どの企業も従業員の労働時間を管理するためにおこなっているのが『勤怠管理』です。
みなさんも出勤・退勤時の打刻や、有給休暇・欠勤の申請などをおこなっているかと思います。
しかし中には、なぜ勤怠管理をおこなうのか、勤怠管理を怠るとどうなるのか、勤怠管理にはどのようなやり方があるのか、そこまで深く理解していなかったり、勤怠管理に関してどのように管理をすべきか悩みや不満を抱えていたりする方もいるのではないでしょうか。
今回は、勤怠管理に関する基礎知識や、最新の勤怠管理システムで何ができるのか、実際の活用イメージはどのようなものか、ご紹介します。
勤怠管理とは？
勤怠管理とは、従業員の出退勤、休暇、欠勤などの状況を把握し、適切な勤務時間を守れているかどうかを管理することです。
企業によって勤怠のルールや管理方法は異なり、自己申告制で勤怠管理をおこなっている企業や、タイムカードを用いて勤務時間を記録している企業、近年では勤怠管理システムを導入している企業も増えており、モバイルデバイス、ICカード、指紋認証などを利用して簡単に打刻でき、リアルタイムでの管理ができるようになっています。
「誰が、何日何曜日に、何時から何時まで何時間働いて、何時間休憩したか」これらのデータは労務管理における賃金計算のベースとなる非常に重要なもので、どのように管理を徹底するか、どのように把握していくかが人事に求められます。
なぜ勤怠管理が必要なのか？
企業における経営資源は「ヒト・モノ・カネ・情報」といわれます。
企業にとって一番大事な資源である「ヒト（人）」は、同時に固定で多大な費用がかかる資源でもあります。勤怠管理は、従業員の就業状況を把握して適切な給与を社員に支払うために必要なもので、また、企業のコンプライアンスの観点から従業員の労働時間の確認をするために不可欠なものです。
ここでは、誰が勤怠管理の対象となり、何を管理すべきか、管理を怠るとどのようなリスクがあるのか紹介します。
雇用契約を結んでいる従業員すべてが勤怠管理の対象となる
正社員だけでなく、契約社員・派遣社員・アルバイト・パートスタッフなど、その企業で雇用契約を結んでいる従業員が対象になります。ベースとなるのはまずは国によって定められた労働基準法の内容です。これにさらに企業ごとの就業規則が加わります。職種により雇用契約が異なる場合は、その勤務日数だけでなく、出勤・退勤時間などそれぞれに合わせた管理が求められます。
勤怠管理において管理・把握しなければいけない6項目
一般的に勤怠管理において管理・把握しなければいけない項目として以下6つが挙げられるかと思います。
- 出勤・退勤時間
- 勤務時間
- 欠勤
- 残業時間
- 有休休暇
- 振休、代休
正しく勤怠管理がおこなわれている会社は、上記の管理がしっかりとおこなわれています。逆に管理を正しくおこなっていない会社は、従業員の労働時間を正確に把握することができず、いつ休暇を取っているのか、残業はどのくらいおこなっているのかなどを知ることができません。結果として、次の項目のようなリスクを生むことにつながってしまいます。
正しく勤怠管理がおこなわれていないと生じる3つのリスク
1．残業代などによるトラブルが発生する可能性
正確な残業時間の管理ができないため、残業代の未払いが起こり、後々未払い残業代を求めたトラブルが発生する可能性があります。
事例としてよくあるのが、退職後に過去2年間に遡っての残業代を請求されるケースです。会社で正しく従業員の勤務時間を把握できていなかったために、従業員の言い分を否定できる証拠が無く、結果、遅延利息を含めた2年分の残業代を請求されてしまうということになります。
2．継続的に過重労働状態に陥っている従業員に気付くことができない
結果として、過労死やうつ病といった取り返しのつかない事態を招いてしまうことにつながります。
労働契約法には「使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする。」という、安全配慮義務と呼ばれる義務があり、違反した場合には、多額の賠償請求が課されてしまう可能性があります。万が一大きなニュースになった場合、企業イメージの失墜は免れません。
3．罰則を受ける可能性がある
今後、労働基準法の改正により年5日の有給休暇の取得が義務化され、違反した場合には罰則を受ける可能性があります。
厚生労働省は、上記に関して労働基準法の改正を進めており、当初予定されていた2016年4月からの案は見送られましたが、おそらく数年以内には成立するものと予想されています。対象は年次有給休暇が10日以上ある労働者ですので、正社員だけではなくパートも含まれます。これに違反した会社には罰則が科されることになりますので、会社側の対策として、従業員の年次有給休暇管理表を作成し、しっかりと管理することが必要となってきます。
企業にとっては、社員の従業状況や勤務態度を把握することによって、給与の支払いから従業員の適切な労働環境が確保できているかどうか、企業評価にまで影響する重要な管理項目の1つなのです。最近では企業法令（コンプライアンス）の関連からも企業における正確な勤怠管理の重要性がより高まっています。
勤怠管理システムの台頭｜勤怠管理システムで解決できること
