仕事の属人化を防ぐ！社内Wikiを利用する3つのメリットと簡単に使えるサービス5選

組織の知識や共有事項をストックし、いつでも閲覧・参照できるように、多くのチームで採用されているのが、組織の「情報アーカイブ」です。
情報を見える化することで、コミュニケーションがスムーズになるだけでなく、情報伝達のためのコミュニケーションコストも減らすことができます。

しかし、社内の情報共有がうまく機能しないために、業務が滞ってしまうケースも少なくありません。
そのような状態を解消するために、よく使われるのが「社内Wiki」です。

今回は、仕事の属人化を防ぎ、社内の情報伝達をスムーズにする「社内Wiki」構築のポイントと、すぐに活用できるサービス7つをご紹介します。

社内Wikiを活用する3つのメリット

スクリーンショット：2017年10月

社内Wikiは、情報をストックするのに便利な ツール として多くのチームで利用されています。
ここでは、社内Wikiを活用する3つのメリットについて確認していくことにしましょう。

1. 過去の古い情報も参照が可能

社内Wikiに情報をストックしておくと、過去の古い情報を参照するのが容易になります。

例えば、新入社員が入社したときに、新入社員に確認してほしい内容(仕事のやり方・福利厚生の申請方法など)をリンク集としてまとめた ページ を用意しておけば、過去のナレッジやノウハウを短期間で参照することが可能です。
また、チームで過去に起きた問題や、その問題にどのように対処したのかを記録しておけば、同様の問題が起きた時に、新たに入ってきたチームメンバーにもそうしたケーススタディを参照することができます。

2. 権限ごとに新しい編集が可能

社内Wikiは、ログインIDやパスワードを個々のユーザーごとに発行するので、 ユーザー ごとに別々の権限で編集させたり、閲覧させたりすることが可能です。

例えば、社員とアルバイト・インターンシップ生では、必要な情報の範囲が変わってくるかもしれないので、社員だけが閲覧できる情報にはより高い権限を要求するように設定します。
一方、日常業務に関しては、アルバイトやインターンシップ生にも編集権限を持たせ、積極的にナレッジの共有化を図れるようにします。

3. 必要な情報を条件で検索可能

社内Wikiは、情報が蓄積されてからこそ、その存在意義を発揮します。
なぜなら、情報がストックされればされるほど、求めていた情報を「検索」という形で細かい条件に絞り込んで探し出すことが可能だからです。

例えば、「インド 出張」という キーワード で検索すれば、出張前に行うべきことや出国に関する注意点、出張後の報告書の書き方についてなど、一通りの情報が得られます。
業務の最中に「これってどうなっているんだっけ？」と困惑したら、社内Wikiで検索するだけでほとんど解決することができます。

社内Wikiを簡単に使えるサービス5選

社内Wikiのメリットが確認できたところで、実際に社内Wikiが使えるサービスを確認してみましょう。社内Wikiに使えるシステムは非常にたくさんありますが、Markdown記法を使えると、編集も時間がかからず便利です。今回は

1. Kibera

スクリーンショット：2017年10月

Kibelaは、シンプルなのに高機能な使い方ができるWeb ブラウザ ベースの社内Wikiサービスです。

組織の規模に応じて部署ごとにボードを作成したりして、適切な人に情報を届けることができます。
部内にとどめたい情報は、非公開ボードにすることで共有することもできます。

また、個人的なメモや考えを共有できる ブログ と、チームメンバーで情報編集がしやすいWikiの2種類が用意されています。
情報共有はもちろんのこと、議事録や日報に加え、個人の自由な情報発信も可能です。

2. DocBase

スクリーンショット：2017年10月

DocBaseはプレビュー機能のついたMarkdown記法に対応したコラボレーションサービスです。
ヘッダー などを挿入する ツール バーも付属しているので、Markdown記法に馴染みのない人でも気軽に使うことができます。

作成したドキュメントは タグ 付けができるので、検索のほか タグ からも必要な記事を探し出すことができます。
2段階認証やバックアップ機能なども対応しているので、セキュリティ面も安心です。

3. Confluence

スクリーンショット：2017年10月

ConfluenceはAtrassianが提供するコラボレーションサービスです。
チームのナレッジ共有 ツール としては歴史が長く、世界中で使われているサービスです。

このサービスでは、社内Wikiの他にプロジェクトのコラボレーションを管理する機能もあり、ロードマップや進捗状況を設定することで、プロジェクトを加速させる使い方もできます。

Markdown記法に関しては追加の プラグイン をインストールすることで使うことができます。
モバイルにも対応しており、簡単に同期をすることが可能です。

4. esa.io

スクリーンショット：2017年10月

esa.ioは「情報を育てる」という視点で作られたドキュメント共有サービスです。
とりあえず不完全でも後悔し、その後何度も更新して情報を育て、その後しっかりと整理していくというのを、キャラクターにもあるように鳥として見立てています。

タイトル をスラッシュで区切ることでカテゴリを作成することができたり、情報の整理がしやすくなるような工夫が施されています。
Google Chromeの拡張機能も用意されているので、情報を思いついたときに気軽にポストできるのも便利です。

5. Qiita: Teams

スクリーンショット：2017年10月

Qiita:Teamsは、開発者の情報共有を支援しているQiitaのコラボレーション ツール です。
開発者が多い現場や、Qiitaに使い慣れているメンバーが多い場合には、こちらを使ってみるのもよいでしょう。

日報や議事録はテンプレート機能があるので、フォーマットを統一することができます。
コメント欄やメンション機能もあるので、気軽にコミュニケーションや議論の場としても活用することができます。

まとめ

以上で紹介したチーム共有 ツール は、 オンライン で使うことができ、操作が容易で、Markdown記法で使えるものです。

社内Wikiを使えばチーム内のナレッジを共有するのが円滑になるので、ぜひ使いやすい ツール を導入してみてはいかがでしょうか。