実は元SEでした。現在はニートです。
SEやったはいいけどメンタルやってしまってニートになるとかテンプレみたいな人生歩んでいます。
ちなみにSEってのはシステムエンジニアのことです。
さて今日は私が普段使用しているショートカットキーとかPCの操作方法とかについてまとめていきたいと思います。
なにからなにまで覚えている人はまれです。
使用頻度の高いものを厳選してお伝えします。
まとめようと思った経緯
ほんのりとこのブログで何回か書いていますが、SEの次は教育業界で働いていました。
まあそこではまた別の理由でクビになっちゃったんですけど、それは置いといて。
そこの会社で働いている時に、PCできない若者も結構いるんだなあって思ったことが何回かあったのでまとめてみようと思いました。
実際自分は全然PC操作とかできなくて、システム業界向いていない。。ということで業界変えて転職した組なので、そんな自分よりもできないってまじかよ。ってなった記憶があります。
なので結構常識的な操作方法からまとめていきますが、たまに知らないものあったらラッキーぐらいの感覚で見てもらえればと思います。
え、この操作知らないやついんの？レベルからいきますのでがっかりしないでくださいね。
便利なショートカット
その1：Ctrl＆X、C、V、Z、Y、B、U、I、S
解説：ExcelやWordなどで文字編集などに使用します。
使い所：Xから順番に、「切り取り」「コピー」「貼り付け」「元に戻す」「先に進む」「太文字」「アンダーライン」「斜め文字」「上書き保存」です。毎回右クリックやツールバーから選択するよりも作業時間短縮となります。
その2：Alt＆Tab
解説：アクティブウィンドウの切り替え
使い所：Excelとインターネットエクスプローラーとメールソフトといくつかのファイルを同時に開いたまま作業している時に、毎回マウスを動かしてファイルを切り替えるんではなく、このショートカットキーで切り替えたほうがスマートです。
その3：Win＆D
解説：すべてのウィンドウを最小化
使い所：後ろに上司の気配を感じた時に、すぐさま現在開いている画面を消すことができます。業務中にネットサーフィンとかやって遊んでいる人は必須の操作です。
最近は画面の一番右下をクリックしても最小化になるようですが、古いOSのPCを操作する際には必ず覚えておくべきです。
その4：F2ボタン
解説：Excelで指定しているセルで押下すると、そのセルを編集することができます。
使い所：Excelでセルの内容を編集する際には通常ダブルクリックが必要です。しかし、セルの数式を編集したかったり、ハイパーリンクのあるセルを編集する際にはこちらのF2ボタンが便利です。それからファイル名の編集なんかでも使えます。
その5：Win＆L
解説：画面のロック
使い所：トイレなどでちょっと席を離れる際にはこちらの操作が便利です。毎回スタートメニューからロックを選択しなくて済むので、一瞬で席を離れることが可能になります。
その6：Ctrl＆pageup/pagedown
解説：Excelのシート切り替えを行うことができます
使い所：地味にExcelのシートを切り替えることは多いです。ショートカットキーはなるべくマウスでの作業を減らすためにあります。
その7：Win＆R
解説：特定のファイル、フォルダへのアクセス
使い所：特に使用頻度の高いファイルや、フォルダへのアクセスをショートカットキー1つで実行することができます。デスクトップにショートカットを作成するのも一つの手ですが、デスクトップにショートカットが沢山あることほどダサいことはありません。
ショートカットではないけど便利な操作
その1：スタートアップへの設定
解説：PCの電源をつけると自動的にスタートするプログラムがあります。ウィルスバスターとか。いつも使うプログラムはスタートアップに設定しておくと便利です。
使い所：業務日誌の確認、メールチェック、進捗状況の確認など必ず毎朝最初にする行動というのはあるはずです。それらのファイルをPCの電源をつけたら自動的に開くように設定しておけばPCの電源をつけてからすべてのファイルが立ち上がるまでにコーヒーを一杯淹れてくることが可能になります。
その2：メール雛形の作成
解説：メールには雛形機能がついています。よく使う言い回しだったり、季節の挨拶などは雛形として登録してしまいましょう。
使い所：メールの返信文で悩んで時間を費やすのはもったいないです。雛形登録を行い1分で送信できるようにしておくと忙しい時間帯に楽をすることができます。
その3：なにかファイル編集する時にはとりあえずデスクトップにバックアップ
解説：直接作業を開始する前に原本のコピーをデスクトップに保存し、ファイル名に【原本】と追加しておきましょう
使い所：作業しているうちに、やっぱりこれは元の状態でよかった。もしくはファイルを誤って消してしまった。ということがどうしてもあります。そんな時にファイルを直接編集してしまっているとなかなか元には戻せません。それを避けるためには、作業前に一旦原本をコピーしていつでも元に戻せるようにしましょう。特に大事な資料は徹底するとよいです。
その4：フォルダとファイルの管理方法
解説：フォルダ構成にはNOで名前で管理すると管理しやすくなります。
使い所：一度保存したファイルをフォルダの中から探して利用することがよくあります。そんな時に、あのファイルどこにやったっけ？ファイル名で検索したいけどファイル名も思い出せないし。。ということが往々にしてあります。
そこでオススメなのがフォルダ名にNOをいれて管理する方法。
例えばこんな風になります。
フォルダ名：「田中作業用」
00＿BK
10＿現在作業中のもの
20＿営業1課
30＿取引先A関係
40＿取引先B関係
50＿総務資料
60＿メール関係
70＿月報
80＿各種雛形
90＿後輩指導
99＿自己啓発資料
これのいいところはフォルダの中身を視覚的にもなんとなく上の方にしまっていたはず、と覚えることができるので資料を探すスピードが格段に上がります。
自分のデスクトップにあれこれファイルが散らかっている状態は見苦しいですし、
社内ファイルサーバーならばいざという時に復旧できる可能性もあります。ぜひ。
その5：新しいウィンドウで開く（Excelツールバー）
解説：現在開いているExcelファイルをもう1つ開きます。
使い所：同じExcelファイルの複数シートを同時に参照しながら作業したい時に使用します。2回Excelファイルを開いてもうまくいきませんのでこちらの機能を使用します。
その6：整列（Excelツールバー）
解説：複数のExcelファイルを1画面に表示します。
使い所：複数のExcelファイルを同時に見ながら作業をしたいという時に使います。左右半分ずつといった形式で複数ファイルを同時に見れるように縮小してくれます。
まとめ
上司にこんなことを言われたことがあります。
「ショートカットキー使ってなんかいいことあります？」
こういう大人になったらおしまいです。
仕事はさくっと終わらせて帰りましょう。
自分の時間は大切です。人生は有限です。楽しいことに自分の時間を使いましょう。
そしてここらへんのショートカットキーを覚えたら次はマクロを覚えて更に業務を効率化していきましょう。
おしまい