ライフハッカー編集部 - 仕事術,生産性向上 12:00 PM
ミーティングの効率アップには「タイプ」の見極めが効果的
自分が司会を務める場合であれ、定例会議にただ出席するだけの場合であれ、ミーティングの効率をさらに向上させたいなら、その「タイプ」をあらかじめはっきりさせておきましょう。参加者全員が「このミーティングでは何をするのか」という点で共通理解を持っていれば、会合がさらに生産的になり、重要なトピックについての議論に時間を割けるようになるはずです。
ミーティングのタイプを明確にすると、共通理解が促されるだけでなく、議論が横道にそれるのを防ぐ効果も期待できます。ここではミーティングに関して大きく3つのタイプを挙げ、それぞれに向いているテーマについて説明します。
- 意思決定：ミーティングの終わりまでに、具体的なトピックについてメンバーの間で決断を下してもらうことが目的となります。例としては、求人に応募してきた人を採用する、提案を受け入れる、新しいプロセスを確立する、といった事柄の可否が挙げられます。
- 情報共有：こちらの目的は、主催者や出席者の間で新たな、あるいは重要な情報を共有することにあります。例えば、プロジェクトの最新状況報告、来週予定されているイベント、あるいは会議参加者が今取り組んでいる業務などです。
- ブレインストーミング：こちらはアイデアや解決法を生み出すことを狙って意見を出し合うセッションです。新しいトピックや商圏へのアプローチ法、厄介な問題の解決法、あるいは新しいビジネス分野の開拓といったことがテーマになるでしょう。
事前に送るミーティングの招集状やメールに、その会合の目標やタイプを書いておき、実際に開始する際にも、改めて目標が何かをはっきり示しておきましょう。自分が参加するミーティングが本当の意味で生産的で、出席者全員にとって役立つものになるよう、もっと具体的な方法が知りたいという人は、過去記事にある「会議・鉄の掟」を参照してください。
Time and Money: When Meeting Expectations Don't Meet Expectations | Visual.ly
Heather Yamada-Hosley（原文／訳：長谷 睦／ガリレオ）
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