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報告書に厳しい上司について。 4月から上司が変わり、その細かさに辟易しています...

tetsukoaliceiawaさん

2009/4/1421:10:27

報告書に厳しい上司について。
4月から上司が変わり、その細かさに辟易しています。
今までの上司がおおらかだったのだと思いますが、今の上司はとにかく報告書に厳しいのです。
決まったフォーマットは無いので、皆、自分で作っているのですが、普通に読めばわかるように作っています。
しかしフォーマットが見づらい、文章が分かりづらいから始まり、それだけならまだ直せますが…
全く知らない人が読んでも分かるように書き直しと言われ…
1つの報告書を受けとってもらうのに、最低10回は書き直しなのです。
当然出すべき報告書はいくつもあるので、どんどん報告書が溜まっている状態です。
皆、報告書に時間を取られ、本来の業務がどんどんおろそかになっています。
今まで私達の課が大雑把過ぎたのかも知れませんが…
これは普通なのでしょうか?
報告書はこんなに完璧に仕上げるものですか?
企画書などではなく、毎日の業務報告書や週間単位で提出する業務計画書です。
他の会社はどうなのか気になっているので教えて下さい。

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mhh_h2001さん

2009/4/1421:49:01

あ~思い出しました!
「誰でも分るようにA4一枚で書け」と言われ、頑張って仕上げたら
「詳細が足らんだろ!」と怒られたことがあります。それも同一人物に!
まぁ理不尽な要求をする者はどこにでもいますよ。

いわゆる日報や週報であれば、その上司に定型フォーマットを作って
もらうのが最も手っ取り早いと思います。
質問者だけでなく全員が同じなら、報告書作成に手間取り本来の業務に
支障を来たすからとでも言えば良いでしょう。

これは私の邪推と断っておきますが・・・
質問者達の報告書の文章を、そのまま部長への報告書に転載してるとか?
あるいは単純に自分が報告内容を理解できないとか?

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shibaken9696さん

2009/4/1515:03:01

上司の方が「詳細な報告書」を求められる意図がどこにあるのか…によつて,対応も変わってくると思います。
仕事についての自分の知識が浅いので「誰でも解る細かい報告書」が必要なのか,そもそも正確が細かいのが。
または,今までが極端に大雑把であり,改善をするためなのか。
会社によって,「業務報告書」がどの程度重要視されるか…も違いもありますね。
そして,その上司の方がまったく畑違いの分野や,部署から異動してきた方であれば「まったく知らない人が見ても解るように」という内容を要求することもあると思います。

質問者様の会社では,業務報告書は「ご自分から上司への連絡事項」という単純な位置づけでしょうか。
これであれば,上司がある程度部下の仕事の内容は把握しているのが当然ですから,厳密な内容を記載する必要はないように思います。
成果報告や問題点,改善点等を箇条書きにまとめていけばよいのだと思います。
現在はまだ着任して日が浅いので細かいかも知れませんが,そのうち自分の知識が埋まればもう少し緩和されるのではないでしょうか。

しかし,頻繁に上司が代わったり,部内以外でも報告書に目を通す可能性があるとすれば,もう少し詳細に記載する必要が出てきます。
サラリーマンには異動がつきものですから,そういう意味でも「自分以外の誰かが見ても解る記録」として残す場合はある程度詳細にする必要があるでしょうね。

私の職場では「報告書」にも種類が沢山あります。
通常の業務日報であればその日の予定とその結果,申し送り(引継ぎ事項)等の箇条書きですが,特殊なものを扱ったり,他部署にも回覧するようなものであれば「作業報告」でもかなり詳細な内容となります。
公共機関への「作業報告」であれば,冗談のように内容は「ムダに細かい」ものとなります。

2009/4/1423:13:57

私の仕事は報告書を作成する事です。

私も上司が替わり、1年近く苦労しました。

今の上司は外見の豪快さに似合わずとても細かい人なので一つの案件を処理するのに軽いノイローゼになりかけました。


見る人が変われば、指摘される点が変わります。
重要視される点も変わるし、文章の書き方、箸の上げ下ろし一つにしても指摘されます。


解決策としては、上司を研究することです。
感情的にならずに。
指摘される点、指摘される傾向等々。
試験対策と一緒です。

2009/4/1421:41:11

報告書の見易さ・見難さには『個々の好み』もありますから・・・。

前の会社で私は全部門と共通する部門だったので依頼書や報告書を回覧してましたが、『見易い』という人もいれば『見難い』という人もいました。片方に合わせると違う役職から見難いとというようにね。

どこも同じですが、質問者様の上司は度が過ぎるかもしれません。でも、今まで大雑把という文面もありますので、報告書の学びが浅かったのかもしれないという事も考えられます。

どちらが問題というのを考えるのではなく『上司の好みを知る』というのが一番大切。好みを覚えてしまえば毎回一発OKですよ。だから、私は依頼書を出す相手によって構成を変えて出してます。

仕事たいへんでしょうけど、身体に気をつけて頑張ってください。

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