明日から仕事始めとなりました。

正直今週はまともな仕事があるのかどうか疑問ですが、海外は1月3日から動いているところが大半なので、そろそろエンジンを暖めておかないとマズイでしょう。

そして正月ボケが抜け始めた頃から海外出張漬けの日々が再開です。

出張自体は楽しいのですが、帰ってきてから厄介な仕事が待っています。

それが、出張報告書の作成。

めんどくさいので、せっつかれないとなかなか書かないんですよね。

ようやく重い腰を上げて書き始めた頃には細かいところが思い出せない。

そこで、出張報告書を作成するポイントをまとめてみました。

時間をかけない

出張から帰ると、何をしてきたのか根掘り葉掘り聞きたがる上司もいます。

ただ部下の仕事が自分とは違う専門職だったりすると、何をやってきたのか理解できない→コメントできない→聞いても意味がない、の三段論法になる場合も多い。

それはそれで問題ですが、出張報告書を見て効果的なアドバイスに結び付かないことも案外多いものです。

出張報告書にはもう一人愛読者がいます。それは出張精算をやってくれる経理の人。

ただこれも「へ〜、海外でこんなことやってるんだ〜」で終わる可能性が大です。

経理の人が喜んでくれるのは有り難いのですが、そのためにウンウン唸りながら文章を推敲するというのも本末転倒です。

しっかり書いても見返りがないなら、防御策は一つしかありません。

書くのに「時間をかけない」ことです。

お勧めは、出張の目的をあらかじめ箇条書きにしておくこと。

出張から帰ってきたら、その箇条書きの下に「できた」か「できなかった」かを書く。

さらに「別紙参照」と書いて資料を付けておけば尚可です。

目的と結果が一対一対応しているので、少なくとも報告に漏れはありません。

口頭で説明する

出張に行けば「これはチームでシェアしておきたいな」ということもあります。

ところが出張報告書に書いても上司と経理の担当者しか見てくれません。

そういうときは、部門やチームのミーティングで、さっさと口で説明するに限ります。

口頭で話すと、相手の反応を見ながら説明を増やしたり、「興味なさそう」と思ったらバッサリ切ったりできるので、出張の成果を確実に伝えることができます。

アクション・プランを書く

出張報告書が形骸化していることに気付き始めると「よし、報告書のフォーマットを作ろう」という声が上がり始めます。

これ、絶対にワークしません。

出張で見つかる問題は多種多様。定型化できるものではありません。

下手にフォーマットを作ってしまうと、自分が見つけてきた問題点をいかにフォーマットに落とし込むかで四苦八苦することになります。

私の経験上、出張報告書に必要な項目は一つだけです。

「アクション・プラン」を書く。これだけで十分。

このアクション・プランを書くという行為は、人に対する報告ではなく、自分に対する問い掛けになります。

この観点がないと「来た」「見た」「帰った」で出張が終わってしまいます。

「じゃあこうしよう」という考えがあって、初めて出張がモノになります。

出張の成果を決めるのは、上司ではなく、あなた自身です。


それでは皆さん、2017年も身体に気を付けて頑張っていきましょう。