｢仕事の断捨離｣　｢過剰品質｣｢抱え込み｣捨てて成果アップ

2016/09/04 15:50

【前回の記事】

はじめに

「とにかくやることがいっぱいで」「いつも時間に追われているわりに、達成感がない」。

長時間コツコツ働いていれば、結果が出る時代は終わり、仕事のやり方そのものを見直す必要があると感じているという人は、少なくないのではないでしょうか。

成果を出すには、やるべきことに力を集中させること。それには、まずは今手がけている仕事の「断捨離」が必要です。

重要性の判断ができぬまま積み上がった仕事を、今度こそスッキリと仕分ける方法をご紹介します。

仕事の断捨離してますか？

業務改革には「4つのC」という手法をよく活用されます。具体的には業務を以下の4つに分類していきます。

① Cut（やめる）目的や必要性を見直し、その業務自体をやめてしまう
② Convert（移す）ベテラン→若手、社員→派遣、社内→外部委託など担当を変える
③ Combine（集める）分散してやっている業務を一箇所にまとめて行う
④ Create（作り出す）問題解決やさらに価値を生む新しい仕事を作りだす

これらは、企業の業務を効率化し、成果の出ることに資源を集中させるための、とてもシンプルですが重要な考え方です。

これは個人の仕事の「断捨離」にもそのまま使えます。

私はこの4Cで前任者から引き継いだ仕事を、バサバサと断捨離したうえで、自分が取り組むべき新しい仕事に、集中できるようにしてきました。

自分の時間、気力、体力は限りのある資源です。成果が出る仕事に、集中させていきましょう。

では4つのCでどんなふうに断捨離をするのか見ていきます。

やる必要がないことは意外と多い

① Cut 劣後順位＝やらないことを決める

「劣後順位」とは、「優先順位」の逆です。つまり、目的と効果から考えて、やらないことを決めることです。

仕事があふれているときには、あれもこれもと無駄に一生懸命に作業するよりも、劣後順位から決めたほうが、成果が出やすくなります。

仕事には大きなものから、細々したものまでいろいろあります。3つの場合で考えるとよいでしょう。

（1）そもそもやる必要がない場合

やる必要がないことをやるなんてありえるのか？と思う方もいるかもしれませんが、実は意外と多かったりします。

まずはそもそも、何のために行うのかという目的の確認をしましょう。「何のために？」を繰り返すことで、やるべきかどうか判断します。

こう書くと当たり前のように思えますが、たとえばビジネス上は「○○がない」という事象があるだけで、やる必要のないことを「やるべき」となるケースが非常に多いのです。

たとえば、「標準ルールが整備されてい“ない”」、「コミュニケーションの仕組みが“ない”」などです。

このような「ないというだけでやることになってしまうこと」を防ぐためには「何のために？」を数回繰り返しましょう。

理由が特定されれば、ほかのもっと簡単なやり方や、やめてもよい理由が見つかります。

（2）状況が変わって必要がなくなった場合

たとえば、お客様からの要望など状況が大きく変わり、今までの作業方針をガラッと変えなくてはならないような、場面を考えてみてください。

お客様との会議の前までは重要な仕事だったのに、会議後に必要なくなると言うことはよくある話です。

このようなときは、自分からどんどん確認をしにいかないと、無駄な作業に時間を費やすことになってしまいがちです。

コンサルタント業では、上司から「プロアクティブに自分から確認する」とよく言われます。プロアクティブとは、「積極的に」という意味以外にも「事前に」「自分から」という意味があります。

指示を待つのではなく、変化を事前に察知して、自分から必要かどうかを、確認するということを求められます。

新しい仕事を引き継いだ場合も、何も考えずにそのままやるのではなく、今の状況から見てやる必要がなさそうなものを見つけましょう。

「前からそうだったので……」という以上の理由がないままやり続けていることはないでしょうか？状況の変化と必要性をつねにセットで確認しましょう。

（3）過剰品質レベルのことをしている場合

思い当たる人も多いのではないでしょうか。たとえば、アイデア出しのミーティングのために、パワーポイントで精緻に作り込んだ、枚数の多い資料を作ってはいませんか？

お客様に見せるものではないので、そこまでは必要ありませんよね。関連記事などをざっと集めて、それを元にディスカッションすれば十分です。

報告書などはいったん立派に作ってしまうと、その後もその品質レベルで作成することが“当たり前化”していることがよくあります。

日本人は過剰品質になりがちだと言われています。「あったらいいな」レベルの要求をずっと受け続けるのではなく、明確に「これはやらない」「ここまでのレベルにとどめる」など劣後順位を決めましょう。

