長い！不毛な会議時間を短縮する方法
会社員として属する、あるいは経営者として企業を回しているのであれば「会議」はなくてはならないものですよね。
今風に表現すれば、会社の利益を生むためには「PDCA」を高速で回すことが大切です。
“やるべきこと”とはわかっていても、経営者も社員側も一度は感じたことのある“長すぎる会議時間”を短縮するにはどうすればいいのでしょうか？
■会議が長引いてしまう理由と対策
会議が長引くのは、“その瞬間に必要のない議題”が出てくるからです。
「A」という議題を話していたにも関わらず、「G」という議題が急に出てきた結果、「A」という議題に戻るまでに時間を要してしまうといったケースが多く、それがタイムロスになりやすいのです。
会議というのは“お喋りの場”ではありませんよね。
「A」という議事に対して、過去に何ができていたか・いなかったか、今どうすればいいか、将来的にどうすればいいかという、いたってシンプルなことなはずです。
それにも関わらず、「G」という議題が出てきてしまえば、「A」で議事している際に出てきたアイデアも消えることが多いでしょうし、そのアイデアを思い出す時間・発言時間のズレによるロスにより、会議時間がどんどん長引いてしまう傾向もあります。
問題点: 会議の議題がずれてしまう
解決策としては、議事録をきちんと取ることが大事になります。また、議題がずれた際には、話を戻すような人材が必要なので、議事録担当は2名つけるべきです。
その他、考えられる問題点
■結論がでない
■無駄話が多い
■進行がへたくそ
■上司の話が長い
■時間に区切りをつけない
■目的がない
これらの問題点を解決していくという姿勢が、会議の時間を長引かせない秘訣なわけです。
そのためには、様々なアイデアを駆使して“時短会議”をねらい、定時で帰るというのも一つの仕事術ですよね。
いつでも、どこでも会議ができるように、ホワイトボードはオフィスのあちらこちらに置いておくことをおすすめします。
時間配分付きアジェンダ：議題ごとに予定時間を付けて事前に配布します。時間内にどのレベルまで到達すべきかを参加者全員で共有でき、スタートアップが早くなります。
議事録と巨大クロックのリアルタイム投影：議事録係を決めて、議事録を会議の進行と同時にプロジェクタで映し出します。そのため、参加者全員で合意事項をその場で確認することができます。また、大きなタイマーもプロジェクタで映し出し、参加者に時間を意識させます。
短時間会議をたくさんこなす：5分、10分といった小さな単位の会議をプロジェクトやテーマごとに、細切れに行うことで、会議だけで1日の予定が埋まるようなことを防ぐし、会議の間が30分開いてしまうような無駄も防ぐことができます。
オフィス・アワーは誰でも上司に相談可能：一定の時間帯をオフィス・アワーに設定し、部下はその時間帯であれば、自由に上司のオフィスを訪れて相談ができます。米国の大学で行われている習慣をオフィスに応用したものですが、Googleらしい制度ですね。
現代では、パソコンと通信環境さえあれば会議を開くことは可能です。何も、会議室に一同が集まって議論をするという方法だけが会議ではありません。
たとえば、チャットワークやSkypeであれば、グループトークも容易に行えます。もしそれぞれの部署やチームが離れている場合でも、ビデオ通信をすればその場で“何の会議をしているか”は一目瞭然です。
上記を参考にし、会議がさらに短縮できる方法・画期的な方法とすれば以下でまとめとなります。
●アジェンダの作成の工夫
●短時間の会議を増やして議題をためない
●チャットワークやSkypeなどの有効活用
会議といえば“全社員が集まる”ということや、“チーム全員が集まる”という状況が多いでしょうが、どのようにすれば“長い会議時間を短縮できるか”や、“いかに定時で帰るか”を意識して仕事に取り組むことも、経営者・従業員の双方に必要なことではないでしょうか？
まとめ
いかがでしょう。
長すぎる会議時間は「不毛」という意見も多いですよね。
会社というのは利益を生むために集まった組織であり、そこで“やった気”になる「会議」で時間を浪費するのは、非常に時間がもったいないですよ。
定時に帰って、自分の時間を作ること、あるいは家族との時間、教養を蓄える時間、睡眠時間をどんどん確保していきたいですね。
【画像出典】
photo AC