こんにちは。サイ蜂です。会議は嫌いじゃないですけど、1日の大半が会議だと罪悪感を感じます。
僕はいま、在宅で仕事をしていますけど、意識して『オフィスにいるときと全く同じ業務』をやるように心掛けています。なので、会議も、オフィスで働いている時と同じようにやってます。
在宅勤務を始める前は『離れた場所での会議って、うまくやれるのかな？』って不安もあったんですけど、やってみると、意外とうまく行く。むしろ、オフィスで会議するよりもうまく行くことが多い。
そこで、なんでリモートワークでの会議がうまく行っているのか、ポイントを整理してみましたよ。
- この話の前提
- リモートワークの会議がうまくいってる理由
- 総括: なぜリモートワークの方が良い会議ができるのか？ → 『制約がある』ことで『テキトーな会議』が許されなくなって『やるべきことをやる』ようになったから。
- 注意: うまくいかないこともある
この話の前提
在宅勤務・リモートワークといっても、フリーランスとかデザイナーとかじゃなく、ふつーのよくある会社の、ふつーの会社員の話ですよ。
- 会社員の在宅勤務
- IT部門の企画・開発担当
- IT部門のうち、在宅勤務してる人は、まだまだごく一部
- 会議もソコソコの頻度ある
リモートワークの会議がうまくいってる理由
理由1: しっかり会議の準備をするようになった。
他の人に『やっぱり、在宅勤務、ダメじゃね？』とか思われたくないので、会議の準備をしっかりするようになりました。偉い人相手だと特に。
せっかく手に入れた在宅勤務という労働条件を、みすみす手放したくないですしね。
会議の目的とか、会議が終わった時にどうなっていると良いのか？とか、それに至るまでの進め方とか、議論のフレームとか、事前に準備しておくべき情報を集めるとか、、、などなど。
『本当はちゃんと準備したいんだけど、よく知った間柄の相手との会議だと、ついついこの手の準備をサボっちゃう』なんてコトもありますよね。でも、ちゃんと準備する。『在宅だから会議できない』とか思われると困るので。
理由2: 常に議題は１つ。みんなが同じモノサシ・同じ進行表で会議する。別の議論を始めるグループが生まれにくい。
よく、『メインで進行している議論とは別に、コソコソと端の方の２人が何か話してて、メインの議論を聞いてない』・・・なんてことはないでしょうか。酷いときには、同時に２つの議論が進行していたり。。。しかも、途切れ途切れに、なんか重要そうな事話してるっぽかったり・・・。
少なくとも、そんなことは無くなりました。
もしかしたら、参加者のうち２人だけがチャットで個別にやりとりしてるかもしれませんが、会議の進行上全く考慮する必要はありません。
理由3: 『態度・立場』よりも『言葉・論理』を大事にするようになった
会議では、しばしば、『強い立場の人の意見』とか、『他人の発言を遮って、勢い良く捲し立てる人の意見』なんかが重要視されがちなことも、多いんじゃないでしょうか。
リモートワークでの会議では『立場』や『勢い』が全く無関係になる・・・というコトはさすがに無いんですけど、それよりも圧倒的に『言葉と論理』の方が重要になります。
『他人の発言を遮る』ようなコトを許していると、あっという間に会議がカオスになってしまいます。なので、基本、各々が発言を遮らないように自主規制してくれますし、自主規制しない人の『メーワク感』が増幅されます。なので、『同時に大勢が喋ると議論できなくなっちゃいますよ』と、注意しやすい。
あと、発言についての視覚情報が少ないから『言葉』を注意して聞くようになります。そうすると『論理の弱さ』とか『発言の正しく無さ』とか『発言の曖昧さ』みたいなモノが、かなり目立つようになります。
あと、僕も気を抜くと、語尾を濁したり、言い切らない ってことがあるんですけど、『言い切らない・濁すコトのみっともなさ』が増幅されます。『雰囲気で伝えてたこと が伝わらないから』ですかね。
Webカメラで顔は映してるんですけど、直接対面しているときに比べると、圧倒的に情報量が少ないです。やっぱり『言葉と論理』が大事。
理由4: 無駄な参加が減る
無駄な会議には、いくつか種類があります。
『目的の設定に誤りがある会議』『目的は妥当だけど、達成できなかった会議』『目的は達成できたけど、無関係な人が参加している会議』などなど。
最初の理由と被りますけど、目的の設定とか、達成するためのプロセスを、慎重に設計するようになりました。もちろん、力及ばず上手くいかないこともあるんですけど、以前に比べると遥かに少なくなった。
会議を慎重に設計することで、会議に無関係な人は、自然と呼ばなくなります。
また、リモートワークの会議は、普通の会議に比べてまだまだ『特別感』があります。少なくとも僕の周りでは。機材も用意しないといけないし。
そんな『特別で一風変わった会議』だと、無関係なのに呼ばれた人は、余計に『オレ、なんで呼ばれたんだろう』感が増しちゃいます。
総括: なぜリモートワークの方が良い会議ができるのか？ → 『制約がある』ことで『テキトーな会議』が許されなくなって『やるべきことをやる』ようになったから。
ここまで挙げた理由は、どれもこれも、やるべきコト・当たり前のコトなんですよね。それなのに、これが守られてない会議のなんと多かったことか。ある意味、リモートワークの制約が、会議をうまく進めるためのルールとして機能していると言えます。
一言で纏めるなら『リモートワークでの会議によって生まれる制約が、慎重な会議の設計・運営を促し、その結果、良い会議になっている。』てな感じでしょうか。
注意: うまくいかないこともある
『うまくいく理由』の裏返しですけど、ダメな会議は、ダメ感が増幅されます。
会議の目的が曖昧だったり、一言もしゃべらない人がいたり、各々自由に喋ってたり捲し立てたりすると、収集がつかなくなっちゃいます。
・・・いや、本当は、同じ場所で会議してても、↑のような会議はロクなモンじゃないと思いますけどね。ただ、『なんとなく会議が成立してるっぽくて、なんとなく仕事した』ような気になっちゃいます。それが、離れた場所だと、会議すら成り立たない。
また、会議のタイプによっては、不向きだと感じることもあります。収束型でなく発散型な会議だと尚更。
この辺の対策は、まだまだこれからです。
会議のタイプによる向き不向きや注意点なんかも、別の機会にご紹介しますね。
この記事は以上です。