締め切りギリギリになるまで仕事に手を着けられず、「さすがにもうこれ以上はマズい…」という臨界点に到達すると、不思議なことに自分でも信じられないくらいの集中力が発揮され、これに呼応するように奇跡の巡り合わせが連鎖し、同時にそれなりに多大な犠牲を払って何とか締め切りまでにやりおおせる。
このような「仕事術」は、しかし、必ずどこかで破たんします。この悪しきループから抜け出すにはどうすればいいか？
よくある「答え」は、
- ギリギリになって慌てなくても済むように、早いうちから毎日少しずつ進めていく。
というものです。
ここには3つ問題があります。
- 「早いうち」とはいつなのか？
- 何をどう進めればいいのか？
- 「少しずつ」とはどれぐらいなのか？
一つひとついきます。
「早いうち」とはいつなのか？
これは簡単です。
「その仕事が発生したその日のうち」が「早いうち」です。
ただし、「その仕事が発生した瞬間」である必要は必ずしもありません。むしろ、そうしない方がいいでしょう。さもないと、現在進行中の仕事が常に割り込まれることになるからです。
何をどう進めればいいのか？
では、「その日のうち」に何をすればいいか？
それは、その仕事の要件をメモしておくことです。
以下のようなフォーマットを用意しておくと、これを埋めるだけで済むのでおすすめです（必要に応じて項目を入れ替えてください）。
- 件名：
- 概要：
- アウトプット：
- 期日：
- 提出先：
- 提出方法：
例えば、『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則・完全版』に載っていた以下の事例を当てはめてみます。
郵便集配室の改装に関する改善提案を依頼された。今は１月、担当の委員会は７月の会合での提案を検討する予定だ。
- 件名：郵便集配室の改装に関する改善提案
- 概要：郵便集配室の改装に関する改善提案を７月の会合で提案する。
- アウトプット：提案資料と提案（プレゼン）
- 期日：７月の会合開催日（何日の何時から？）
- 提出先：委員会（誰に？）
- 提出方法：（事前に確認してもらう？）
このフォーマットを埋める作業をすることで、何よりもまず自分がいつまでに何をすればいいのかが整理できます。
仕事が発生したタイミングでは、すべての要件が明確になっていないことがあります。このフォーマットを埋めてみることで、それが「早いうち」に分かるので、その場で相手に確認することができます。
上記の例では、「何日の何時から？」とか「誰に？」と書いてある部分が確認すべきポイントになります。
例えば、締め切りギリギリになって「あれれ、これは誰に提出すればいいんだろう？」という疑問にぶつかると、かなり困りますね。
「少しずつ」とはどれぐらいなのか？
「毎日無理なく続けられる程度の分量」ということになります。
最初はその適量が見極められないので、試行錯誤の期間が続きます。続けているうちに慣れも手伝って最初よりも長く、あるいは多くこなせるようになりますので、記録をとりながら調整していきましょう。
例えば、ジョギングの習慣を始めた人が、初日はそろりと1キロだけ走ってみて、徐々に2キロ、3キロと距離を伸ばしつつ、ジョギングにかけられる時間の上限と相談しながら、時間を変えずにペースを上げるなどして、調整していくイメージです。
もう1つ重要なことは、これはジョギングにも言えることですが、
- 同じ時間帯に
- 同じ作業を
- 同じように取り組む
ようにすることです。そろえることで習慣化しやすくなるからです。
「時間が空いたときにやろう」ではほぼ間違いなく失敗します。「時間が空いた」瞬間に、すぐに別の何かで埋まってしまうからです。
以下の記事では、この「同じ時間帯に、同じ作業を、同じように取り組む」という習慣を作るための具体的な方法を動画で解説しています。TaskChute Cloudというツールの使い方の解説記事ですが、考え方も合わせてお伝えしているので、ぜひご覧ください。
» TaskChute Cloud 動画デモ：記録からスタートする手順＆記録をもとにルーチン化する手順
重要なことは、何を、いつ、どんな順番で、何分かけて行ったのか、を記録に残すことです。
すでに一度実行しているので「こういう順番ならスムーズにできるはずだ」という確度の高い予想をもとにルーチン化を行うため、翌日のタスク実行の精度がアップします。
「何分かかったのか」という定量的な評価もさることながら、「なぜそれをやったのか？ そのタイミングは適切だったのか？ かけた時間に過不足はなかったのか？」といった定性的な評価こそ有用です。
そこには、明日以降に、極度に限られた資源である時間を最大限有効に活用するためのヒントが詰まっているからです。
関連記事：
これまでにも、今回の問題の解決策について記事を書いています。
「備える」ために「話題にする」
私はだいぶ以前から、ちょっと分からないことがありました。
それは、仕事でもテスト勉強でも、先送りにすると不安が募っていくくせに、不安が強いときほどギリギリまで手がつけられないという心理です。
