『はぁ・・。どんどん時間がなくなっていく』
『なのに、まだあの仕事も残っている』
『仕事がうまく回っていない』と感じた時は、
大抵『やるべき仕事』ができずにたまっている状態です。
段取りよくスムーズに仕事を進めるためには、
それを阻害する根本原因
『たまってしまう仕事』
をどうにかしないといけません。
誰にでも、
『いつまでも残ってしまいがちな仕事があります』
それをしっかり把握した上で、段取りを考えれば、
思い通りに仕事が進むようになるでしょう。
『いつまでも残ってしまいがちな仕事』には、
だいたい、以下2つに分類することができます。
どうして仕事がたまってしまうのか
手に余るか見極める
一つは、
『十分にこなせるだけのスキルが自分にない仕事』
『難しい』『苦手』と感じる仕事の多くがこれです。
やる前から『手こずる』と思っていても、
なかなか着手できずに後回しにしてしまいがちです。
これらの仕事は引き受けた時に、
『納期内にこなせるか（自分の手に余るか）』を考え、
『難しい』と判断した場合は、
早めに依頼人と交渉するのがポイントです。
『できる』と過信して安請け合いをするのが最もダメです！
実際にやり始めると、できなくて困ることになります。
ですが、断るという選択肢もあまり良くはありません。
自分自身の成長の機会を奪うことにもなりますし、
評価も含め、立場も悪くなる可能性があるので、
よほどのことがない限り、
交渉はしつつ引き受ける方がいいです。
難しいと判断したら納期を延ばしてもらったり、
手伝ってもらえる人をつけてもらったりしましょう！
やる気が起きない時は？
二つ目は、
『やる気が起きない仕事』
これは、『どうでもいいと感じる仕事』と、
『個人的に嫌いと感じる仕事』に分けられます。
どうでもいいと感じる仕事
『どうでもいいと感じる仕事』には、
この仕事をしないとどうなるか（どんな影響が出るか）を考えるといいでしょう。
影響が大きい場合は『まずい』と思うはずです。
自分にとっては、『たいした仕事に思えない』ものも、
『他人にとっては重要な仕事』であったりします。
依頼者や関係者の顔を思い浮かべながら、
リスクを具体的に想像すると、
『やる気』の問題を超えて、自然と着手するようになります。
個人的に嫌いと感じる仕事
気持ちが乗らないと、集中力が落ち、ミスも増えてしまいます。
『個人的に嫌いと感じる仕事』は、
『嫌いな理由』を考えてみましょう。
実際にノートに書き出してみると、
その多くが『嫌いな仕事＝自分の『弱点』に関係する仕事』だという事が分かります。
『弱点を克服しよう！』と、
気持ちのギアを切り替えればやる気が出てくるはずです。
これら2つの『いつまでも残ってしまいがちな仕事』の対策を打てれば、
仕事がたまってしまうという、根本的な問題を解決できるでしょう。
他の人に意見を求め、多角的に物事を捉える
『これとこれさえやっておけば大丈夫』と進めていた仕事で、
『しまった！もっと前にやっておくべきことがあった』と、
後から頭を抱えたことはないでしょうか？
『やっておけばよかったという仕事』は段取りを大きく狂わせます。
手遅れの場合、深刻なトラブルに発展する場合もあります。
仕事をする時に気をつけたいのは、
『自分の視野では見えない仕事があることです』
これは、自分では思いつかない『やるべきだった仕事』です。
同じ状況に置かれても、人によって見えるものや考えることは違います。
『他の人の視点でしか見えない仕事』もあります。
『やるべきだった仕事』を漏らさずやるには、
『物事を他の人の視野でも見る』と考えて、
他人にアドバイスをもらうことが大切です。
『自分の見えている世界』を疑うくらいでちょうどいいです。
時間のかかる仕事は細分化・定期化
未完成の仕事があると、
それだけでフラストレーションがたまります。
『時間のかかる仕事』は、できるだけ細分化して、
少しずつ手をつけるのがコツです。
細分化した各タスクは完了することができるので、
プロジェクトが継続中でも『仕事が残っている』と感じにくくなります。
長期のプロジェクトでよくあるのは、
最初の着手はすぐやるものの、
その後はぱたりと進まなくなるということです。
『まだ時間はある』
『まだ、あわてるような時間じゃない』
という油断がそうさせるわけです。
こうした事態を防ぐには、プロジェクトが決まった直後に、
『3日に1時間は作業しよう』などと、
スケジュールに定期予定を組み込んでしまうといいです。
時間のかかる仕事を細分化するメリットは、
小さな達成感を積み上げずつ進められることです。
目標を達成するために一歩ずつ歩んでいきましょう。
まとめ
いかがでしょうか？
『いつまでも残ってしまう仕事とは何か？』
『なぜ処理できずに残ってしまうのか？』
を考えて、適切な対策を打てば、仕事をためずに、
段取り通りに仕事を進められるようになるでしょう！
