フリーランスの皆さんは、日々のタスクをどのように管理していますでしょうか？
頭の中ですべて管理できているという人はごく少数で、多くの人は何かしらのツールを使ってタスク管理を行っていることでしょう。中には手書きのメモや付箋などにタスクを羅列して管理する方もいると思います。
しかし、こういったタスク管理は今やアプリで行う方が効率的であり、何よりも生産性を求められるフリーランスにとってタスク管理アプリを活用することは必須です。そこで今回はフリーランスの視点で見た使い勝手の良いタスク管理アプリをご紹介いたします。
タスク管理もフリーランスの仕事のうち
会社の看板を背負わず個人で仕事を行うフリーランスにとって最も大切なのは、顧客からの信頼に他なりません。顧客の信頼を失うと最悪の場合仕事の発注が無くなり、収入が減ってしまいます。
そして、顧客の信頼を損ねる原因のひとつが納期遅れであることはいうまでもありません。納期遅れはフリーランスが絶対にやってはいけないことであり、納期遵守のために徹夜をも厭わない姿勢を求められます。
一方、この納期遅れはフリーランス自身が故意に起こすわけでは無く、「ついうっかり」タスクを忘れてしまっていたことに起因するものが意外と多いのです。
ポイントは業務進行タスクだけでなく、メールの返信をする・電話連絡をする・請求書を作成し送付するといったさまざまなタスクをToDoレベルで管理することでしょう。これにより、納期遅れを防止し顧客からの信頼を積み重ねることにつながります。
つまり、タスク管理とはフリーランスにとって最も大切な行為のひとつに挙げられるということです。
タスク管理が捗るToDoリストアプリ
タスク管理の方法として今最もポピュラーなのが、ToDoリストアプリを使って管理する方法です。特にスマートフォンをはじめマルチデバイスで管理できるアプリは大人気であり、多くのユーザーが利用し効率的にタスク管理を行っています。
そこで、複数のタスクを同時並行でもれなく進行していく必要があるフリーランスにとって、使い勝手の良いアプリをいくつかピックアップしてみました。
1. Todoist
Android、iOSだけでなく、WindowsアプリやChromeなどのブラウザ拡張機能として使用できるアプリが、このTodoistです。シンプルな操作画面が特徴的で、グループでタスクを共有できる点もありがたいですね。
タスクを階層的に管理することもできるため、親タスク子タスクと分類して処理することも可能となっています。機能がある程度制限されますが、無料版でお試し運用してみると使い勝手の良さを実感できるでしょう。
2. Wunderlist
スマートフォン、パソコン、Kindle Fireなどマルチデバイスでタスク管理できるのがWunderlistです。タスクをチームで共有し、タスクに関する会話もアプリ上で行えるという特徴があります。
プッシュ通知などのリマインド機能も搭載しており、「ついうっかり」を防いでくれるでしょう。やるべきタスクを羅列してできるものから順番に処理していきたいという人にマッチした作りになっています。
3. Any.do
移動中などにふと思い立ったタスクをすばやく登録するには、音声入力に対応しているAny.doを使うと便利です。「今日やること」「明日やること」といった具合に優先順位の高いほうから表示されるため、使いやすいインターフェイスだといえます。
また、リマインド機能は場所の指定が可能であり、例えば「自宅に戻ったらこれをやる」という設定をしておくと、位置情報を参照し帰宅した際にリマインドを通知するといった使い方が可能です。
4. Lifebear
Lifebearはカレンダー形式のToDo管理アプリです。国産アプリであるため機能一辺倒ではなく遊び心に溢れており、スタンプや着せかえなどでオリジナルのインターフェイスにカスタマイズすることができます。
機能制限のない有料プランが便利ですが、無料プランでも十分実用的です。なお、auスマートパスやApp Pass会員ならすべて無料で利用できます。
5. Things
10年の歴史を持つ定番アプリがこのThingsです。iOS,とMacでの利用を前提としており、アップルウォッチでも利用できる点が特徴となっています。
Apple系端末に特化したアプリということもあり、洗練されたデザインが美しいです。機能もシンプルで使いやすいため多くのユーザーに支持されています。
6. Todo Girl
いわゆる「萌え系アプリ」に分類されるTodo Girlは、その見た目によらず機能は侮れません。声優さんを起用しボイス収録しており、期限内にタスクを終わらせることができれば女の子が褒める、期限を過ぎてしまえば怒られるといったユニークな機能が搭載されています。
タスク管理機能はシンプルながら重要度をつけて優先順位を管理することも可能です。無機質なアプリよりもモチベーション維持に効果があるして利用ユーザーが増えています。
ToDoリストアプリを使って効率よくタスク管理をしよう
ToDoアプリを使いこなすには、自分のワークスタイルにあったアプリを選択し繰り返し使うことです。
個人で使用するのか、それともグループで共有するのかといった目的はもちろん、スケジュール機能を持たせるのか、モチベーション効果を期待するのかといった付加機能にも注目して選ぶとより良いでしょう。
また、ToDoアプリの機能を最初からフルに活用しようとすると、かえって業務が増えてしまい生産性が落ちることがあります。どのレベルのタスクまでを管理するのかを考えた上で、いろいろなアプリをトライしてみてください。
おわりに
今回、ToDo機能管理に着目していくつかのアプリをご紹介しました。このほかにも、メッセージ機能に重きを置いたアプリや、メール機能をメインとしてToDo機能をオプションとしたアプリなどもあり、さまざまな方法でタスク管理を行うことが可能です。
自分に合ったアプリを見つけ出し、納期遅れなどの問題を起こさないように心がけいきましょう。