仕事を移転する

② Convert 自分でやらず、任せる仕事を決める

次のConvertは仕事を移転する、つまり自分がやらないことを決めて誰かに任せるということです。

自社の強みに関係しない業務を、アウトソースする企業は増えていますが、これは個人においても同様です。

自分の強みを活かし、伸ばせる仕事に集中することは、キャリアを積んでいくうえでもとても重要です。

つい全部自分で抱え込みがちな人は発想を変えて、人に任せたり、代行サービスを積極的に使うことを考えてみましょう。

ここで、気をつけたいのが仕事の「任せ方」です。

社内やチーム内で人に仕事を任せるとなると、任せ方を工夫しないと期待レベルに達していなくてやり直しになったりします。

最悪の場合、自分が引き取ったりと時間がかかってしまうことも。

一見、面倒に思えるかもしれませんが、「任せ方のステップ」を踏むことで、格段に確実に手戻りが減ります。

単純作業よりも少し難易度が高いケースとして、調査報告書を作成する仕事を任せる場合で考えてみましょう。

■ステップⅠ その業務に必要な知識と技術を整理する

まずは、その仕事を完成させるために必要な「知識」と「技術」を整理しましょう。

＜必要な知識の例＞
調査報告書の目的や提出先、期待される品質や納期、リサーチソース（情報源）、アンケート手法、データを購入する業者や手順、類似の調査報告書や担当者

＜必要な技術の例＞
仮説立案や検証方法を考えるスキル、統計解析などの分析スキル、エクセルやパワーポイントのスキル

自分の当たり前＝相手の当たり前ではないと思って、自分では暗黙知になっているものも含めて整理してみましょう。

■ステップⅡ 相手にその知識と技術があるか確認する

次にその知識や技術が相手にあるかどうかを確認します。知識であれば、「リサーチの情報源は何を使えばいいと思う？」などステップⅠであげた知識について質問をすることで確認できます。

技術の確認は少し工夫が必要です。

実際に本人が作成した資料やアウトプットを見せてもらうほか、これまでの仕事経験や進め方などを聞き出すと大体のスキルレベルは把握できます。

スキルがない場合には、教えたり、チェックする時間があるので、当然、自分でやったほうが速いのです。

しかし後々のことを考えると、ここで教える手間を惜しんで自分で抱え込んだままでは、いつまでたっても変わりません。

自分の技術を人も使える「技」として形式知化しましょう。

スキル移転の方法としては以下があります。

A 書籍そのスキルを得るための書籍を紹介する
B 研修・セミナー時間に余裕があれば参加してもらう
C 実地で移転その仕事を一緒にやることで教える
D 体系化して移転自分のスキルを再現可能な手順にまとめて教える

AからDの順で時間はかかります。一般的なスキルであればAやBですみますが、独自のスキルだとCやDでないと移転できません。

時間はかかりますが、自分だけではなくチーム全体のスピードアップにつながります。

かなり仕事が忙しかった時期でも、社内の研修開発を行い、結果的にチームのレベルが上がったことで、仕事がスムーズに回るようになります。

■ステップⅢ 行動に落とし込む

仕事の手順やスケジュールに落とし込み、行動ができる状態にします。具体的には、納期を決めるほか、途中のマイルストーンを相手に考えてもらい、決めます。

たとえば、「○月○日までに、リサーチの情報源を3つにしぼり、調査会社に発注完了している」「報告会の2週間前に分析結果が出そろっている」。

また、「1週間前にクライアント担当者の合意を得ている」など、完成までにとおるいくつかの時期の達成基準を、自分で決めてもらうのです。

特に相手にスキルがない領域については、細かく設定したほうが、納期直前にまったく見当違いのものが、出てきてやり直しという事態を防げます。

分散しているために生まれる無駄