団体旅行の幹事は何をする？企画から当日まで幹事の仕事解説

大人数をまとめる団体旅行の幹事は、個人旅行の企画とはまったく異なるやりかたで旅行を企画します。
貸切バスや新幹線の予約、大人数で泊まれる宿や食事場所の手配など、やることが多くてまったくわからない幹事さんも多いのでは？

10人や20人のグループ旅行は、個人手配よりも旅行会社に任せるのが基本です。
行き先や予算と決めて、旅行会社にプラン作りと各種予約手配をお願いできれば、幹事さんもラクチンですね♪

そこで、団体旅行の企画～旅行会社とのプラン作り～当日までの幹事さんの流れを徹底解説！

▼ ～3ヶ月前までにやるべきこと

1. 団体旅行の行き先候補を出す

2. 旅行の日程を決める

何月何日に行くのか、何泊するのかということを決めましょう。
国内団体旅行なら、1泊2日を希望する幹事さんが60％以上！海外団体旅行なら、2泊3日の日程が人気です。

3. 予算を決める

1人あたり、どれぐらいの旅行料金を負担できるのか、ということを確認しておきます。
旅行会社にプランを提案してもらっても、予算オーバーで参加者が集まらない…なんて自体は避けたいですね…！

社員旅行の場合は、あらかじめ決められた予算があるはずなので必ず事前に確認を。昨年の幹事から、社員旅行にかかった経費の一覧などももらっておくと準備しやすいでしょう。

4. 現段階での参加人数を確認

▼ 3ヶ月～2ヶ月前

5. 旅行プランを探す（見積りをとる）～旅行会社の決定

旅行会社に問い合わせをして、プランと見積もり料金の取り寄せをしましょう。
団体旅行の場合は、個人ですべて手配するよりも旅行会社に任せた方が楽で確実です。個人手配よりも料金がお得になることも！

団体旅行ナビでは、団体旅行を得意とする旅行会社3社に一括でプランの問い合わせと見積もりを取ることができます。利用料金は無料！問い合わせをしたら、旅行会社からの返答を待つだけラクチン♪

旅行プランと見積もり料金を比較して、どこの旅行会社にお願いするか決めます。
決め方のポイントは3つ！「プラン内容が希望に沿っているか」「料金は予算に合致してるか」「担当者の対応」

▼ 2ヶ月～1ヶ月前

6. 旅行会社と打ち合わせ

7. 団体旅行プラン決定！

旅行会社と相談しながら、理想の団体旅行プランを作ります。（※パッケージツアーの参加も可能）
貸切バス（新幹線、電車）、ホテル、観光場所を決めたら、予約はすべて旅行会社にお任せしちゃいましょう♪

8. 参加者に案内状を送付

9. 最終参加人数確定

旅行会社との打ち合わせ時から、参加人数の変更があれば担当者に伝えましょう。
大幅に変更がある場合は、部屋割りや食事場所、貸切バスのタイプなどが変わる可能性があります。

10. 支払、団体旅行保険加入

旅行会社と契約をします。
このとき、キャンセル料や人数変更、プランの変更など不安要素はすべて相談しておくこと！団体旅行保険の加入も相談してみましょう。（加入者全員の氏名連絡先が必要か？代表者だけで良いのか？など）

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≫参加者全員が知っておくべき団体旅行「キャンセル料」のすべて

▼ 1ヶ月前～

11. バスレク、宴会の企画

参加者の年齢や好みに合うようなバスレクを準備しましょう！乗り物酔いの防止にもなりますよ。
子供会や保育園の遠足なら、歌やクイズなど全員が楽しめるカンタンなゲームがオススメ。社員旅行の場合は、社員の自己紹介や景品をかけたゲームなら参加しやすいでしょう。

バスレクの準備が大変なら、バスガイドさんの依頼もご検討くださいね。

宴会中に余興やイベント、表彰式などの企画をしたいなら、幹事とは別に宴会担当を任命するのもオススメ。宴会の時間内に収められるよう、食事の時間～イベントまで簡単にタイムスケジュールを組んでおきましょう。

12. 旅のしおり作成

▼ 前日

13. 最終確認、旅程の確認

幹事として、旅行全体の流れをおさらいするほか、参加者全員と集合時間や持ち物の共有をしておくこと！

▼ 当日

14. 幹事の挨拶、集合時間の周知

当日の朝は、集合時（出発時）に幹事からひとこと挨拶を。挨拶の内容は、必要事項を簡潔に伝えるくらいが良いでしょう。

【当日の挨拶内容】

• 挨拶（おはようございます、ご参加ありがとうございますなど）
• 幹事の自己紹介
• 1日のスケジュール
• 注意事項（集合時間厳守、ごみの始末、喫煙や飲酒など）

15. 宴会司会（挨拶、中締め、余興、2次会）

宿の大広間を貸し切っての宴会では、利用時間が決まっています。余興やイベントで長引かないように注意しましょうね。
また、ここでも旅行スケジュールの確認や翌日の出発時間の周知を忘れずに！

