スマホで使う、おすすめの無料オフィスアプリと使い方【iPhone/Android】
2017-02-04 12:57仕事やプライベートでの書類作成にもマイクロソフトのExcelやWordを使っている人は多いでしょう。スマホやタブレットでも使えるオフィスアプリなら、出先や移動中でも書類のチェックや編集が可能です。
この記事では、初めてスマホ向けオフィスアプリを使う人に最適なGoogle製オフィスアプリを取り上げ、その特徴や基礎知識、かんたんな使い方を解説します。
スマホでオフィスアプリを使うメリット
パソコンでExcelやWordを使っている人には、スマホ用のオフィスアプリも必携。移動中に書類が送られてきても、パソコンなしで利用できるのが最大のメリットです。
一昔前までは、モバイルパソコンを持っていなければ、メールで送られてきた書類を見ることすらできませんでした。しかし、スマホでオフィスアプリが利用できる今なら、書類を見るだけでなく、ちょっとした編集も可能です。出先のカフェなどで書類の下書きをしたり、交通費を入力しておくなど、簡単な資料作成もできます。
オフィスアプリをインストールしておけば、表示に加えて編集も可能だ（画像は「Googleスプレッドシート」の画面）
パソコンを利用しているときでも、スマホやタブレットを併用する手もあります。例えば、スマホで見積書を表示して内容を確認しながら、パソコンでメールの返事を書くなど、書類閲覧用のサブマシンとしても重宝します。
おすすめはGoogle製オフィスアプリ
では、はじめて使うのにおすすめのオフィスアプリを選んでいきましょう。
現在人気のあるオフィスアプリは、マイクロソフト製の「Microsoft Excel」「Microsoft Word」と、Google製の「Google スプレッドシート」「Google ドキュメント」など。マイクロソフト製のモバイルオフィスと、Google製のモバイルオフィスが人気をほぼ二分しています。どちらを使っても満足できるはずですが、おすすめは無料で使えるGoogle製のオフィスアプリです。
Google製オフィスはMicrosoft Officeのファイルも扱える
マイクロソフト製のモバイルオフィス（スマホ向けオフィスと考えていいでしょう）は、利用規約がとても複雑です。画面サイズの小さなスマホでは、多くの機能が無料で使えます。しかし、これはパーソナルユースに限られていて、ビジネスでの利用には有料の「Office 365」が必要になります。かなりややこしいので、よくわからない人はGoogle製オフィスアプリを使っておけば安心です。
Googleのオフィスアプリの使い勝手は年々向上しており、マイクロソフト製オフィスと遜色ない性能に達しています。また、Google製オフィスアプリは、大勢のスマホユーザーが保有しているGoogleアカウントさえあれば、すぐに利用を開始できるのも強み。ファイルの共有や共同編集作業のハードルが格段に低いわけです。基本的にはオンラインで作業することになりますが、オフラインでの使用も可能になっています。そして、データはGoogleのサーバーに自動的に保存されてログイン済みの端末間で同期されるので、スマホを買い換えたり、万一故障したりしたときでも、ファイルが消えることはありません。
ただし、パソコンで作ったファイルの再現性は、マイクロソフト製のモバイルオフィスのほうが上です。Googleのオフィスをしばらく利用して、困ることがあったら乗り換えても良いでしょう。
左:マイクロソフト製のオフィスはパソコンのExcelなどで作成したファイルの再現性が高い右:Google スプレッドシートでは、表の斜めの部分がまっすぐになってしまっている
他にも、アップル製の「Numbers」「Pages」も人気がありますが、Windows環境では利用できず、また、普段使い慣れたエクセルやワードとは使い勝手が異なるので、最初の1本にはおすすめしません。
Google製オフィスアプリを使うための2つの準備
スマホでGoogle製オフィスアプリを使うためには、2つの準備が必要です。
1つは他のアプリ同様にインストールで、こちらで迷うことはないでしょう。「Google スプレッドシート」「Google ドキュメント」「Google スライド」の各アプリをインストールしてください。
各アプリを起動したあとログインを求められたら、Googleアカウントでログインします。
Googleアカウントでログインすると「Google ドライブ」に保存されているファイルが表示される
もうひとつ重要なのが、「Google ドライブ」の準備です。Google製オフィスアプリは単体でも使用できますが、各種ファイルをGoogleドライブというGoogleのオンラインストレージに保存されています。特に、パソコンで作成したファイルのやりとりにGoogleドライブを使うことになるので、事前に準備しておきましょう。
スマホ単体での利用なら、「Google ドライブ」のアプリを使う必要はありません。Googleの各オフィスアプリから保存されたファイルをそれぞれ開くことができます。つまり、パソコンとファイルをやりとりするときにだけ、「Google ドライブ」を意識すれば良いのです。
スマホ向けGoogle製オフィスアプリの使い方
ファイルの作成
ここでは、iPhone版を例にGoogleのオフィスの利用方法を簡単に説明しますが、Android版でも基本的な使い方は同じです。
アプリを起動したら、新規ファイルの作成は、［＋］ボタンを押します。
新規ファイルの作成は赤い［＋］ボタンを押す
既存のファイルは、最初に表示される「最近開いたアイテム」リストから開くか、右上のフォルダアイコンをタップした先の「マイドライブ」画面で開きます。エクセルやワードのファイルも「Google ドライブ」に保存されていれば、そのまま開くことができます。
左:フォルダーアイコンをタップ右:マイドライブ画面
注意したいのは、ファイルの保存メニューがないこと。ファイルは随時保存されているからです。作業を終えたら画面左上のチェックボタンをタップすればファイルを閉じられます。
Google スプレッドシート（表計算）
「Google スプレッドシート」は、いわゆる表計算アプリで、Excelのファイルが開けます。普段からExcelを使っていれば、基本操作は迷わないでしょう。
