時間を無駄にする5つの活動
「時間が足りない」と、時間に追われながら仕事をしている人は少なくないはずです。その大きな原因は、時間を奪っている活動が多くあるからです。時間を奪う活動を止めれば、必然的に時間が生まれ、生産性を高められます。
今回は、時間を無駄にする５つの活動をご紹介します。
１、会議の回数が多い・参加人数が多い・時間が長い
会議は、最も多くの時間を奪います。１０人が２時間会議をしたら、２０時間も費やしたことになり、それを月に３回したら６０時間も費やすことになります。
会議自体は売上を作りません。会議のために営業時間が奪われては本末転倒です。会議の回数と参加人数を減らしましょう。時間を短くすることで、時間を産むことができます。一度、会議に何時間費やしているか調べてみてはいかがでしょうか。
２、朝礼時間が長い
朝礼は１５分以内にすること。それ以上は業務に支障をきたします。社員全員が参加する朝礼は、会社全体の時間を奪います。１５分以上の朝礼が行われる原因のほとんどは、社長や上司の説教です。社員は３分を超える説教は聞いていません。やるだけ無駄ですので、早めに終わらせましょう。
３、報告書の記入時間が長い
報告書の記入に３０分以上かけている会社があります。その報告書は、後で読み返したりします。多くは上司が一度目を通した後は保管され、一生読まれないはずです。そんなもののために３０分以上時間をかける必要はありません。５分で充分です。細かい報告は口頭ですればいいのです。そのほうが、事細かに上司に報告することができます。
４、パソコンの数が多い
パソコン業務がメインでない社員に、パソコンを与えてはいけません。特にセールスマンにパソコンを与えてはいけません。 生産性が大幅に下がります。セールスマンは、お客様と会うことで初めて売上が上がります。パソコンをどれだけいじっていても売上は上がりません。パソコンをいじっていると仕事をしているように見えますが、ほとんどは遊んでいるだけです。営業書類は営業アシスタントに作らせるか、もしくは営業部署にパソコンが一台あれば充分です。
５、雑務をアウトソーシングしていない
時々、正社員がDMの発送業務をしている場面を目にします。これは人件費の無駄です。今は便利な世の中になり、小ロットでの印刷や発送業務を、安価に請け負ってくれる会社がたくさんあります。自社でDM印刷・発送するより、アウトソーシングしたほうが、圧倒的に安くて速くできます。ほかにも、アウトソーシングできる業務はたくさんあります。電話代行、秘書代行、営業代行、アポイント代行などもあります。どれも教育を受けたプロがするので、品質は高く、しかも安価です。できる限り活用することをお勧めします。
以上の５つを改善するだけで、無駄に使っていた時間を省けます。会社によっては１００時間以上、時間を節約できるはずです。
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