いつも大変お世話になっております。BuzzFeedの◯◯でございます……はぁ、億劫でしかない。
一般社団法人日本ビジネスメール協会の代表、平野友朗さんの『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』という本を見つけました。本書には、メールマナーのTipsが沢山書かれていますが、一部を紹介します。
1. 「お手すきのときに」と書かない
理由は2つあります。
ひとつは、「お手すき」＝「今すぐに返信しなくていい」＝「後回しにしても大丈夫」という意味を持っているため。相手にとって、送ったメールの優先度が下がってしまうのです。
もうひとつが、相手に気を遣いすぎることによって、相手との上下関係が生まれる可能性がでてくるから。
返信が欲しい場合は、具体的なしめきりを提示するだけで、スケジュールが組みやすくなります。返信が来ない場合、催促もできますからね。
2. 「させていただきます」禁止
過剰な敬語だからです。敬意を表すために、「より丁寧な表現を使った方がいいかな」と思いがちですが、大抵の場合「いたします」で事が足ります。
シンプルな方が、内容もスッと頭に入るため、結果的に相手に親切だと平野さんは説きます。
3. ブロックを作る
20〜30字程度で改行。一行あけてブロックでまとめると見やすいメールになります。
こんな風にテンプレ化してしまえば、ゼロからメールを作成するより、ずっと楽です。
なお、⑤の詳細部分は、箇条書きを使うと効果的。一文は短い方がわかりやすいからです。
4. 単語登録する
PC、iPhoneの辞書登録をしましょう。「いつも」と3文字打つだけで、「いつもお世話になっております」が表示されるので、手間がかかりません。
5. メールチェックは、朝・昼・夕方
メールの通知が来次第バラバラと確認するのではなく、返信できるタイミングで、腰を据えて一気に返信するのが効果的だそうです。
返すのは、届いた順に即レスするのがいいみたい。平野さんは、最低でも受信後「一営業日以内」に返信するルールを決めています。
6. とりあえず、受領の旨を伝えるために返信
相手からメールを受け取り、すぐに回答ができないときでも「受領の旨」と「回答期限」を提示することはできます。
日を改めて返信する前に、ワンクッションおくと「この人仕事できる」という印象になりそうです。
7. 返信には「部分引用」が使える！
全文引用すると、受信メールを何度も読んで咀嚼して返信しないといけません。一方、部分引用すると一問一答形式になるため、返信自体が楽です。
会話のような”あいづち”っぽさも魅力のひとつ。
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