ビジネスパーソンのための！オシゴト英語塾

英語でEメールを書くとなると、慣れるまではどうしても構えてしまいがちでございます。
そして、ついつい熱心な方だと、英文Eメールの書き方的な本などを買い込んでしまったりもするかもしれません。
それはそれでもちろん役に立つのですが、日本語で書いていてもお気づきとは思いますが、自分がEメールで書くことというのは大抵決まってしまっているものです。
ですので、いくつかのよく使うフレーズをマスターしておく、というのはかなり得策になるでしょう。

日本人の方の書くEメールを訳していて「これは良く使う表現だな」というものをまとめてみました。
まずは「～の件に関しては」という表現です。
In regards to
With regard to
Regarding
この３つが使えそうです。

In regards to the Executive Meeting that we are having next week, we have some additional information.
来週開催されるエグゼクティブ会議に関して、追加情報がございます。

それから添付資料を付けた場合の表現です。
以下が良く使われていると思います。

Please find my attachment.
資料を添付いたしました。

I have attached a presentation.
発表資料を添付しました。

Attached is a part list that you requested.
添付は依頼されていた部品一覧です。
（Attached を Attachment に替えて使うこともできます。）

「～時点では」という表現も良く使われます。
下記のようにAs of - を使います。

As of today, 7/12/2014, we haven't received the service agreement yet.
今日時点（２０１４年７月１２日）ではまだサービス契約書を受け取っておりません。

英語でEメールを書く場合、受け取る相手は時差があったり、すぐに読んでくれなかったりする場合もあるため、上記のようにtoday がいつなのかをコンマで囲って書いてあげると親切です。これは日本語だと括弧書きの感じです。
日にちの書き方はアメリカだと通常月、日、年です。
Monday 7/14のように書いてもいいかもしれません。（Monday July 14th などとも書けます。）

それから「下記のメールにも書いてありますように」のような「～にも書いてありますように」の表現も良く使いますね。
"As you can see in - "ですが、以下のように使います。

As you can see in following email, we have had some issues with our new equipment.
下記のメールにも書いてありますように、新しい設備で少し問題が出ています。

このあたりがごく一般的な頻出表現だと思います。
この他に各個人で取り扱っている分野によって使いまわしのできる表現がたくさんあると思います。
英語話者から受け取ったメールの中で「これは使えそうだ！」と思う表現があったら自分の「表現集」に早速入れておきましょう。

何回か練習したり、実践で使っているうちに自分の表現になってくるはずです！

Eメールを少し前に出していたのに、回答が来ない、もしくは一度「期限までには提出します。」という回答をもらってはいるものの、まだ肝心の見積書、もしくは資料が来ない、という時にどうするか。これが今回のお題でございます。
フォローアップ（follow up）なんて言います。

まずは全く回答が無いまま期限が近づいてきている場合の対応です。
前回出した以来のEメールを探してください。
そしてそれを再送します。
文面は下記の様な感じでどうでしょう。

Mark,

This is just a friendly reminder.
As you can see in email below, we would like to have an estimate by this Friday.

Thank you very much.

マークさん

念のためにお知らせ致したくメールしております。
以前メールさせて頂いたとおり、今週の金曜日までにお見積もりを頂ければと思います。

よろしくお願いします。

この friendly reminder という言葉、なかなかニクくありませんか？！
reminder というのは「思い出してもらうための警告」という感じです。
これに friendly を付ける事で「煽っているわけではないのですよ。」とか「督促しているわけではありませんよ。」ということを伝えることができるわけです。
ちょっとした気遣いですよね。
つまり「念のためのお知らせ」といった意味になります。

そして as you can see in email below 「下のメールの中に書いているように」と、一度依頼をかけていることを思い出してもらうわけでございます。ちょっとしたプレッシャーを失礼でない程度にかけておく感じです。

さて、次は締め切りが過ぎているのにまだ依頼したブツが送られてこない時のフォローアップです。
この時にもやはり以前に依頼をかけたときのメールを再送すると良いでしょう。
こんな文面でどうでしょうか。

Mark,

I'm just wondering if you are still working on it.
If you need some more time, would you let me know?

Thank you very much.

マークさん

まだ資料は作成中の段階でしょうか。
もう少しお時間が必要なようでしたらお知らせください。

よろしくお願いします。

just wondering と言うところがこの文章の気遣いでございます。「まだ・・・ですよね。」と遠慮がちに聞いているニュアンスです。
そして、相手への気遣いその２で一応「お時間が必要なようでしたら教えてください。」と書きながら「いつくらいに出せそうですか？」と暗に聞いているわけでございます。

文面を見るとかなりシンプルですが、意外に英文のEメールにも「気遣い」が鏤めてあるのにお気付きですか？
日本語で書く場合の「気遣い」とちょっと違うのですが、やはり英文でもかなり言い方は大切なのでございます！

