【エクセル時短】印刷時にはみ出す表を用紙1枚に収める最速の方法。倍率もチェックして見やすく印刷！

Excelで印刷するときにありがちな「表の1列分だけ2ページ目にあふれてしまう問題」。ここではフォントサイズや列幅の調整をせずに、一発で用紙1枚に収めるための時短ワザを紹介します。

印刷時の設定で一発解決！

表を用紙1枚に収めて印刷したいのに、1列分だけはみ出してしまう...。Excelではよくありますよね。そうしたとき、フォントのサイズを小さくして、列幅を調整して、といった作業をしていませんか？実は、印刷時の設定で一発解決できるのです。

その設定とは、印刷プレビューで［シートを1ページに印刷］を選択するだけ。印刷したい用紙のサイズに合わせて、表などを1ページに収まるように自動調整してくれる便利な機能です。

印刷できる範囲はプリンターによって異なるため、Excelでの1列あふれは頻繁に発生しがち。日常的に使える時短ワザとして、ぜひ活用してください。

用紙1枚の印刷範囲をわかりやすくするため、余白を表示します。［印刷］画面の右下にある［余白の表示］をクリックします。画面下部の値で、現在の設定で印刷した場合のページ数を確認できます。

［シートを1ページに印刷］を選択すると、1ページに収まりました。

操作は以上ですが、Excel内部でどのような設定がされているのかを確認してみましょう。［ページ設定］ダイアログボックスを表示して、［ページ］タブにある［拡大縮小印刷］の項目を見てください。

［シートを1ページに印刷］を選択した結果、［次のページ数に合わせて印刷］が『横［1］×縦［1］』となっています。横1ページ、縦1ページに合わせて印刷するという意味です。

例えば、縦に長い書類であれば、［次のページ数に合わせて印刷］に『横［1］×縦［3］』のように設定することで、横1ページ、縦3ページに合わせて印刷できます。

また、［拡大/縮小］には「83%」と表示されています。横1ページ、縦1ページに合わせた場合、83%の倍率ということです。

一概には言えませんが、70%以下の倍率は読みにくいと考えられます。極端に小さな倍率になる場合は、表の幅を狭くして縦に長くしたり、用紙を横方向に変更したりするといいでしょう。

改ページは、［改ページプレビュー］を表示して、ドラッグ操作で変更することもできます。大きい表で印刷倍率を下げたくないときなど、意図する位置に改ページを設定することも可能です。

［表示］タブの［改ページプレビュー］ボタンをクリックすると、［改ページプレビュー］に切り替わります。改ページ位置を表す線にマウスポインターを合わせて、改ページを設定したい位置までドラッグします。

【エクセル時短】は「少しでも早く仕事を終わらせたい！」というビジネスパーソンのみなさんに、Excelの作業効率をアップするワザをお届けする連載です。毎週木曜日更新。