退職する際に必要な手続きとして保険証の返却がありますが、これを郵送で行なうことは問題ないのでしょうか？ここで、郵送する際の注意事項や退職者の健康保険について考えてみましょう。
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退職した際に保険証はどうすれば良いのか
退職するということは、その会社の保険証は資格喪失になるということですから、使用できませんし、返却しなければいけません。資格喪失日は退職した日の翌日になります。
返却方法は直接担当者に返却する方法と、郵送で行なう2つの方法があります。それぞれについてご紹介します。
直接上司や担当の窓口に返却する
保険証は、原則として退職日に上司や手続き関連を管理している担当窓口へ出向いて返還することになっています。
保険証は大切な物ですので、直接手渡しの方が安全です。返却するタイミングは、退職したその日に返却する、または新しい保険証が手元に届き次第の返却の2パターンあります。
保険証がない期間に怪我や病気で病院へ行くことなった場合、医療費が全額負担になってしまいますので注意してください。こうしたリスクを避けるために、なるべく保険証を所持していない期間は短いに越したことはありません。
既に失効している保険証を使ってしまった場合は、結局あとで医療費を返還しなくてはいけません。何度も同じことをしてしまうと、処罰の対象になることもありますので気をつけてください。
郵送で返却する
何らかの事情があって、退職日に保険証を返却できなかった場合は、郵送での返却も可能です。
転職先の会社からなどから保険証の支給が決まっていても、すぐに発行されない場合は、その間は前職の保険証を使用することになります（任意継続の手続きが必要）。
そして新しい保険証を入手次第、前職の保険証は返却することになるため、転職と同時に引越しをしていると返却のために前職の会社へ行くことが難しくなります。そういった場合には郵送での返却を行ないます。
郵送で返却する際の注意点
郵送で返却する際にはいくつかの注意点があります。具体的には郵送には簡易書留を利用することや、「保険証在中」と記載しないこと、そして添え状の有無があります。
送る際には簡易書留を利用する
保険証を郵送する際には普通郵便ではなく、送ったことと、受け取ったことが証明される簡易書留などを利用しましょう。
一般書留の方が細かく記録されますが、保険証の場合は簡易書留で問題ないでしょう。よく分からないなら郵便局の方に確認してください。
保険証は言うまでもなく重要な物ですから、輸送事故などで紛失するとさまざまな問題が発生します。
保険証は本人確認ができる身分証にもなります。個人情報を抜き取られ、紛失後に消費者金融などで融資に利用されてしまい、知らない間に借金を抱えるといったトラブルに見舞われるリスクだってあります。
また、会社としても正しく保険証を担当している保険事務所へ返却できなくなるため、迷惑をかけてしまいます。
封筒には保険証が入っていることは記載しない
前述の通り保険証は重要なので、封筒の表に「保険証在中」などと書かないようにしましょう。本来封筒に「履歴書在中」などの中身を記載する理由は、大量の書類を仕分ける担当部署が一目見てわかりやすいようにするためです。
しかし、保険証の場合は送る人物が特定できているのでその必要はなく、加えて中身がわかることで盗難に遭う危険性があります。したがって、封筒に「保険証在中」と書く必要はないですが、宛先を担当者名まできちんと記載して発送するようにしましょう。
添え状などのマナーもあるが守るべき？
退職者のマナーとして正しい対応って気になりますよね。会社宛に文書を送る際には添え状を送るマナーもありますが、厳密に同封しなければならない決まりはありません。
履歴書など入社前に文書を送る際には添え状を入れないと失礼になりますが、在籍していた会社宛ですのでなくても構いません。
ただし、お世話になったお礼や、今後離職票の発行など別の手続きで引き続きお願いすることがある可能性があれば、簡単な添え状を同封しましょう。最後に、書き方に不備がないかチェックしたら完璧です。
保険証をなくしたり、返さないとどうなるか
保険証をきちんと返却しないとどうなるのでしょうか？厳しい罰則などは特にありませんが、会社に迷惑をかけることになります。
また、紛失した際は必ず早めの連絡をしましょう。合わせて加入していた健康保険を継続できるかも考えてみます。
保険証を返さないと退職した会社から催促の連絡が来る
保険証の返却を怠ると、退職後も会社から催促の連絡が来ることになります。会社も保険事務所に返却しないことで、催促をする義務が発生していますのでなるべく早く行ない、迷惑をかけないようにする心がけが大切です。
特に損害賠償や罰則が設けられてはいませんが、自身の健康保険の加入にも関わることなので、きちんと返却しましょう。
保険証をなくした場合は報告すること
もしも保険証を無くした場合は、速やかに報告しましょう。転職前の在籍中に紛失が発覚した場合は、会社内の手続きに則って紛失届を提出しておくと、再発行された保険証をそのまま会社から返却してもらうことも可能です。
転職に関わる引越しなどの最中に保険証をなくしてしまった方は、その旨を会社に報告します。
対応は企業によってさまざまですが、口頭で伝えるだけで会社側で保険事務所とやり取りをして問題解決をしてもらえる場合や、一度所定の書類が必要になる場合もあります。
いずれにせよ、なくしてしまったことがわかった時点ですぐに連絡しましょう。
一部健康保険では退職後も継続して加入が可能
会社で加入していた健康保険によっては退職後も継続して同じ条件で加入者でいられる場合もあります。
加入していた健康保険組合の規則に従って申請をすることになりますが、2ヶ月以上在籍している方であれば継続できることが多いです。最長2年間は任意継続が可能になります。
ただし、注意点もあります。会社に在籍しているときには保険料を会社が負担していましたが、退職するとこれがなくなるため自己負担となります。
退職後、国民健康保険など何かしらの健康保険への加入義務があるので、自己負担額を確認して任意継続するか国保に加入するかを決めましょう。
もし、退職してから転職先を探す場合は、その間に配偶者の被扶養者になる選択肢もありますが、条件を満たす必要があります。たとえば、失業手当てをもらっている期間は被扶養者にはなれません。
ちなみに、社会保険から国保に切り替える場合には、資格喪失証明書が必要になります。
まとめ
保険証はあなたにとっても、あなたの家族にとっても、非常に大切なものですので、直接返却するのがもっとも安全ですが、難しい場合は郵送でも受け付けてもらえることがほとんどです。
郵送でも返却する予定がある場合には、事前に郵送先の部署や担当者名を把握しておき、スムーズに行なえるように準備しましょう。
保険証は普段から持ち歩いているかと思いますが、いま一度、手元にあるかを確認し、もし見当たらない場合は速やかな報告が必要です。
保険証を送る際には、可能であれば簡単な添え状を同封し、間違いなく保険証を入れたことを記載します。必要に応じて手続きをお願いする内容などを作成しておくと、とても丁寧な印象を与え、良好な関係を維持できるでしょう。
封筒には「保険証在中」とは記載せず、表面に企業名から部署名、担当者の名前を書き、裏面に忘れず自分の名前と住所を載せ、簡易書留で送ります。
保険証などの重要書類か否かに限らず、裏面に自分の情報を書いておかないと、もし万が一住所の書き間違いや料金不足で送れなかった場合に返却されないため、紛失する可能性が高いので忘れず記載します。
もし、こうした手続きについてのマナーや方法に自信がなく、会社に聞きにくいといったときには転職エージェントに相談してみるという方法もおすすめです。