オフィスの火の用心！ベンチャー・中小企業ではじめる災害対策まとめ
みなさんの会社では、火災や地震などの災害に備えた対策は万全でしょうか。災害はいつ、どこで発生するかわかりません。
会社では、経営を支える社員、取引先のお客様など多くの人が関わっています。経営活動の継続だけではなく人の安全を守ることも必要となってきますので、今回は地震が発生したという想定で、いざという時に備えられる災害対策の考え方などをまとめてみました。
会社としてだけではなく、個人の生活にも置き換えることが出来る内容でもあると思いますので、想定出来るシーンに当てはめながらご覧ください。
【目次】
◯会社を支えるバックオフィスが考える災害対策
- 1.想定すべきこと
- 2.想定に基いて出来る準備や確認事項
- 3.事前に対策できること
◯社員の命を守るためにできる備え
- 必ず行うべき対策
- 非常時に持ち出すと良いもの例
◯まとめ
会社を支えるバックオフィスが考える災害対策
会社の経営を支えるバックオフィス業務を担う者として考えることやできる対策の一例をまとめました。
対策を明確にしていない、よくわからないなどがありましたら、自分たちの所属している会社に当てはめて何が必要で何が出来るのかを考える参考例として見ていただければと思います。
1.想定すべきこと
・発生したときに会社にはどのようなリスク、影響があるのか
・リスクや影響に対応するためにどのような計画をすべきかを考える
・考えた計画がどのリスクや影響に対してのものなのか明確にする
2.想定に基いて出来る準備や確認事項
・建物や事務所内の防火、耐震構造の確認、補強
・防火、防災設備(消火栓や避難用はしごなど)の確認、設置
・業務などで必要な設備(サーバ、PC、製品の製造機械など)の確認
・会社の代表や社員の安否確認方法の確認、内容の検討
・建物や業務などで必要な設備が使用できなくなったときに代わりに利用できる場所や設備の準備
・何を復旧させるかやどの業務を継続しなければならないかなどの内容、優先順位を考える
・災害発生時に取引先など引継ぎ可能な自社の支店などの確保
・災害保険や共済等の制度の把握、内容の検討
3.事前に対策できること
・防火、防災計画が会社に存在するか、内容を把握しているか
消防署に提出する「消防計画書」や会社独自で防火、防災の計画書などがある場合は、点検や練習が必要な物があれば訓練を行なったり、内容の更新が必要なものがあれば、変更をして最新の状態にしましょう。実際に災害が発生したときの対応がスムーズになります。
計画書がない場合は、速やかな策定をおすすめします。特に「消防計画書」は消防法などの法律で防火・防災管理者が提出する必須の届出として定められています。
関連：防火・防災管理者講習を受けてみました
・建物、設備の点検、修理・設置・補強の実施
建物や防火、防災設備の確認時、故障や不足があれば修理、新たに設置や補強などを出来る範囲で実施すると安全性を高めることが出来ます。
どこを点検すればいいかわかないときや修理の許可など、不明点が出てきたときは、管轄の消防署や建物を管理している大家さんや管理会社に相談すると良いです。
・執務エリアや応接室などの人の出入りが多い所を重点的に棚などは金具で壁に固定、窓やガラスに飛散防止フィルムを貼るなどして安全性を確保する
東京都防災ホームページの「オフィス家具類転倒防止対策」にもより詳しく載っていますので併せてご覧ください。
・避難経路を決め、経路を塞がないように物を置かないようにする
・バックアップを遠隔地保管出来るように複数エリアにサーバ設置するなど復旧手段を検討する
業種などによりますが、失うと二度と復元できない重要なデータや管理・運営しているWEBサイトやシステムなど停止すると社会的に影響が出てしまうものがある場合は検討するのも1つの対策だと思います。
・会社全体で防火、防災訓練を定期的に開催する
例えば、防災の日(9/1)に火災や震災などの災害を想定して避難するですとか、消防の方に協力してもらい、消化器・消火栓、避難はしごの使い方をレクチャーしてもらうなど、様々な訓練内容で訓練することが出来ると思います。
その他にも、建物内の避難経路や屋外の避難場所や避難場所までの経路の確認、会社から徒歩で帰宅する場合のルート確認、非常用品(ヘルメットや飲料水や食品など)の在庫や使用期限の確認なども訓練のひとつになります。
・会社全体で安否確認方法を決めて、定期的に訓練をする
例えば、安否報告手段を「第一手段：社内用チャットツール」「第二手段：メール」「第三手段：携帯電話用災害用掲示板」などと決めて、誰宛に報告するか、報告を受けた人は誰に最終報告をするかを決めると良いです。決めた方法を訓練として実際にやることもいざというときの心強い備えとなります。
