私が今まで知り合ったデスクワーカーたちを思い返してみると・・・
「仕事ができる人」との評判を得ていた優秀な人たちには、ある「共通した特徴」が見受けられたように思います。
その特徴とは、「ショートカットキーを使いこなしている」というものです。
「仕事ができる人」と評されるデスクワーカーたちの大半は、パソコン作業において様々なショートカットキーを駆使し、仕事の効率を上げる努力をしていました。
もちろん、「各種ショートカットキーに習熟すれば、仕事ができない人も仕事ができるようになる」という短絡的なものではないでしょう。
しかし少なくとも、これまでショートカットキーをろくに使ってこなかった人が、後述するようなショートカットキーを使いこなすようになったなら、仕事の効率に明白な差があらわれることでしょう。
特に、「自分は周囲と比べて、仕事が遅いなあ」などといった悩みを抱えている人は、ぜひ一度、後述するショートカットキーを試してみていただきたいと思います。
なお、「ショートカットキーなど、すでに使いこなしている。いまさら学ぶことなど何もない」と仰るプロフェッショナルな方は、この記事の最後にある「あまり知られていない便利なショートカットキー」だけチェックしてみてください。
それでは以下に、デスクワーカーが覚えておくべき、仕事の効率を上げる上で役立つWindowsショートカットキーをご紹介しましょう。
活用はもはや義務。超定番のショートカットキー
このあたりのショートカットキーは、もはや定番。
例え新入社員であっても、一般常識として知っておくべき事柄です。
先輩から業務説明を受けている際に、「こんとろーるしーってなんですか？」などと質問しようものなら、仕事は当分、雑用係になってしまうかもしれません。
Ctrl + C (コピー)
選択した文字列やオブジェクトをコピーして、クリップボードに格納します。
Ctrl + X (切り取り)
選択した文字列やオブジェクトを切り取って、クリップボードに格納します。
Ctrl + V (貼り付け)
クリップボードの内容を任意の場所にペースト(貼り付け)します。
仕事ができる人が当たり前のように使いこなす定番ショートカットキー
以下に示すような処理を、マウスを使ってアプリケーションのメニューバーやツールバーから実行するか、それともショートカットキーで実行するかで、仕事の効率は大きく変わってくるはずです。
Ctrl + F (検索)
大抵のアプリケーションで「検索ダイアログの呼び出し」に割り当てられているショートカットキーです。
アプリケーションを利用していて、「検索をしたい」と思い立ったら、すぐさまこのショートカットキーを実行しましょう。
Ctrl + Z (元に戻す)
大抵のアプリケーションで「直前の状態に戻す」機能が割り当てられているショートカットキーです。
誤った操作をしてしまった場合は、まずはこのショートカットキーを実行して、元の状態に戻せないか試してみましょう。
Ctrl + Y (やり直し)
大抵のアプリケーションで「やり直す」機能が割り当てられているショートカットキーです。
Ctrl + Z (元に戻す)を実行後にこのショートカットキーを実行すると、「Ctrl + Zを実行する前の状態」に戻すことができます。
調子に乗ってCtrl + Zを乱打して、「しまった、元に戻しすぎた」というときに活躍してくれます。
Ctrl + S (保存)
大抵のアプリケーションで「現在の内容を保存する」機能が割り当てられているショートカットキーです。
アプリケーションがエラーを起こして落ちてしまったり、パソコンがフリーズしたりしてしまうと、それまでの作業内容がすべて水の泡になってしまいます。
作業中は小まめにこのショートカットキーを実行して、不足の事態に備えておきましょう。
Alt + Tab (ウィンドウ切り替え)
ウィンドウを切り替えるショートカットキーです。
直前に使用していたウィンドウを前面に持ってくることができます。
頻繁にウィンドウを切り替えて作業を行う場面では、キーボードから手を離さずにウィンドウを切り替えることのできるこのショートカットキーが非常に役立ちます。
Windowsキー + D (デスクトップ表示)
開いているすべてのウィンドウを最小化します。
デスクトップ画面を表示したいときや、ウィンドウを開きすぎて画面がごちゃごちゃになってしまったときに役立つショートカットキーです。
周囲とちょっと差がつく？あまり知られていない便利なショートカットキー
Alt + Print Screen
「Print Screen」キーは、ディスプレイに表示されている内容を画像として取得して、クリップボードに格納する機能です。
「いま画面に表示されているこの内容を、保存あるいは印刷しておきたい」というときに、非常に役立つ機能です。
いわゆる、「ハードコピー」ですね。
そしてこの機能をさらに便利にしてくれるのが、「Alt」キーです。
「Alt + Print Screen」を実行すると、「現在アクティブなウィンドウ」のみを対象として、「Print Screen」処理が行われます。
「ディスプレイの表示領域すべてではなく、特定のウィンドウのみ画像として取得したい」というときに便利なショートカットキーです。
Windowsキー + L
コンピューターをロックし、Windowsアカウント認証画面へ遷移します。
離席する際は、このショートカットキーでコンピューターをロックしておくのがスマートですね。
ロックを解除すれば、ロック直前の状態へと復帰できます。
Windowsダイアログ上で、Ctrl + C
パソコンで仕事をしていると、たびたび遭遇するエラーダイアログ。
克己心に富んだ方であれば、そのエラーダイアログに表記されている文言をキーワードにネット検索をするなどして、エラーの解消法を探ったりすることでしょう。
しかしWindowsの大抵のエラーダイアログは、表示されている文言を範囲選択することができません。
つまり、通常の方法では、ダイアログに表示されているエラー内容をコピーすることができないのです。
よって、ネット検索をするにしても、ダイアログを横目で見つつ、手打ちでエラー内容を検索欄に入力しなければならないわけです。
こんな切ない状況を解消してくれるショートカットキーがあります。
それは、おなじみの「Ctrl + C」。
エラーダイアログをアクティブにした状態でこのショートカットキーを実行すると、ダイアログに表示されている内容をテキストデータとしてクリップボードにコピーできるのです。
エラーダイアログのすべてに有効というわけではありませんが、知っておいて損はないでしょう。
例えば、次のようなエラーメッセージがあったとします。
※エラー内容は仮のものです。
このエラーダイアログがアクティブな状態でCtrl + Cを実行すると、クリップボードには次のようなテキストデータが格納されます。
[Window Title] 来週のサ○エさんは [Content] 『カツオ、初めてのオールバック』 [OK]