そのことについて、先日大橋さんと話し合っていたのですが、ふと疑問が氷解しました。不安から仕事を先送りするのは、当然なのです。なぜなら、仕事を先送りするのは、失敗することに対する不安があるからで、それが強くなれば先送りするしか方法がないとすら思えてくるからです。
拡散思考を活用する
面倒なタスク管理などしなくても、締め切りギリギリになって締め切りのことを思いだし、追い込まれるプレッシャーを頼りに、一気に仕事を片付けてしまう、ということはできます。
そのようにすれば、結局「前々から計画を立ててコツコツやる」のと、締め切り前に終わらせるという結果と変わらないのだから、どちらも価値は変わらない、と思う人もあるでしょう。
ギリギリに手がけるのは、締め切りに間に合わせるという条件自体を保証できないものにしてしまっているというデメリットがそもそもありますが、間に合う限り「間に合っている」という点では等価かもしれません。
しかし、仕事を終わらせて、時間をおいてから再評価するためには、締め切りギリギリに終わらせるというのはいいやり方ではありません。そういうことができなくなるからです。
コンテクストを一定に保つ
忘れないためには、コンテクストを変えなければいいのです。すなわち、毎日一月一日のカレンダーにするとか、夢を叶えることを決意したセミナー会場を出ずに、ずっと会場にいたまま実作業を開始するとか。
しかしそういうのは現実的ではない。または、効果がない。
残るは、変わらないコンテクストに依存する方法でしょう。
使うツールを変えないとか、作業場を変えないということです。
» 仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則・完全版[Kindle版]
03月11日(土) 「やる気」の効果的な使い方
今回のテーマは、
－「やる気」の効果的な使い方
です。
「ここぞというときに、やる気が出ない…」「やる気さえあれば、何とかなるのに…」といった、何かと便利な「やる気」ですが、多くの人はこの「やる気」について誤解があるように感じています。
『やる気ハックス』、『一瞬で「やる気」がでる脳のつくり方』、『やる気クエスト』などの著作を持つ佐々木正悟は、「やる気」についての第一人者として知られていますが、これまでにも「やる気」について以下のような特徴を挙げています。
●やる気は有限
●やる気は野放図には使えない
●「意志力が弱い人」はいない
これらは、やる気の原則と言えます。これらの原則を理解したうえで、
●必要なときに「やる気」を出すにはどうすればいいか？
●有限の「やる気」を程よく使うにはどうすればいいか？
●自分以外の人の「やる気」を引き出すにはどうすればいいか？
といった実践方法を知ることで、限られた時間で最大限の成果を引き出すことができます。
今回はこの「やる気」の効果的な使い方について、詳しくお伝えします。
とにかく「やる気」が出せなくて困っている、という方は、ぜひご参加ください。
好評いただいている個別相談の時間もご用意していますので、知識としては理解できているとは思うものの、なかなか実践に結びつけられず苦戦している、という方は、ぜひこの機会にブースターとしてご活用ください。
本日時点で、残り３席ですので、ご検討中の方はお早めに。
» 仕事を予定どおりに終わらせたい人のための「タスクカフェ」＠渋谷
「タスク管理トレーニングセンター」のご案内
タスクカフェは東京（渋谷）でのみ開催しているため、地理的にご参加が難しいという方、あるいは日程的に厳しいという方もいらっしゃるかと思います。
そこで、オンラインコミュニティ「タスク管理トレーニングセンター」を開設しました。
▼タスク管理トレーニングセンターとは？
「タスク管理トレーニングセンター」は、タスク管理にまつわる以下のような課題に取り組みます。
- いろいろな本を読んだりセミナーを受けたが自分なりの方法が確立できていない
- こちらの業務環境や状況に合わせて客観的なアドバイスをして欲しい
- 誰に質問していいのか分からない
- どのツールが自分に合うのかが分からない
- TaskChute2で「こういうこと」をしたいが方法が分からない
- たすくまで「こういうこと」をしたいが方法が分からない
- TaskChute Cloudで「こういうこと」をしたいが方法が分からない
- この使い方で合っているか不安
- もっといいやり方があれば教えて欲しい
- 他の方とタスク管理に関する課題を共有したい
- タスク管理アプリの開発者とタスク管理のエキスパートがあなたのご質問にお答えします
- 一般非公開のコミュニティで他の参加者の方と課題を共有できます
- タスク管理の考え方・やり方の理解を深めるためのレクチャー動画をご覧いただけます
ご質問にお答えするのは、TaskChute開発者の大橋悦夫、たすくま開発者の富さやか、TaskChute Cloud開発者の松崎純一、そして、タスクシュート歴10年の佐々木正悟の4名です。
また、毎月のタスクカフェのレクチャー内容を動画で公開しています。
これまでにお答えしているご質問や現在公開中のレクチャー動画については、以下のページにて詳しくご紹介していますので、ぜひご覧ください。
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