Dropbox Paperを使いこなそう！作業効率アップが期待できる便利機能5選

ドキュメントの作成や編集などを手軽に行うことができる、Dropbox Paper。
チームや組織など複数人でも同時にドキュメントの編集などを行うことができるため、資料を閲覧しながらのコミュニケーションツールとしても大いに役立ちます。
すでにDropboxは世界中で5億人以上のユーザー数を抱えているため、Dropbox Paperのユーザー数も増加していくものと見られます。
参考：Dropbox

今回は、Dropbox Paperを使い慣れてきた方に特にオススメしたい、作業効率アップが期待できる便利機能5選をご紹介します。
基本的な使用方法を知っているだけでも十分に使いこなすことができるDropbox Paperですが、本記事内でご紹介する便利機能を覚えてしまえばさらに便利になります。
難しい操作は特にありませんので、この機会に覚えておきましょう。

Dropbox Paperとは

https://www.dropbox.com/paper
App Store
Google Play

Dropbox Paperとは、Dropboxが提供しているサービスの1つです。
複数人で1つのドキュメントを編集することが可能で、同じくDropbox者が提供している「スマートシンク」が搭載されているため、ハードドライブの容量をほとんど消費せずにファイルやフォルダの管理・アクセスが可能です。

モバイルアプリも提供されているほか、モバイルアプリ版ではドキュメントのオフライン編集も可能なため、まさに「いつでもどこでも」手軽にドキュメントの作成・編集・確認を行うことができ、忙しいビジネスマンにとって有力な味方となるツールです。

Dropbox Paperの基本的な操作方法については、ferret内の以下の記事でご紹介していますので、あわせてご覧ください。
便利すぎて手放せない！Dropbox Paperとは＆知っておきたい機能8選｜ferret

Dropbox Paperの知っていると便利な機能5選

1.ショートカットキー

Dropbox Paperを使い慣れてきた方に、さらなる作業効率アップのためにオススメしたいのが、ショートカットキー。
主なショートカットキーをまとめましたので、ぜひ覚えてみてはいかがでしょうか。

・コロン(:)キー：絵文字メニューの表示
・ダッシュ(-)キーを3回連続入力：区切り線の挿入
・/date：現在の日付に変換(設定している言語で現在の日付が表示されます)
・/time：現在の時間に変換
・/datetime：現在の日時に変換
・プラス(＋)キー：ほかのPaperドキュメントを検索・リンクの挿入
・シャープ(#)キー＋スペースキー：#キー1回でh1タグ(大見出し)、#キー2回でh2タグ(中見出し)に変換
・左右のカッコ([])キー：タスクリストの追加
・command＋shift＋8：箇条書きの追加(アスタリスクキー＋スペースキーでも箇条書きの追加が可能)
・番号＋ピリオド(例；1.)：番号付きリストの作成

(Dropbox Paper をさらに使いこなすための厳選ショートカット 10 選｜Dropbox Naviより引用)

2.ドキュメントの削除・復元

Dropbox Paperで作成したドキュメントを削除・復元する方法です。

アーカイブ

ドキュメントの作成者または編集者がアーカイブすると、ドキュメントの共同編集者を含むすべてのアクセス件が削除されます。
ただし、与えられている権限が「コメントのみ可能」の場合は、アーカイブすることはできません。

アーカイブであれば、後ほど「やはりあのドキュメントが必要だ」という場合に復元することができますので、ドキュメントを非表示(閲覧不可)にしたい場合は、アーカイブ機能を利用することをオススメします。

・step1.
まず、アーカイブしたいドキュメントを開きます。
画面上部に表示されているメニューのうち「・・・」アイコンをクリックしてください。

・step2.
メニューがプルダウンで表示されますので、この中から「アーカイブ」をクリックします。
これでドキュメントのアーカイブは完了です。

復元

アーカイブしたドキュメントは、復元することが可能です。
権限についても同時にフォク源されますので、ドキュメントが復元されると共同編集者の権限も復元されます。

・step1.
まず、Dropbox Paperにログインします。
画面左側に表示されているメニューから「ドキュメント」をクリックしてください。

・step2.
ドキュメントに関する画面が表示されますので、上部のメニューから「アーカイブ」をクリックします。
するとアーカイブしたドキュメントの一覧が表示されます。

復元したいドキュメントにチェックを入れると、画面下に「復元」ボタンが表示されますので、クリックしてください。
これでドキュメントの復元は完了です。

完全削除

もう使用しないことが確実であるドキュメントは、完全に削除することができます。
この場合は、まず一度ドキュメントをアーカイブする必要があります。
完全削除をすると復元することはできませんので、注意してください。

ドキュメントを完全に削除する場合は、先にご紹介した「ドキュメントの復元」とおなじ手順で「アーカイブ」の一覧を表示します。

完全に削除したいドキュメントにチェックを入れると、画面下に「完全に削除」ボタンが表示されますので、クリックしてください。
これでドキュメントの完全削除は完了です。

3.マークダウン形式でエクスポート

Dropbox Paperはエディタツールとしても優秀で、文章や画像、動画などを入力して記事を作成した後、Word形式またはマークダウン形式でエクスポートすることが可能です。
ここでマークダウン形式でエクスポートすれば、ブログの下書きとして使用することができます。
ドキュメント内に挿入されている画像や動画などはDropboxのリンクになっているため、そのままリンクとしても使用可能です。
画像や動画などのファイルリンクをDropboxにしておけば、ブログで使用しているサーバの容量を圧迫する心配もないため、一石二鳥と言えます。

作成したドキュメントをエクスポートする際は、エクスポートしたいドキュメント画面の上部に表示されている「・・・」アイコンをクリックし、表示されたプルダウンメニューから「ダウンロード」を選択します。
すると「エクスポート」のボックスが表示されますので、Word形式またはマークダウン形式のいずれかを選択してください。

4.文字数のカウント

Dropbox Paperをエディタツールとして使用している方は、入力済みのテキストの文字数をカウントが必要となる場合があります。Dropbox Paperの文字数カウントでは、単語(文字)数・選択範囲のみの単語(文字)数・絵文字の数をチェックすることができます。

文字数カウントを行う際は、カウントしたいドキュメント画面の上部に表示されている「・・・」アイコンをクリックし、表示されたプルダウンメニューから「文字数」を選択します。
するとボックスが表示され、ドキュメント内の文字数や使用している絵文字の数などを確認することができます。

5.スマートな議事録作成がスムーズに作成可能

Dropbox Paperでは、テンプレートを使用して手軽に議事録を作成することができます。
なお、議事録テンプレートを使用する場合はあらかじめGoogleカレンダーと連携しておく必要があります。

テンプレートを開くと、あらかじめ日付と見出しが挿入されていることがわかります。
特に「参加者」の項目では、＠をつけてユーザーを検索・追加することができるため、議事録をその場で共有しやすくなっています。

議事録テンプレートのほかにもさまざまなテンプレートが用意されているため、ドキュメント作成時に使用できそうなテンプレートがある場合は使用してみると作業効率がアップします。

まとめ

ただ文字数をカウントするだけではなく絵文字数もカウントできる、マークダウン形式でのドキュメントエクスポートが可能、豊富なテンプレートなど、意外に便利な機能が揃っています。

特にショートカットキーについては、Dropbox Paperを使い慣れた方にはぜひ使用をオススメします。
ビジネスでは、スピーディーかつ正確さが重要となる場面が多々ありますので、ぜひ効率化向上のためにDropbox Paperを活用してみましょう。