セルの選択はタップ、高さや幅調整は、上もしくは左の見出し部分でドラッグします。
タブの切り替えは画面下のタブをタップする
セルやテキストの書式設定は、画面上部にある「A」と罫線が組み合わさったメニュー（以下、［Ａ］）からおこないます。
画面上部の［Ａ］をタップすると右画像のようなメニューが表示され、それぞれ実行できる
関数や計算式を入力するには、画面下のバーをタップします。いつも使っているキーボードに加えて演算記号が表示されるので、楽に入力できるでしょう。
関数も多く対応しており、合計（SUM）や平均（AVERAGE）に加え、IF関数なども使えます。
式や関数の入力は、画面下の数式ボックスをタップする
Google ドキュメント（文書作成）
「Google ドキュメント」は、Wordのファイルが開ける文書作成アプリ（ワープロアプリ）です。こちらも、Wordを使っていれば感覚的に利用できるはずです。
パソコンで作成した資料を開くと、レイアウトが崩れることがありますが、ある程度は妥協しながら利用したいところ。写真や表、テキストを組み合わせた複雑なレイアウトほど問題が起こりがちです。ただ、内容はほぼ理解できるはずです。
タップすると文字入力が可能になり、太字や位置揃えなどのメニューがキーボード上に表示されます。[＋]をタップすると画像や表などの挿入が、[A]をタップするとテキストや段落の装飾が可能になります。
画像・表の挿入やテキスト・段落の装飾などが可能
Google スライド（プレゼンテーション）
「Google スライド」はスライドを作成するアプリで、PowerPointのファイルを読み込むことができます。ただし、スマホでのプレゼンテーション用ファイルの編集には、かなりの制約が加わります。
テキストを修正したり、下書きを作る程度なら問題ありません。しかし、パソコン版のPowerPointで作った図の修正はできません。また、アニメーションも追加、編集できません。
パソコンで作成したスライドの表示はほぼ問題なし。図なども追加は可能だが、表現力が乏しいのでパソコンでの作業がおすすめ
最も適した使い方は、パソコンで作成したファイルを持ち歩いてプレゼン前に練習したり、メールなどで送られてきたファイルのチェックをしたりする方法です。
そもそも、スマホではプロジェクターで投影するのも難しいので、ファイル閲覧用として割り切って使うのがおすすめで、編集は誤字・脱字の修正程度に考えておくとよいでしょう。
スライドを追加する際のデザインもパソコンとは異なる
なお、Microsoftのモバイル版PowerPointではアニメーションも利用できるなど、機能はかなり充実しています。外出先でより使いこなしたい人にはおすすめです。
パソコンで作成したOfficeファイルをスマホで使うには
Google製のモバイルオフィスはパソコンで作ったファイルを持ち歩く、最も簡単な方法のひとつです。
iPhoneの場合はファイルを添付してメールで送っても、どこに保存されたかがわかりにくい欠点があります。また、Dropboxなどのクラウドストレージにファイルを転送しても、結局は何らかのオフィスアプリでファイルを開かなければなりません。
この点、「Google ドライブ」とGoogle製オフィスアプリを使えば、パソコンからスマホにファイルを移動させることを意識せずに、それぞれのモバイルアプリからパソコンで作成した書類などを簡単に開けます。「Google ドライブ」で同期されたファイルを、パソコンでもスマホでもシームレスに利用できるからです。
パソコン上の「Microsoft Office」で作成したファイルをGoogle製オフィスアプリで利用するには、パソコンから「Google ドライブ」にファイルをアップロードします。
まず、ブラウザから「Google ドライブ」を開きます。まだログインしていない場合は、Googleのオフィスアプリで使ったGoogleアカウントでログインしてください。
Googleドライブにブラウザからアクセス。Googleドライブで検索すれば見つかる。初めての利用なら、この画面からログインしよう
すると、ファイルのリストが表示されます。もちろん、ファイルはスマホと共通です。
ログイン後、スマホのアプリで開いていたファイルが表示されるはずだ
パソコンで作成した「Microsoft Office」のファイルは、「Google ドライブ」に転送すれば、スマホのGoogleオフィスアプリでも開けるようになります。転送作業は簡単で、パソコンのフォルダからブラウザで表示した「Google ドライブ」にドラッグ・アンド・ドロップするだけです。少し待っているとファイルがアップロードされます。
パソコンのファイルを転送するには、ブラウザの画面にドラッグ・アンド・ドロップするだけでよい
Google製オフィスアプリを開くと、それぞれで利用できるファイルがリストになっています。Excelのファイルは「Google スプレッドシート」で、Wordのファイルは「Google ドキュメント」のリストで一覧可能です。
Excelのファイルは「Google スプレッドシート」のリストで確認できる
逆に、スマホで作成したファイルもパソコンから利用可能。ブラウザで「Google ドキュメント」にアクセスしてファイルを開くだけです。パソコンで利用できる「Microsoft Office」を持っていなくても、それと同等の作業が可能なのです。
スマホで編集したファイルはダブルクリックすると、このように開くことができる。ブラウザ上で使える「Google スプレッドシート」などのアプリで開く
Excelで作業したくなったら、メニューから[ファイル]→[形式を指定してダウンロード]を実行してファイルを保存し、Excelで開き直せばよい
まとめ
Google製オフィスアプリを使い始める上で、設定が面倒に思えたり、アカウントを作るのが気になったりする人もいるでしょう。
しかし、一度環境が整ってしまえば、ファイルのやりとりを考えなくても、スマホとパソコンとで同じファイルを閲覧・編集できるようになり、とても快適です。一度はGoogle製のオフィスアプリを試してみることをおすすめします。
構成・文：戸田覚
編集：アプリオ編集部