【宴会式次第】

• 挨拶（幹事、上司）
• 乾杯
• 自由時間（お食事タイム）
• 余興、イベント
• 中締め・お開き
• 2次会へ

初めての幹事さん | 社員旅行の幹事さん | 学生グループの幹事さん | 家族グループの幹事さん

初めての幹事さん

【Q】みんなの意見がバラバラで、行き先が決まらない。どうしたらみんなが満足できる旅行になる？

【A】全員の意見を取り入れるのは難しいことです。時には多数決で決めるなど、少数派を切り捨てる勇気も持っておきましょう。

できるだけ満足度の高い団体旅行にするために、行き先は1ヶ所でもグループごとに複数のコースを考えて、自由に選択できるようにするのはいかがですか？
小グループごとに複数のコースを作りたい、ということをご相談くださいね。

【Q】どこの旅行会社を選べばいいの？信頼できるオススメの会社は？

【A】10人や15人以上の大人数での旅行は、団体旅行を得意とする旅行会社に頼みましょう。大人数で泊まれるホテルやレストランを提案してくれます。

また、やはり大手旅行会社を選ぶ安心感はあると思います。
中小規模の旅行会社でも、日本旅行業協会（JATA）や全国旅行業協会（ANTA）に加入しているかどうかという点や、キャンセル規定や弁済金などの質問に真摯に答えてくれるかどうか、といった点を気にしておくといいでしょう。

社員旅行幹事さん

【Q】毎年同じ社員旅行プランでつまらないと上司に言われた。どんなプランなら満足してもらえる？

【A】アクティビティや体験型プログラムを組み込んでみるのはいかがですか？
カヌーやラフティングなど、チーム力を高めるアクティビティや、酒造見学や陶芸体験など、非日常を感じられるプランで、マンネリした社員旅行を変えてみましょう！
オススメのプランを旅行会社と相談してみてくださいね。

【Q】社員旅行に行きたくない、という社員が多い。どうしたら参加してもらえるかな？

【A】朝から晩までずっと団体行動をするプランだと、やはり気を遣います。
自由行動や、選択できるオプショナルツアーを用意してみるのはいかがですか？終日自由行動グループ、観光グループ、ゴルフグループ、エステ・スパグループなど、魅力的なテーマでプランを組んでみましょう。

また、宴会の余興や2次会も敬遠されがちではないでしょうか？無理やり出し物をさせるような宴会ではなく、みんなで楽しめるゲームを企画するのもオススメです。

【Q】ホテルの部屋割りやバスの座席割に気を遣う…。コツや決まりはあるの？

【A】ホテルやバスも、ランクの高い部屋や席があります。
ホテルは、エレベーターから遠くにある、一番奥の部屋を上級とするのが一般的です。ただしホテルによって異なるので、館内図をもらって、広い部屋を上司に充てれば良いでしょう。
バスは、運転席側の前方座席が上座とされます。前の座席で視界が遮られることが無く、窓からの景色を楽しめるからですね。

ホテルの部屋割りは会社の年次別に割り振るのが基本ですが、バスの場合は迷ったらくじ引きで決めてしまうのもオススメ。
普段は話さない社内の人とのコミュニケーションにもなりますよ。

学生グループ（サークル旅行・ゼミ合宿）幹事さん

【Q】とにかく安く行きたい！格安の団体旅行プランを提案してほしい。

【A】あらかじめ1人当たりの予算を決めて、予算内で行けるプランを提案してもらいましょう。
格安パッケージツアーもありますが、安すぎるプランにはご注意ください。複数社のプラン料金と内容を比較して、慎重に選んでくださいね。

【Q】参加人数がぜんぜん決まらない…。いつまでに決めなくちゃいけない？支払い後に変更があったらどうなる？

【A】国内旅行なら1ヶ月前までに、海外旅行なら3ヶ月前には人数を確定してお申し込みください。

旅行代金支払後の人数変更は、取り扱い手数料やキャンセル料が発生する可能性があります。
旅行契約時に、人数変更についてかならず確認を取っておきましょう。

家族グループ幹事さん

【Q】友達家族とのグループ旅行なので、大人数でに泊まれるコテージを探しています。

【A】ご希望を旅行会社にお伝えください！希望エリア内で、最適な宿を提案してくれますよ。
リビング・ダイニングで集まってみんなで食事をして、寝室は家族別々などこだわりのポイントがあればどんどん相談してみましょう！

【Q】幼児からおじいちゃんおばあちゃんまで世代がバラバラで、どこに行ったらいいかわからない。

【A】詳細な行き先が決まっていなくても、プランの取り寄せが可能ですよ！都道府県の候補だけでも決めておけば、旅行会社から提案をさせていただきます。
3世代や親戚がみんなであつまって食事がとれる大広間を用意してほしい、お座敷ではなくテーブル席が良い、など相談しながら一緒にプランを作っていきましょう！