こんにちは。ふにゅすけです。
前回、ExcelのToDoリストについての記事を書いていたところ、記事がだいぶ長くなってしまったため、ToDo表の作り方についてはこちらの記事でまとめます。
ExcelのToDo表の説明については下記の記事をお読みください。
ToDo表をExcelで作ってみよう
ToDo表(ToDoリスト)をExcelで作ってみましょう。1度ひな型を作ってしまえば、ToDo管理の手間を減らすことができます。
あまりパソコンに慣れていない方でもわかるように、わかりやすく説明しております。 Excelの知識がない私でも30分程度で簡単に作成できましたので、興味のある方は作成してみてはいかがでしょうか。
完成形は下図です。「ステータス」、「優先度」の列のセル色は、値によって自動で変わるように設定します。例として、3つのToDoを入力しています。
私の環境(自宅)はExcel 2007ですが、他のバージョンでもやり方はほとんど同じです(職場は2010)。
1. 下準備(各シートの作成)
まず、Excelを開いて、下記の4つのシートを作ります。新しいシートは赤枠の部分をクリックして作成します。
シートの名前は、名前を変更したいシートを右クリックして「名前の変更」で変更できます。
2. 下準備(プルダウンメニューのデータ作成)
「データ」のシートに、下図のように文字列を入力します(必要に応じて増やしてOK)。各列の意味はそれぞれ下記のとおりです。のちの工程で使用します。
- A列：ToDoの「ステータス」列の値となるもの
- B列：ToDoの「優先度」列の値となるもの
- C列：ToDoの期限の「曜日」列の値となるもの
3. プルダウンメニュー化
「ステータス」、「優先度」、「曜日」はプルダウンメニューで選択できるようにします。
まず、「ステータス」の列をプルダウンメニューにしてみます。図のようにB列を選択します。
B列が選択された状態で、データタブにある、「データの入力規則」→「データの入力規則」を選択します。
設定タブ内の、図の赤枠の箇所を入力します。「元の値」は、プルダウンリストに使用したい値を選択します。例では「=データ!A1:A10」としていますが、これは"「データ」シートのA1～A10のセルの値を使う"という意味です。先ほど、「2.下準備(プルダウンメニューのデータ作成) 」で、「データ」シートのA列に、ToDoの「ステータス」列の値となるものを入力しましたので、それらの値を参照するようにします。赤枠内を入力し終えたら、OKを押します。
これで「ステータス」列は図のように、値を選択できるようになりました。
「優先度」列と「曜日」列も同様にプルダウンメニュー化します。図の赤枠の「元の値」で参照する列が変わるので注意してください。「優先度」列はB列、「曜日」列はC列を参照するようにします。
4. セルの値によって自動で背景色を変える
例として、「ステータス」列の「完了」の背景色が自動で変わるようにします。「ステータス」列に「完了」の値を持つセルを作っておきます。
「ステータス」列(B列)を選択した状態で、ホームタブの「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」→「指定の値に等しい」を選択します。
下図のように、「次の値に等しいセルを書式設定：」のところで「完了」の値を持つセルを選択します。「書式：」は「ユーザー設定の書式」を選択してOKを押します。
ここでは例として、 背景色をグレー、文字を太字の白にしてみます。まず、下図のようにフォントの設定をします。まだOKは押しません。
塗りつぶしタブで背景色を選択し、OKを押します。
これで、「ステータス」列のプルダウンメニューで「完了」を選択すると、自動で背景色と文字色が変わるようになりました。
同様に、「連絡待ち」のセルも色を変えてみます。今回は「書式：」にて、「濃い緑の文字、緑の背景」を選択してみました。
「連絡待ち」のセルも色が変わるようになりました。
「優先度」の列についても、同様に色を変えてみました。優先度が高いほど、青が濃くなるようにしています。ぱっと見て、優先度の高いToDoがわかりやすくなります。
5. フィルタを設定する
完了したToDoは、フィルタの機能を使って見えなくなるようにします。
1行目を選択した状態で、下図の「フィルタ」を押すだけです。すると、1行目のセルに▼マークが付きます。
▼マークを押し、「完了」のチェックを外してOKを押します。
3行目にあった「ステータス」が「完了」の行が見えなくなりました。「完了」の行をもう1度表示したい場合は、▼マークを押して「完了」にチェックを入れると見えるようになります。
6. 行の並び替え
優先度の高いToDoはなるべく上に持ってきた方が直観的にわかりやすくなります。
例えば、4行目の「報告書の作成」のToDoを移動したいとします。4行目を右クリックし、「切り取り」を押します(Ctrl + xキーでも切り取りができます)。
3行目に移動させたい場合は、3行目で右クリックして「切り取ったセルの挿入」を押します。
「報告書の作成」が3行目に移動し、優先度が高い順にToDoが並びました。この方が、ToDoの優先度が見てわかりやすいですね。
ToDo表の土台は以上で完成です。新たにToDoを追加する場合は一番下に追加してもいいですし、右クリックで行を追加して入力もできます。
ルーティンなToDoの管理
私は、月次ToDo、週次ToDoの2つのチェックリストを作成して管理しています(2017/1/15現在、週次、月次ToDoは25個ぐらいです)。ルーティン(繰り返し)ToDoは、ToDo表へ記入するのではなく、チェックリストで管理した方が管理が楽です(ToDo表での管理だと、繰り返し入力する必要が生じるため)。
下図にて、▼マークが被ってしまっていますが、例えば「170116」の列は2017年1月16日の週のToDoの状況を示しています。終わったToDoに"〇"を入力して管理します。
「曜日」列は、そのToDoを実施するタイミングを示します。
フィルタ機能を使って"〇"の行を見えなくすることで、終わっていないToDoが一目でわかります。
月次ToDoの表についても同様です。
1701の列は、2017年1月を示しています。
まとめ
いかがでしたでしょうか。ToDo表を作成したら、デジタルの場合、定期的に他の媒体(会社であればネットワーク上の別のフォルダ等)にバックアップを取っておくことをおすすめします。
Excelについて私はそこまで詳しいわけではないので、まだまだ工夫の余地があるかもしれません。もし工夫点など、何かお気づきな点がございましたら、気軽にコメント等いただけますと嬉しいです！