＊災害用掲示板は体験で使用できる期間があります。
・毎月1日・15日(0:00〜23:59) ・正月三が日(1/1〜1/3)
・国の防災週間(8/30〜9/5)
・防災とボランティア週間(1/15〜1/21)
参考： 総務省｜災害用伝言サービス
・会社周辺や社員が会社から自宅へ帰宅する際のルートに危険はないか確認する
国土交通省の「ハザードマップポータルサイト」やgoogleの「防災マップ(東京都限定)」などで、会社の周辺や社員の帰宅ルートに危険がないかの確認が出来ます。
この他にも、役所などで災害危険度マップなど置いているところもありますので、一度確認すると安全性を高めることができます。
社員の命を守るためにできる備え
社員は会社にとって経営活動を継続するため、支えるための大切な存在です。大切な社員の命を守ることは会社の重要な役割でもあります。
今から出来る備えとして、必ず行うべき対策と非常時に持ち出すと良いものの一例をまとめました。
必ず行うべき対策
・防火・防災管理者がいるか
事務所や飲食店など、多くの人が利用する建物には必須の管理者で、防火・防災管理者の資格があり、選定された人は、火災や震災などの災害が発生したときの被害を最小限に抑えるための活動を行う責任があります。
また、その活動を「消防計画書」としてまとめ、消防署に提出する義務が消防法や消防法施行令で定められていますので、管理者を選定しているかや消防計画書の内容を把握を兼ねて一度確認することをおすすめします。
・消化器、火災報知器、スプリンクラーの設置
建物の大きさによって設置が必須のものに違いがありますが、これらの防災備品の設置は法令により義務付けられています。
どこにどの防災備品があるか、不足はないか、消化器の使用期限が切れていないかなどの不備がないかなどを確認し、把握しておきましょう。
・防災訓練の実施
消防法、消防法施行令で年1回以上の防災訓練の実施が義務付けられています。
防災訓練は消防署の立ち会いがなくても出来るものですが、実施する内容など不安なことがありましたら管轄の消防署に相談して立ち会ってもらうことも出来ます。
・通路の幅(避難経路)の確保
建築基準法施行令では、通路を挟んだ両側に部屋がある場合は1.6〜2.3m、部屋が両側にない場合(片側のみに部屋がある場合など)は1.2〜1.8mの幅を確保しなければならないと定められています。
目安として、1.2mは人が2人通行できる幅とされていて、棚や荷物で通路を塞いでしまうと通行出来る幅がその分減ってしまいますので、非常時に備えて通路に棚や荷物などを置かないようにしたほうが良いです。
非常時に持ち出すと良いもの例
様々な非常用グッズが購入出来るのでいざというときに便利ですが、どんなものを用意するのが良いのかは個人によって様々です。
ここでは、持ち出し袋やリュックを用意していれておくと、避難するときに役立つものの一例をご紹介します。
・ヘルメット、防災頭巾
・ホイッスルなど音を鳴らせるもの
・飲料水
持ち運びやすくそのままでも飲みやすい500ml程度のペットボトルを数本用意すると良いといわれています
・非常食
かんぱん、水やお湯で作れるインスタント食品、お菓子、ゼリーなどの食品
・救急セット、衛生用品
消毒液、包帯、絆創膏、解熱剤、胃薬など自分が常時使用している薬や外傷の手当が出来るものがあげられます。
この他、衛生用品としてウェットティッシュ、ティッシュ、トイレットペーパーなどもあると良いです。
・軍手、ロープ
・衣類、防寒具(ブランケットなどの羽織物系を含む)
・雨具
・カイロ
・生理用品
・簡易トイレ
・タオル類
・ナイフ
・ゴミ袋などのビニール袋類
・懐中電灯、ラジオ、電池
手回し式の充電機器(最近では手のひらサイズのものも売っています)などもあると便利です
・現金、貴重品類(身分証明書など)
・筆記用具
参考：
・総務省消防庁｜防災グッズの紹介
・2016年で一番美味しい非常食が決定！第一回「日本災害食大賞」レポート【防災EXPO2016】
＊どのような非常食を用意するか迷われたときの参考にご覧ください。
まとめ
冒頭でもお話した通り、災害はいつ発生するかわからないものです。実際に自分の身に起こったとき、最善の判断、行動が難しくなります。
会社の事業や社員の業務が多忙でなかなか優先できないなどで手が回せないこともあるかもしれませんが、いざという時に備えて、災害対策の検討や防災訓練など事前に出来る取り組みを実施しておくことも会社として、社員のひとりとして意識することも大切です。
最低限必要な訓練内容を実施してみたり、内容をおぼえておくだけでも会社の利益を守るだけではなく、社員の命を守ることにもつながるのではないでしょうか。
