(cache) 「ノーアジェンダ・どうしましょうか会議」の傾向と対策

先日、こんなエントリーを書きました。割とエンジニアやデザイナーの方は経験したことがある会議ではないでしょうか。このワードに反応されていたので、少し掘り下げてみたいと思います。

「ノーアジェンダ・どうしましょうか会議」とは

もうこの名前に全てが詰まってはいるので、経験したことがある人はすぐにわかるとおもうのですが、以下の点が揃っているとまさにその会議かと思います。

というところでしょうか。会議そのものに主催者側の専門性があるものでは起きづらいのですが、自身が理解できない or 経験の無い領域の話になるとわりとこういう会議になりがちなのかなと思います。

そしてこの会議が始まり「どうしましょうか」的な気まずい空気が流れます。呼ばれた側も事前にあまり話を聞いておらず、割とどうしようもありません。

そして会議をまともに仕切る人がいないため、気になった点の議論だけが行われプロジェクト自体が前に進みません。わかり易い例としては、作るプロダクトの詳細も決まっていないのに言語選定とか自分が現時点で理解できる範囲の話になりがちです。

そしてよくわからないまま会議が定例化されダラダラとしたプロジェクト運営が進みます。

この出席者側の対策としては以下の点に注意することです。

これは本来は主催者側の仕事といえばそのとおりではあるのですが、そのままじっと座っていても自分が参加しているプロジェクトが辛くなっていくだけです。そのため、いかにプロジェクトをストレスなくすすめることができるかという点に注力すべきです。

たしかにこういう会議が開かれると戸惑いを超えて腹立たしいこともあるのですが、呼ばれた以上関わる可能性があるのでその瞬間から主催者側に協力的になったほうがトータルのコストでみると得です。

プロジェクトにおける業務の詳細を把握できない人がやりがちな会議ではあるのですが、以下の点をクリアにすれば少しはスムーズに運営できるのではないでしょうか。

この３点を踏まえた上でアジェンダを作成し、事前に話すテーマがわかっているだけで会議の雰囲気は全く変わってきます。

そして、わりと軽視されがちなのが会議のタイトルです。会議自体は GoogleCalendar などで設定されることが多いと思いますが、そこに表記されるタイトルです。会議のタイトル適当な会議は本当にロクな会議がない。

アジェンダといえど全員が読むとは限りません。でも会議のタイトルくらいは嫌でも目に入ってきます。そのため、タイトルがら伝わる会議名が入っていると参加者は助かります。

ありがちなのが「ご相談」や「新規プロジェクトについて」のようなざっくりしたタイトル。このままだとその会議で何を行うのかが、イマイチ見えてきません。

主催者側はタイトルを気にすべきですし、参加する側もイマイチわからないタイトルがあったら事前に主催者側に確認をしておくのが良いです。

おそらくこんな会議を経験した人が多数いるんじゃないかなと思ってかいてみました。

本来は適当な会議を主催する側が気にすれば発生しない問題ではあるのですが、どうしてもこういった会議は行われてしまうもの。そのため、参加する側も協力することで少しでもこういった会議を減らしたいものです。