仕事量が増えている最近、どうにかして効率を上げ仕事量や質を落とさないようにしながら効率的に働く道を色々と試しています。
よく知れた方法かもしれませんが、最近特に効果的だと感じた
「考える時間」と「実行する時間」を分けるということについて説明させていただきます。
考えながら実行すると非常に非効率
何をするか考えながら実行して、少し考えて、もう一度実行して、メールや電話が入ったら中断して連絡を返して、また考えてたまにSNSを見て実行というスタイルは非常に効率が悪いです。
仕事を進めるとなるとアウトプットや連絡の早さなどにフォーカスがあたりがちですが、如何に中断することを少なくするかということは仕事を進めるスピードを決定する上で非常に重要な意味を持っております。
中断の最小化をする上で有効な方法
一日の最初にTodoを整理することから始める
まずは「何をするかを考える時間」というものをまともに取りましょう。仕事だけのことを考えるならば、自分が進めるべきプロジェクトは何で、自分の責任は何でそれぞれのタスク状況を考えると自分が本日中に少なくともすべきことはこう・・・というように
・タスクの洗い出し
・期日の設定
・優先度の設定
を行います。
やったほうがいい、ことを全て書きだすと１日中に全て実行することは到底不可能になってしまうので優先度を明確に設定することが重要です。
私の場合は
0: 本日中に必ずやるべきこと
1: 明日まで引っ張れること
2: 明後日まで引っ張れること
くらいの3段階で分けています。いつかはやりたいことを入れてしまうと永遠に消化されないTodoが溜まってしまいますのでせいぜい1週間以内に完全にリフレッシュされる新鮮なリストという状態を保ったほうがよいかと思います。
ノートやポストイットに書いて見える位置に置く
さて、タスクが整理出来たら実行です。実行する際にエクセルだけだと考えたことをすぐに書き出せないという欠点があるので、オフィスにいる場合はポストイットとノートを併用しています。
それぞれの使い方としては次のようにしています。
・ポストイットにタスクの開始時間と実行するタスクを書く（すぐ終わりそうであれば2,3個書いてもよし）
・ふと考えたことや立ち止まったタイミングではなるべく考えていることをノートに図などを使って書き出しながら考える
とにかく、手が止まらない状態を作るようにしています。
何故やるか、今本当にこれをやるべきか、正しいのか、などはあまり考えません。とにかく実行実行実行、手を止めずに疑念を持たずにやり続けることをおすすめします。
このように手を止めずにやってみると、タスクが溜まっていて面倒だと思っていた仕事でも実は迷わず実行するとなればかなりのスピードで消化出来ることに気付くかと思います。
ポストイットに書いた仕事開始時間から40分程度でも集中していればかなりの仕事量をこなすことが出来ます。
コツとしてはとにかく何故やるかなどを考えず、実行に入ったら手を止めずとにかくやり続けることです。
中途半端に頭使うより手を止めない人のほうが強い
よく何をやるべきか、逆にやらないべきかよく考えるべきという意見を見かけます。ただやらないことを選ぶほど、自分は隙間なく集中しているでしょうか？
本当に隙間なく集中しており、１つの隙間もないからやるべきことは慎重に選ばなければならないと断言出来るなら確かにやるべきことは慎重に選ぶべきかと思います。
ただ、殆どの人は私含めてですが、ついつい手が止まっていたり、実はフルに思考していない状態は結構あるのではないでしょうか。
順番として考えると、
1.手が止まっている時間を減らす
2.稼働率が100%近くなったらタスクの優先度を慎重に考える
となると思います。
まだまだ稼働率が余っているのにタスクを慎重に選んでいるというのは、100%のキャパシティ自体を落としてしまっている状態になっていますね。
ごちゃごちゃ考えるよりもとにかく手を止めず、動かす。中断を作らないという状態を作るかは極めて重要です。
次々と入るメール・チャットへの対応
ビジネスで使うメールやチャットに迅速に対応出来たほうがいいのは確かですが、毎度の通知を見ていては仕事を中断させる理由のトップに来てしまうでしょう。
プッシュ通知は見ない
まずスマホは緊急の電話性が高いであろう電話以外は出ない、そして見ない。メッセージの見出しを見てしまうとどうしても気になってしまいます。目をそらしただけで、一件タスク自体は中断していないくても気になる文章や人からであれば頭の中ではタスクの進行にブレーキが踏まれてしまいます。
見ない、手を動かすの。
メールも同様ですが、プッシュ通知は見ない。それほど緊急に対応すべき事柄は極めて少ないものです。
定期的に確認時間を設ける
１日の中で定期的にメールやチャットの確認時間を設け、それ以外はなるべく見ないようにしましょう。特に集中力が高まる午前の時間はメール対応、特に予定調整なんかに時間を使うべきではないですね。
例えば出勤時、見出しには目を通し11:30にメール返信時間を確保。次の返信時間は15:00など定めておくとリズムが出やすいです。
メール返信などは頭を使わなくて出来る部分も大きいためともすると、頭脳労働からの逃げ先になってしまいます。人間楽な仕事から先にやってしまうものです。
これを防ぐために、メール返信のための時間は別途設定し、返信の速度を保ちながら仕事を中断させない工夫が通知嵐の現代においては必要となります。
考える時間を分ける、他は手を止めない
久々の仕事効率化記事でしが。とにかくポイントとしては「何をやるべきか」を考える時間を作る。これはそこで作られたタスクを実行している時間とは明確に分ける。
タスク、優先度、期限を「何をやるべきか」の時間で定めた後はメールやプッシュ通知で中断せず如何に手を動かし続けるかがポイントです。
考えているなら紙に書く、アウトプットを作っているならPCに向かう。とにかく手を止めないことです。
中途半端に考えている、悩んでいるよりもとにかくスピーディーな実行を意識したほうが生産性が高くなる場合というのがほとんどでしょう。
とにかく手を動かそう！
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