マウスによる簡単経路設定

申請者(ユーザ)ごと、申請書類ごとに、承認経路を設定、登録しておくことができます。また、異なる申請書類でも同じ経路を使い回して利用することができます。
社内ルールに従わない承認経路を選択するという不正やミスを防止し、申請者が、申請のたびに経路設定するという手間を省きます。

経路設定は、承認者や条件分岐など、あらかじめ用意された経路パーツ（権限レベル・役職・部署・グループ・社員）をパズル感覚で選択していくだけで、書類が処理される経路が完成します。

変更修正も簡単！

グループウェア「NIコラボ スマート」のワークフローは、作成も変更も自由自在にできます。業務を止めることなく、運用しながら改善を重ねていくことができます。

実現できる決裁ルート設定

金額などに応じた『条件分岐』

条件分岐ルート設定は、条件によって、自動でルートが分岐されます。 選択肢や金額等の条件により承認者・決裁者を変更したり、承認の段階を増やしたりすることを定義できます。
例えば、100万円未満の備品の購入は部長の承認だけ、100万円以上は取締役と社長の決裁が必要、といった使い分けができます。

多忙な承認者の代わりに『代理承認』

申請書類ごとに代理承認の可否設定ができます。代理承認を利用することにより本来の承認者が出張や病欠で不在の場合や、どうしても急ぎで承認が必要な際に本来の承認者の代理で承認することが出来ます。

承認者が長期不在時に『自動承認』でフローを止めない

指定期間アクションがない場合に、自動承認、自動却下を行う設定ができます。これにより担当者が忘れていたり、海外出張などの長期不在時でもスムーズにワークフローをまわすことができます。

書類に不備があれば『差戻』

承認者に届いた申請書を、申請者や、途中の承認者に戻す（差し戻し）ことができます。
その場で申請を棄却する却下とは異なり、不備を訂正したり不足内容を追加してもらったうえで再度上げてもらうことができます。

申請書類の否決は『却下』

却下された書類は、その後、承認や差し戻しすることはできなくなります。稟議などが否決された際に使われます。却下は削除とは違い、書類データは残るのでワークフロー証跡を残したり、過去稟議として流用することは可能です。

人事発令前の先付メンテナンス

人事異動・組織変更予約

大幅な組織改編、長い決裁フロー、入れ替わるユーザーへの教育、数多くの運用システム、そして内部統制の徹底・・・。グループウェア「NIコラボ スマート」のワークフローは、そうした大規模組織のニーズにも対応できるようにと開発されました。一般のグループウェアに付属するワークフローのように、ありきたりなフロー制御だけにフォーカスするのではなく、ワークフローソフトとしてのトータル的な実用性を追求しています。
グループウェア「NIコラボ スマート」のワークフローは、組織を履歴構造で持つため、「人事異動・組織変更予約」が可能です。
組織の新設、統廃合、社員の入社/退社、所属部署異動、異動に伴う書類管理等、人事発令データを事前に受け取り、早い時期から作業が行えます。 組織改編の前日に管理者が総出でメンテナンスするような必要はありません。