最初に申し上げましょう。
英文のEメールで思っているような回答をもらうためには自分が普段日本語で書いているEメールの文章をそのまま英訳しているだけではダメでございます。
それには理由があり、対策がございます。

＜理由その１：英語話者には意味不明な気遣いのことば＞
日本人のEメールは文章の端々に「まことに恐縮ですが」とか「お忙しいところすみませんが」とか「お手数ですが」のように相手への気遣いの言葉がたくさん入っています。
これは日本語の文章としては美しい礼儀になるのですが、英語のEメールの文章にこれをこのまま書いてもあまり英語話者には理解されません。

例えば日本人だと、お願いしていた見積書を受け取った時にこんな文章を書くのではないでしょうか。
「先日お願いしていたお見積書が届きました。お忙しいところ迅速に対応していただき、ありがとうございました。」

これをそのまま英訳するとこんな風になるでしょうか。
We received an estimate that we requested the other day. I understand that you are busy, but thank you very much for responding promptly.

この文章では "I understand that you are busy" が「お忙しいところ」に当たるわけです。
日本文ではせっかくの気遣いなのですが、これをこのまま英文にしてしまうと、英語話者にはちょっと「？？？」となってしまい無用の長物に化してしまいます。（残念ですが、文化の違いということでしょう。）

ここでは「見積もりを受け取りました。迅速な対応、ありがとうございました。」が伝わればよいので、すっきりと行きましょう。

We received an estimate that we requested the other day. Thank you very much for your prompt response.

慣れていないと、ちょっとそっけないくらいに思えてしまうかもしれません。
けれど、英文のEメールは「伝えるべきことがしっかりと表現され、誤解が無い」のが美しい、ということを頭の中に入れておきましょう。

＜理由その２：言いたいことがはっきりしない＞
日本人同士だと「以心伝心」というのがかなりまかり通るので、日本人同士のEメールでは具体性に欠ける書き方になっていることが多く、英語話者からすると「何をどうして欲しいのか」が伝わりにくいことがあります。

例えば受け取った見積もりの金額が思っていた以上に高かったとします。どうにかして下げてもらえないか、という時にこんな風に書いてあったりします。

「さて、頂いた見積もりを拝見したところ、考えていた金額とは多少相違がございました。大変申し訳ないのですが、もう一度ご検討いただけないでしょうか。」

これをそのまま英文にしてしまうと、こんな感じになるでしょうか。
We reviewed the estimate. There is some difference in the price from what we thought. We are very sorry, but could you consider this again?

この文章ですと、日本語の気遣いと、丁寧になろうとするための遠まわしの言い方のために英語話者には「いったい、何をどうして欲しいのか。」ということが伝わりにくくなってしまっているのでございます。

まずは上記＜理由その１＞でも書きましたように気遣いの「大変申し訳ないのですが」の英訳部分、"we are very sorry" は省きましょう。
そして、この文章で伝えたいことが何だったかを考えて見ましょう。
「見積もりを見ましたが金額が思っていたより高かったので、もう少し下げてもらえませんか」というのが主旨になりますよね。

We reviewed the estimate. The price was a little higher than what we thought. Would you give us some discount?

「ええ？！こんなに単刀直入に切り込むの？！」とちょっとドキドキしてきましたか？
そうなのです。日本語ですと、金額を下げてもらいたい場合に「下げてもらえませんか？」と聞く代わりに「検討していただけますか」とか「相談させてください」と遠まわしにお願いする傾向がありますが、これをこのまま和英辞書を引いて「検討する」や「相談する」を引いて、"please consider"や"can we consult"などと書いてしまうと、向こうは「何の話だろう？」となりがちです。

上記に上げた美しい英文Eメールの法則を思い出してくださいね！
「伝えるべきことがしっかりと表現され、誤解が無い」、これが肝ですから！

英文でEメールを書くときには日本語で書いたEメールの直訳ではなくて、「何が言いたいのか」ということを考えながら、意味訳をするように心掛けないものでございます。

さて、日本語でEメールを書くときに、正式なビジネス文書ほどではないにしても、ある程度の形式があると思います。
まずは宛名、そして簡単な挨拶、そして本題、最後に簡単な挨拶、という感じでしょうか。
これは英語でEメールを書くときもほとんど一緒です。ただし、ずっと簡素になります。

個人宛の宛名は日本語だと、社名、部署名、そして人の名前様のように書きますが、英語だと通常はファーストネームのみです。

Mark,
マーク様

という感じです。上司でも、です。
人によってはDearを入れたりもしますが、あまり見ません。
よっぽど大切なお客様だったりすればMr.EastwoodやMs. Smithのように書くこともあります。

そして、複数の人宛の場合、日本語だと「各位」のように書きますが、英語の場合これはAll です。

All,
各位

その後に、日本語だと「いつも世話になっております」のような挨拶が入るかと思いますが、英文の場合、通常、ここから突然本題に入っていきます。
挨拶のようなものが入るとしたら、むしろ宛名と一緒に

Hi Mark,

Good morning All,

のように書くのが一般的です。
「いつもお世話になっております。」を英文化して "Thank you very much for your continuous cooperation."などとは書かないほうが良いでしょう。これはどちらかというと上から目線でございます。
しかもある程度偉い人がスピーチの最後で言いそうな言葉ですので、Eメールの最初からこの文章が入ってしまうと、英語話者には？？？となってしまいます。

それか、この前初めて会った、とか久しぶりに会った、という場合でしたら下記のような挨拶は入れても良いでしょう。

Hi Mark,

It was a good to see you the other day!

