実はここまでできる！Numbersの使用頻度が高い方にオススメの便利機能6選

表計算ソフトと言えば、ExcelかNumbers。
特にMac製品を使用している方は、デフォルトで搭載されているNumbersの使用頻度は高いのではないでしょうか。
NumbersはExcelほど機能数はないものの、シンプルで分かりやすいインターフェースになっているため、愛用者の多いソフトです。

今回は、Numbersをよく使用している方にぜひ試していただきたい便利な機能6選をご紹介します。
どれも難しい操作ではありませんが、知っているだけで少しでも作業効率がアップするものばかりですので、ぜひ本記事を参考に使いこなしてみてください。

Numbersとは

https://www.apple.com/jp/numbers/
Numbersとは、Appleが提供している表計算ソフトです。
Microsoft OfficeシリーズのExcelと類似しており、直感的な操作感とシンプルなインターフェースが特徴的です。
Excelよりも機能数は少ないですが、特殊な業種を除いて基本的なビジネスシーンで活躍してくれます。

Numbers上級者にオススメの便利機能6選

1.条件つきでセルやテキストをハイライトする

表が大きくなればなるほど、チェックしたいセルを見つけるまで時間がかかることがあります。
そこで特定のルールに応じてセルそのものに色をつけたり、テキストのフォントを変更するなどしてハイライトすると、見つけやすくなります。

step1.

まず、条件を設定したいセルを選択状態にします。

step2.

画面上部のメニューのうち「フォーマット」を選択し、表示されたプルダウンメニューの中から「条件つきハイライト」をクリックします。

step3.

画面右側に「条件付きハイライト」の画面が表示されますので「ルールを追加」をクリックしてください。
すると下にメニューが表示されますので、好みの条件を設定します。
例えば、今回は初回架電日が3月のものをハイライトすると仮定します。
メニューの中から「テキスト」を選択すると「〜で始まる」「〜で終わる」「〜を含む」などの条件を設定することができます。

step4.

テキストの始まりと、どのような表記でハイライトするかを指定します。

step5.

3月でテキストで始まり、赤でセルを塗りつぶすルールを設定すると、表の中でハイライトされます。

条件付きハイライトのルールは、複数設定することができます。
また、ルールを削除したい場合はゴミ箱のアイコンをクリックすると削除できます。

2.チェックボックスやスライダなどの付加要素をつける

チェックボックスやレート、スライダなどの付加要素をセル内につけることで、より表を見やすく整形することができます。

・チェックボックス：チェックをつける/外す
・レート：最大5つまでの星をつけられる
・スライダ：最大値と数字がいくつずつ増えるかを設定して、スライドバーでセルの数値を設定できる
・ステッパー：上下のボタンでセルの数値を上下できる
・ポップアップメニュー：プルダウンメニューと同意

step1.

まず、チェックボックスやレートなどを表示させたいセルを選択状態にします。
画面右側の項目から「セル」をクリックするとメニューが表示されますので「データフォーマット」をクリックしてください。
プルダウンメニューが表示されますので、チェックボックス・レート・スライダ・ポップアップメニューの中から使用したいものを選択します。

step2.

上画像は、レートを選択した場合です。
画像右側のメニューで星の色や枠線を変更することも可能です。

3.コメントボックスをつけてメモを残す

テキストボックスでメモをつけることもできますので、情報を共有する際に漏れなく伝えることにも一役買ってくれます。

コメントボックスをつけたいセルを選択状態にし、画面上部の「コメント」をクリックします。
するとボックスが表示されますので、そのままテキストを入力してください。
これでコメントを残すことができます。
コメントボックスを削除したい場合は、セル上でdeleteキーを押してください。

4.シートをパスワードで保護

機密性の高いシートを共有したい場合は、パスワードをかけてシートを保護することができます。
パスワードに有効期限はありませんので、一度設定しておけばその後も使用可能です。
また、応用方法として共有相手にシートを見せる必要がなくなった場合にはパスワードを変更すれば、閲覧できなくなる、という方法もあります。

step1.

画面上部のメニューから「ファイル」を選択します。
プルダウンメニューが表示されますので、その中から「パスワードを設定」をクリックしてください。

step2.

パスワード設定画面が表示されますので、任意の文字列のパスワードを設定します。

step3.

パスワードを変更・削除したい場合は、step1と同様に「ファイル」を開いて表示されるプルダウンメニューから「パスワードを変更」をクリックします。
パスワード変更画面が表示されますので、設定していたパスワードを入力した後に変更・削除を行ってください。

5.フィルタ機能

フィルタ機能を使用すると、確認したデータのみを表示することができます。
表が大きくなればなるほど、フィルタ機能をうまく活用することで確認作業の効率が格段にアップしますので、特にオススメの機能です。

step1.

フィルタ機能を使用したい列にカーソルをあわせると、小さな下矢印が表示されますのでクリックしてください。

step2.

メニューが表示されますので、その中から「表をフィルタ」をクリックします。
さらにメニューが表示されますので、表示したい項目をクリックしてください。

step3.

上画像は「1月6日」をクリックして表示した画像です。
もとに戻したい場合は、step1・step2と同様の手順で項目を表示し、チェックマークを外してください。

6.便利なショートカットキー

Numbersでは、より作業効率をアップするためのショートカットキーが多々あります。
その中でも特に使用頻度の高いものをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

・セルの編集・改行：option＋return
・フォントウィンドウを表示：command＋T
・カラーウィンドウを表示：shift＋command＋C
・フォントサイズを大きくする：command＋れ(＋)
・フォントサイズを小さくする：command＋ほ(−)
・選択したセルの上に行を追加：option＋↑(キーボード上の矢印キー)
・選択したセルの下に行を追加：option＋↓
・選択したセルの右に行を追加：option＋→
・選択したセルの左に行を追加：option＋←
・グラフのデータを編集する：shift＋command＋D
・直前の操作をやり直す：shift＋command＋Z

まとめ

Numbersはシンプルな使用感のため特に便利機能を把握しなくても使いこなすことができますが、本記事内でご紹介した便利機能を覚えてしまえばより作業効率がアップします。
実際に筆者もNumbersを使い始めてしばらくはこれらの機能を活用していませんでしたが、一度覚えてしまうとこれまで以上に業務がサクサク進むようになりました。

Numbersの基本操作については、ferret内の以下の記事もぜひ参考にしてみてください。
Numbersを使いこなそう！知っていると便利な小技7選