。
まずはこの機能を使ってどんな文書を作るのかを選択します。
今回は宛名ラベルを作るわけですから［ラベル］を選択し、［次へ］をクリックします。
差し込み印刷 手順 2/6
ラベルシールの用紙指定を行います。
［文書レイアウトの変更］を選択し、［ラベルオプション］をクリックすると、
ラベルシールの用紙指定を行うダイアログボックスが表示されます。
［ラベルの製造元］で用意しておいたラベルシールのメーカーを選び、［製品番号］で型番を選択します。
［ラベルの製造元］、［製品番号］はラベルシールのパッケージなどに記載されています。
もし、この一覧に無い製品を用意しておいた場合には、自分でラベルシールのサイズを指定します。
先程のダイアログボックスで［OK］ボタンを押すと、画面上に、指定した製品のサイズに合った枠線が表示されます。
もしここで、ラベルの形を表す線が見えない場合には「表のグリッド線を表示」をどうぞ。
そして作業ウィンドウも、用紙指定が終了したので、先程の［文書レイアウトの変更］を選択した状態から、自動的に［現在の文書を使用］を選択した状態に変わっています。
［次へ］をクリックします。
差し込み印刷 手順 3/6
住所録データの指定を行います。
既にExcelで作成してある住所録データを使うので［既存のリストを使用］を選択後、［参照］をクリックします。
住所録ファイルを指定するダイアログボックスが表示されるので、ダイアログボックス上部や、左部を使って、住所録ファイルのある場所を指定後、住所録ファイルを選択し、［開く］ボタンをクリックします。
この時、住所録ファイルが表示されない場合には、ダイアログボックス右下で［すべてのデータソース］を選択すると表示されます。
指定したExcelファイルの、どのシートに住所録データがあるのかを指定します。
住所録データのあるシートを選択し、［OK］ボタンをクリックすると、
住所録データが表示されるので、もし宛名ラベルに差し込みたくないデータがある場合にはチェックをはずします。
［OK］ボタンをクリックします。
画面に表示されているラベルの枠線内を見ると、先頭のラベル以外に、<<Next Record>>と表示されます。
これは、次のデータを順に差し込みます、という指令なので消さないようにします。
住所録データの指定が終了しました。
作業ウィンドウに、指定した住所録の名前が表示されています。
［次へ］をクリックします。
差し込み印刷 手順 4/6
画面に表示された先頭のラベルに、ラベルの体裁を指定していきます。
実際の郵便番号データの前に「〒」マークを表示したいので、「〒」マークを入力します。
「〒」マークは、「ゆうびん」と入力し変換すればOKです。
「〒」マークの隣には、住所録ファイルにある［郵便番号］のデータを差し込みたいので、「〒」マークの右隣にカーソルがあることを確認して、作業ウィンドウの［差し込みフィールドの挿入］（左図）をクリックします。
ちなみに、作業中に、作業ウィンドウの下部分が見えなくて困ったら、右の図のような［▼］にマウスポインタを合わせればいいですし、
上部分が見えなくて困ったら、［▲］にマウスポインタを合わせればいいですヨ。
先程の、作業ウィンドウの［差し込みフィールドの挿入］をクリックすると、ダイアログボックスが表示され、Excelの住所録ファイルの項目名が表示されるので、郵便番号に当たる項目を選択し、［挿入］をクリック。
次の作業をするために、このダイアログボックスを右上の［閉じる］ボタンで閉じておきます。
「〒」マークの隣に［郵便番号］が差し込まれる領域が挿入されました！
その下の行には［住所］を差し込む領域を作りたいので、郵便番号の下にある改行マークのところにカーソルを置き、
再度、作業ウィンドウの［差し込みフィールドの挿入］をクリック、表示されたダイアログボックスで住所にあたる項目を挿入し、ダイアログボックスを閉じておきます。
住所の下にもまだまだ項目を挿入したいのですが、この下にはもう改行マークが無く、カーソルを移動できないので、住所の項目の後ろにカーソルを置き、［Enter］キーで改行します。
先程までの［差し込みフィールドの挿入］をクリック、差し込みたい項目を指定する作業を繰り返し、宛名ラベルに、必要なデータを差し込むための領域を挿入していきます。
「〒」や「様」など、宛名ラベルに共通して表示させたい文字は、直接キーボードで入力します。
更に、中央揃えなどの配置やフォントサイズの変更といった書式設定で、ラベルの見栄えを整えます。
書式設定したい部分を範囲選択し、
普段、中央揃えやフォントサイズの変更をする時と同じ要領で書式設定します。
見栄えが整いました！
これで先頭のラベルだけ、がっちり設定が終わりました！
あとはこの先頭のラベルの設定をすべてのラベルに適用します。
［すべてのラベルの更新］をクリックすると・・・
他のラベルにも同じ設定が適用されます！
くどいようですが（笑）、先頭のラベル以外に表示される<<Next Record>>は、次のデータを順に差し込みます、という指令なので消さないようにします。
各ラベルには、<<郵便番号>>、<<氏名>>のように表示されています。
「この部分に、指定した住所録ファイルの郵便番号のデータを持ってきてね～」といった指定がされているわけです。
この<<郵便番号>>、<<氏名>>といった部分のことを差し込みフィールドと言います。
［次へ］をクリックします。
差し込み印刷 手順 5/6
手順 5/6では、宛名ラベルに住所録データを差し込んだ状態を、画面上で確認できます。
ふ～ん、こんな感じになるんだなぁ～と確認したら、［次へ］をクリックします。
差し込み印刷 手順 6/6
これで設定は終了です！
ここで間違ってはいけないのは、ここまでの工程で、住所録データ 1件1件を流し込むための型枠ができた、ということなんです。
［印刷］をクリックすれば、Excel側の住所録データが1件分ずつこの型枠に自動的に流し込まれ、印刷されていきます。
［各ラベルの編集］をクリックすればExcel側の住所録データを差し込んだ結果が新規文書として画面に表示されます。
先程の作業ウィンドウで［印刷］をクリックすると、こんなダイアログボックスが表示されます。
［各ラベルの編集］をクリックした場合も、似たようなダイアログボックスが表示されます。
いずれの場合でも、［すべて］を選択して［OK］ボタンをクリックすれば、指定したすべてのデータが差し込まれます！
［現在のレコード］を選択すれば、現在、画面に表示されている分だけ差し込まれるので試し印刷したい時などに便利です。
データを新規文書に差し込んだ場合には、「ラベル○」（○は数字）という仮の名前が付いた新しいウィンドウが表示されます。
これは、データを「型枠」に差し込んだ後の結果が新しい文書として表示されたものなので、「この人の分だけ、この部分で改行したい」など、個別の処理を行うことができます。
そしてこの新規文書は、「型枠」ではなく、「差し込んだ後の結果」、つまり「ただの文書」なわけですから、いつも通りの方法で印刷すればOKです！
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