タイムカードやExcelでの管理から、勤怠データを一元管理できる勤怠管理システムを導入している企業が増えてきています。安価で導入がしやすいクラウド型の勤怠管理システムも数多く出てきており、無料トライアルができるサービスもたくさん存在しています。
勤怠管理システムを導入することで、おおよそ以下のようなメリットを享受することができます。
- 勤務状況に合わせて最適な打刻方法を選択でき、また打刻漏れや不正打刻の防止にもつながる。
- 勤怠データの集計作業が大幅に削減できる
- 人件費がリアルタイムで把握でき、残業時間や休日出勤の割増手当などの給与計算も効率化できる
- 労働法制改正への対応が容易にできる
- アラート機能により、勤務超過を未然に防ぐことができる
- 人事戦略への勤怠データの活用
- 業務効率化、ペーパーレス化などによるコスト削減
最新のサービスでは、顔認証で打刻するものや、GPSと連動して位置情報と共に打刻する機能、Twitterと連動した「つぶやき打刻」、AIによる退職アラートがわかる機能など、多彩な機能が搭載されています。
実際の企業の課題と勤怠管理システム『jinjer』を活用した解決方法
ここでは、勤怠管理システムの簡単な活用イメージを『jinjer』を用いてご紹介させていただきます。
CASE1．正確な勤怠管理ができなかったが、システム導入により一元管理が可能に｜有名スタートアップIT企業
課題
会社が立ち上がって間もないタイミングだったため、勤怠管理の制度もあいまいになっていました。従業員は労働時間を固定で計算するみなし労働時間制を採用、アルバイトはExcelで自己申告するというスタイルをとっていたため、正確な勤怠管理ができていませんでした。
勤怠管理システムで解決できること
まず、勤怠管理で必須なのは、従業員の出退勤の打刻です。勤怠管理システムを導入することにより、PC、ICカードを使用するスタンダードな打刻はもちろんのこと、タブレット・スマホを利用した打刻、GPS、Bluetooth、チャットアプリでの打刻など、就業環境に合わせて簡単に打刻することができます。
さらに打刻した勤怠データは一覧画面で確認することができ、誰がいつ出勤・退勤したのか、出勤人数、残業時間、勤怠時間までもがリアルタイムで管理することができます。それにより、正確な勤怠管理が可能になるだけでなく、さまざまな雇用形態も一元で管理することができます。
CASE2．Excelでおこなっていた勤怠管理の工数が大幅削減！｜大手飲食店
課題
もともと勤怠管理をExcelでおこなっていましたが、店舗数が増えるに伴い勤怠データの集計にかかる工数も比例して増加してしまうというジレンマを抱えていました。特に店舗間移動があるスタッフの勤務時間を集計するために各店舗への確認を取る作業が大変で、毎月勤怠を確定させるまでに大変な工数がかかっていました。
勤怠管理システムで解決できること
どこの所属のどの従業員が、どのくらい出勤して、どのくらいの勤務時間働いているかが、予実とともに一元で管理することが可能です。さらに有給の残日数や、振替日数、代休日数の把握も簡単におこなうことができます。
また、シフトを作成に関しても、操作のしやすさを重視した管理画面で誰でも簡単におこなえます。従業員からの希望シフトも1クリックで集められ、効率的なシフト作成が可能です。
さらに、従業員個別の詳細のデータを確認することもでき、日ごとの勤務状況の把握も容易におこなうことができます。CSVにして出力することもできるため、紙ベースでの連携も可能です。
CASE3．離職しそうな従業員を事前に把握できるようになり、離職率低下につながった｜広告代理店
課題
退職者の割合をいかに減らしていくかが、会社の課題としてあり、そのためのリテンション施策を考えていましたが、退職リスクのある従業員をどう割り出せばいいのか、大きな悩みとなっていました。
勤怠管理システムで解決できること
従業員の勤怠管理データから個別の傾向値を導き出し、エンゲージメントをAIが分析します。モチベーションが下降傾向にある従業員をいち早く察知、人事担当者へアラートを出すことができます。これにより、退職などを未然に防ぐリテンション対策を効果的に実施できるようになり、離職率の低下へとつなげ、人事戦略・組織力強化を実現することができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
勤怠管理をしっかりとおこなうことは、自社の従業員や自社そのものを守ることにつながります。そして確実にかつ従業員、管理者双方にとって効率的に勤怠管理をおこないたいと考えている人事の方も少なくないのではないでしょうか。
勤怠管理システムを導入・活用することで、勤怠情報がリアルタイムで一元管理でき、残業状況や人件費の算出が容易にできます。また給与システムとの連携も可能で、「月末・月初に勤怠データを集計して給与計算をおこなうことに手間がかかる」といった悩みも解消されます。
勤怠管理システムサービスも多くのサービスが存在しており、自社に合ったものを選定することが重要ですが、無料トライアルや安価で開始できるものも多くあるため、お悩みの人事の方は一度導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
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