評価面談においては、事前準備がとても大切です。
準備すべき項目は、
- 個人目標を達成できたか、できなかったか
- 自分が組織に対してどう貢献したか
の２つ。
これらをしっかりと整理して評価面談に臨むことで、自分自身を正しく評価してもらえます。
そして、今後のキャリアパスを自身の希望に近づけることができるのです。
本エントリーでは、評価面談用に整理すべき項目を記したいと思います。
ペーパーに書くこと
この準備に当たっては、頭の中で考えるだけでなく、ペーパー（紙）に書くほうがより整理しやすくなります。
評価面談に持参するペーパーには、大きく「個人目標」、「組織貢献」の２つについて、具体的に記入します。
個人目標
期首の活動計画
- いつ頃までに、何を、どのようにしてやるか
（複数ある業務各々で記載する。業務毎に重みを％で表すと良い）
目標値（達成したいレベル）
- 数値目標
- 数値化できないものは、「達成」と判断できる状態
実施したこと
- 実際に行ったことを具体的に記す
- 実施しなかったこと、実施できなかったことは、理由を含めて（正直に）記す
結果と自己評価
- 実施結果を客観的・簡潔に記す
- 上述の「目標値」を基準に、クリアできたか否かを評価する
（○×でも良いし、５段階評価でもOK）
- できた・できなかったの要因を分析する
次期に向けた課題
- うまくいったことの要因を、今後どう拡大・進化していくか
- うまくいかなかったことや実施できなかったことで、次期でも引き続き実施したいこと
- できなかった要因を解消するために取り組む具体案
組織貢献
- 具体的に自分が取った行動
- 行動したことやその結果に対する自身の考え
記入例
整理すべきことをざっと書いてみましたが、少しイメージしにくいかもしれません。
ので、例えば、営業を担当している人だったらということで、記入例を簡単に書いてみました。
個人目標
期首の活動計画
A販売店の自社商品の取り扱い額を上げる（全業務のうち30％）
- ４月末までに店主に依頼して直近６か月分の売り上げデータを入手する
- ５月末までにデータを分析し、競合社から自社商品に切り替えられるものをピックアップする
- ６月以降、店主にセールスを継続する。毎週２回は訪店する
目標値（達成したいレベル）
- A販売店での売上額を対前年110％にする
実施したこと
- 自社商品の単価・利益額の一覧表を作成し、仕入れのアドバイスを行った（５月）
- 売り上げと利益額の向上に貢献したいと店主に繰り返しお願いしデータを入手（６月末）
- データをもとに、競合社の上位商品と自社商品の切り替えを提案（７月）
- 高単価商品の陳列場所を優位置に移動させてもらい、POPを貼り付けた（８月）
結果と自己評価
- 売上額 107％（目標110％） 評価：×
- 店主が難色を示したため売り上げデータが入手できず、活動が遅れた
- データ入手の打開策として商品一覧表を作成し、仕入れアドバイスを行ったところ、売り上げが伸び、店主に興味を持ってもらえた
- 結果、売り上げデータが入手できたので、より精緻な仕入れアドバイスを実施。競合排除には至らなかったが、自社商品の新規扱いが拡大した
- 目標は未達成であったが、現在も伸びている（対前年９月単月比 112％）
次期に向けた課題
- データを基にした仕入れアドバイスを継続実施する
- 冬物商品への切り替えに際して、訪問頻度を高め（週２→３）、店主の信頼の維持と競合社の情報収集・排除を行う
- 陳列場所の優位置と大型商品のPOPを継続する
- 提案に対して店主が難色を示した場合を考慮し、事前に代替案を用意する
組織貢献
実行したこと
課の文書保管キャビネットを整理した
- 文書保管ルールの策定
- 課員への説明と了解取り付け
- 文書のファイリングを実行
意識したことと結果
- 簡単で使いやすいルールにし、課員の合意を得ること
- 整理作業（分別、ファイリング、不要物廃棄等）は、自身が率先して行う
- 運用後も定期的チェックを行う
- 結果、課員全員の書類を捜す手間が大幅に減った
- また、課員間で資料の共有化が図られ、業務が効率化している
ツッコミどころ、多々あろうかと思いますが、ひとつの記入例ということで（笑）。
評価面談の事前準備はPDCAを整理すること
さて、もうお気づきかと思いますが、「個人目標」で書く項目は、PDCAサイクルに目標（ゴール）を足したものです。
評価面談の事前準備とは、半期に行ったことをPDCAの流れにそって整理することに他なりません。
目標を立てて、やるべきことを考え、実行する。その結果を振り返り、直すべきところを洗い出し、次期の課題とする。この流れが繰り返されます。
なので、ペーパーに書くべき内容は、整合性がとれたものになるのです。
重要なことが唐突に書かれていたり、逆にヌケモレがあるのは、まだ、十分に整理しきれていないということになります。
ペーパーを見直すときに、このような箇所がないか、意識されるとよろしいかと。
最後に、仕事で行ってきたことをペーパーに整理するのは、「面倒くさそう」とか、「難しそう」と思うかも知れません。
でも、実際にやってみると、案外、簡単に書けるものです。
評価面談をより良いものとするために、是非一度、書かれることをおすすめします。
ではまた。
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