さて、中身の話は次回に回すとして、今度は締めくくりの部分です。
この部分は日本語でも割りとシンプルですね。
通常は「よろしくお願いいたします。」程度なのではないでしょうか。

英語ではこの対訳はありませんが、通常、Thank you very much. のように非常に簡素です。
Regards なども良く使われます。

ビジネスのEメールは伝えたいことをシンプルにわかりやすく書くのが一番のマナーになりますので、挨拶は最小限にしておきましょう！

グローバル展開をしている会社にお勤めのミナサマは、何かと英語で Eメールを書かなくてはならない場合も少なからず有るのではないでしょうか。
そして、せっかく苦労して、時間をかけて書いたのに「返事が来ない～！（泣）」などということが有るのではないでしょうか。

なぜそんなことがあるのか・・・
考えられる理由の１つとしてEメールをもらった相手が誰からもらったのか良くわかってもらっていない、ということがあるかもしれませぬ。
と、いうのもアメリカでは近くに座っていても、下手をすると、お向かいやお隣に座っていても Eメールで会話する、などと言うことも意外にざらにあります。
さらに、組織の中で上の人ほどCCなどに入れられている件数も含め、膨大の量のEメールを受け取ります。
つまり、優先順位の低いEメールはあまり中身をしっかり見てもらっていない可能性があるのでございます。
あった事のある人、面識のある人でも、日本人の名前は英語話者には中々覚えにくい、という事情もあり、「これ、誰だったっけ？まあ、いいや。後で時間があれば見よう。」と後回しにされてしまったり、下手をするとジャンクメールと間違えられてしまう可能性すらあるわけです。

普段呼ばれているニックネーム、もしくはアメリカンネームと名前がかけ離れていたり、名前の中の一部だけで例えばヒロユキのなかのユキだけで呼ばれている場合、Hiroyuki Ikushima の中からYuki を見破るのは英語話者には難しいかもしれないのです！

「こんなのはどうにも対処の仕方が無いのでは？！」と早まるなかれ。
Eメールを受け取った時にミナサマは最初にどこに注目しますか？！
まずは「誰から来たか」を確認し、タイトルにぱっと目が行きませんか？！
攻め処はまさにそこ！でございます。

滅多にEメール交換をしない相手、もしくは初めてEメールを送る相手には、少しインパクトのあるタイトルを付けましょう！
「インパクトってどんな・・・？」と思われるでしょう。
いくつか例を挙げようではありませんか。

会社同士では付き合いは長いものの、担当が替わったため挨拶のメールを入れる場合、こんなのはどうでしょう。

Greetings from Hiroyuki Ikushima (Yuki), ABC Corp.
ABS社イクシマヒロユキ（ユキ）よりご挨拶

New Sales Rep, Hiroyuki Ikushima (Yuki) from ABC Corp.
ABC社の新セールス担当イクシマヒロユキ（ユキ）

会社名はすでにお馴染みでしょうから、「ああ、あの会社の！」とわかってもらえる可能性がぐっと上がります。

次の想定は、新規にお付き合いが始まる会社で、見積もりや図面の提出などを約束し、それを送る。そんな場合のタイトルはこんな感じでしょうか。

Estimate for Line 1 Equipment at Georgia Plant
ジョージア工場のライン１設備のお見積もり

Drawings for Turnover Machine, ABC Corp
反転機の図面　ABC社

具体的であるほど、見た人が「あ、あれだ！」とすぐにわかります。

では、少し急ぎのお願いをしたい場合はどうでしょう？
すぐにでもマスターの部品一覧を送って欲しい、とか契約書を送って欲しい、と言った場合です。

***Urgent*** Please Send Master Parts List!
『緊急』　マスター部品一覧を送ってください！

Please Send Lease Agreement A.S.A.P.
至急リース契約書を送ってください。
（A.S.A.P. はAs Soon As Possible 「できるだけ早く」です。）

アストリスク***で注意を集めたり、Urgent「緊急」とかA.S.A.P.「至急」などと、もうタイトルに入れてしまうのですね。
人間の心理として、これはつい急いでみてしまうものです。

いかがでしょうか。
今回は「回答をもらえるEメール」のタイトル編でした。
参考にしていただけると嬉しいです！