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運用事例 『ワークフロー』編
社内稟議に時間がかかり過ぎ・・・。
Ｂ社では、社内の稟議書をペーパーレス化できないか検討していました。紙の稟議書を回していて、あまりに時間がかかり、時には書類が紛失してしまうようなこともあったからです。
役職者の出張なども多く、不在時には机上の「未決済箱」に滞留したままです。どこで滞留しているのかがパッと分かれば良いのですが、たくさんの稟議書が回っていると何が誰のところにあるのか、とても把握できませんでした。
企業経営にスピードが求められるというのに、未だに紙の稟議書を使っているのはおかしいという声もありましたが、数年前にワークフローシステムの導入を検討した際の費用の高さがＢ社に二の足を踏ませていたのです。便利なのは分かるけど、これだけの費用をかけてまでやらないといけないのかとワークフローシステムの導入は立ち消えになりました。
- 紙文書の申請は時間がかかって非効率。
- 申請文書がいつの間にか紛失。
- 決裁者が外出中でも、申請のフローは止めたくない。
- 申請のいる書類を楽に処理したい。
- 過去申請書類をきちんと管理したい。
- 申請書の種類毎に承認フローを設定したい。
- 高機能のワークフローを使いたいが費用が心配。
導入の決め手
専用の単体ソフトにひけをとらない高機能な申請書類を作成でき、柔軟な決裁、多彩なパターンの申請経路の作成きる「ワークフロー」機能で問題解決！
稟議書や出張申請書などの決裁書類をあらかじめ設定したルートに回し、承認を受けることができます。
「あの申請書類はどうなっている？」「誰が止めてる？」といった状況がひと目でわかります。
決裁結果を確実に受け取れる！
また、決裁結果はすぐにPC画面、メール、スマホ、携帯電話で確実に通知されます。
決裁者が外出中や出張中でもスマホやモバイルノート、携帯電話から申請の受理や差戻ができるので効率的です。
差戻の際などには、「必要情報の不備」などをコメントとしてつけることもできます。
簡単に申請フォームが作成でき、運用開始がすぐできる
もともとExcelなどで作成した申請書類がある場合は、その申請書類を取り込むだけで簡単に申請フォームを作成できますので運用がすぐ開始できます。
グループウェア機能の中の一機能に過ぎないのに、高機能で尚且つ一人月額400円という安さ。ワークフロー部分だけのコストと考えるともっと安いと言えるのかもしれません。
グループウェア「NIコラボ スマート」のワークフロー機能を利用することで経営のスピードアップを実現します。
※「NIコラボ スマート」は、多機能なのに低価格で、これまでワークフローの導入に躊躇していたのは何だったのかという話になりました。悩んでいたのがバカみたいです。ワークフロー機能によってペーパーレス化されただけでコストもペイしたのではないかと思いますが、これからどんどん活用機能を増やしていこうと考えています。
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